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Deine Bürokapazität verwalten und das Infektionsrisiko für Deine Mitarbeiter mit wenig Aufwand minimieren.
Büros auf der ganzen Welt öffnen wieder, aber nicht auf dieselbe Weise wie früher. Abstand zu halten wird auf absehbare Zeit eine Priorität bleiben, da Covid-19 immer noch ein echtes globales Risiko darstellt und sich die Bürodynamik sicherlich ändern wird.
Mit Hilfe der Online-Terminplanung wird die Verwaltung der Arbeitsbereiche wesentlich einfacher.
Vielleicht muss Dein Büro bestimmte Arbeitsplätze ständig leer lassen, oder Du willst die Gesamtbelegung Deines Büros reduzieren.
Verfügt Dein Büro über Besprechungsräume? Erstelle einen zusätzlichen Buchungskalender und gib allen Mitarbeitern Zugang.
Wie Du Deinen Bürobuchungskalender erstellen kannst
Du kannst für jeden Arbeitsplatz einen eigenen Terminbuchungskalender erstellen und sie alle in einem übergreifenden Terminbuchungskalender zusammenfassen. Auf diese Weise kannst Du alle Arbeitsplätze in einer organisierten Übersicht sehen.
Außerdem kannst Du so die Kapazität begrenzen, so dass nur ein Mitarbeiter Zugriff auf jeden Arbeitsplatz hat.
Am schnellsten und einfachsten ist es, einen Terminbuchungskalender für mehrere Ressourcen zu erstellen, der alle Arbeitsplätze enthält, die von den Mitarbeitern gebucht werden können.
Dann erstellst Du einen Servicekalender mit den verfügbaren Zeiten, für die die Mitarbeiter einen Arbeitsplatz buchen können. Optional kannst Du auch nur einen von zwei Arbeitsplätzen zur Verfügung stellen, um sicherzustellen, dass niemand neben einem Kollegen sitzt.
Erfahre mehr über die verschiedenen Terminbuchungskalender.
Hinweis: Die Anzahl der Terminbuchungskalender, die Du erstellen kannst, ist auch in der kostenlosen Version nicht begrenzt, so dass es keine Rolle spielt, wie viele Büroräume Du hast.
Erstelle einen Kalender für Deine Besprechungsräume, damit Du dich mit Kunden treffen kannst
Für Deine Besprechungsräume ist es wahrscheinlich am einfachsten, einen zusätzlichen Terminbuchungskalender zu erstellen. Mit diesem Terminbuchungskalender kannst Du ganz einfach eine Obergrenze für die maximale Anzahl von Personen festlegen, die den Besprechungsraum gleichzeitig nutzen können. Wenn Dein Büro Kunden empfängt, kannst Du außerdem den Terminbuchungskalender für Besprechungsräume verwenden, um diese einzuplanen und sicherzustellen, dass es keine Überschneidungen oder Doppelbuchungen gibt.
Lies mehr darüber, wie Du einen Terminbuchungskalender für Deinen Sitzungsraum einrichten kannst.
Füge eine Warteliste hinzu für den Fall, dass alle Büroplätze belegt sind
Mit SuperSaaS kannst Du auch eine Warteliste erstellen, wenn der Bürobuchungskalender ausgelastet ist.
Wenn also ein Mitarbeiter, aus welchem Grund auch immer, beschließt, doch von zu Hause aus zu arbeiten, erhält der nächste Mitarbeiter eine Benachrichtigung und kann an diesem Tag ins Büro gehen.
Mit dieser Funktion kannst Du Deine Büroräume optimal ausnutzen, ohne die Kapazität manuell verwalten zu müssen.
Erfahre wie man eine Warteliste einrichten kann.
Erwäge die Verwendung eines Guthabensystems, um den Platz gleichmäßig zu vergeben
Vielleicht möchtest Du das Büro für alle gleichermaßen zur Verfügung stellen. Eine gute Lösung wäre, jedem Mitarbeiter ein Guthaben zu geben. Dieses Guthaben kann er für die Reservierung eines Arbeitsplatzes im Büro „ausgeben“. Auf diese Weise kannst Du sicherstellen, dass jeder die Möglichkeit erhält, im Büro zu arbeiten.
Lies unsere Anleitung zur Erstellung eines Guthabensystems.
Informiere Deine Mitarbeiter über neue Unternehmensrichtlinien
Um die Risiken zu minimieren, kannst dafür sorgen, dass alle Mitarbeiter über die neuen Hygienevorschriften im Büro informiert sind.
Das kannst Du tun, indem Du ihnen vor ihrem Arbeitstag im Büro eine Mitteilung schickst, in der Du ihnen erklärst, dass zum Beispiel am Ende des Tages der Schreibtisch strikt geräumt werden muss. Eine andere Möglichkeit wäre die Erstellung eines Formulars zu Beginn des Buchungsprozesses, um die Mitarbeiter über die Unternehmensrichtlinien zu informieren.
Erfahre, wie Du Erinnerungen einrichten kannst für Dein Büro.
Starte mit der kostenlosen Version
Du kannst die kostenlose, werbegestützte Version von SuperSaaS für bis zu 50 Reservierungen nutzen. Bezahlte werbefreie Abonnements beginnen bei 6 € und sollte für die meisten Büros ausreichen. Erstelle jetzt ein Konto und beginne, Zeit und Energie bei der Verwaltung Deiner Bürokapazitäten zu sparen.