Mit unserer Funktion „Im Namen handeln“ (Act-as-Funktion) kannst Du Termine für Deine Benutzer mit deren eigenen Anmeldedaten buchen und behältst gleichzeitig den vollständigen Überblick über alle Buchungen und für wen diese Buchungen gemacht wurden. Diese Funktion soll Dir und Deinen Kunden die Planung erleichtern und Deinen Arbeitsablauf reibungslos gestalten, ohne den Überblick über Termine zu verlieren.
In diesem Blog erfährst Du mehr über:
- Wie Dein Unternehmen von der Funktion „Im Namen von handeln“ profitieren kann
- Warum das Handeln im Namen eines Benutzers für Deinen Arbeitsablauf von Vorteil sein kann
- So aktivierst Du die Funktion „Im Namen handeln von“, wenn Du für Deine Kunden buchst
Wie Dein Unternehmen von der Funktion „Im Namen handeln von“ profitieren kann
In einer Zeit, in der Digitalisierung und Automatisierung vorherrschen, mag es unnötig erscheinen, Offline-Buchungsoptionen anzubieten. Obwohl 50 % der Menschen weltweit eine Online-Buchungsoption bevorzugen, gibt es immer noch einen Grund, diese Option in Betracht zu ziehen. Untersuchung von Amra & Elma zeigt, dass 32 % der Menschen in den Vereinigten Staaten es immer noch bevorzugen, Termine über Offline-Praktiken zu buchen, beispielsweise telefonisch oder persönlich. Dieser Prozentsatz variiert jedoch je nach Branche. Für diese Fälle ist eine Act-as-Funktion nötig.
Es gibt auch eine dritte Gruppe, die Unternehmen oft übersehen: Hybrid-Kunden. Diese Kunden wechseln fließend zwischen Online- und Offline-Kanälen. Zum Beispiel:
- Sie buchen ihren ersten Friseurtermin online, vereinbaren den nächsten Besuch aber persönlich.
- Sie reservieren über Deine Website, rufen aber an, um die Zeit anzupassen.
- Sie buchen digital, buchen ihren Nachfolgetermin jedoch per SMS oder über andere Nachrichtenplattformen (z. B. WhatsApp, Telegram usw.).
Indem Du es Deinen Mitarbeitern möglich machst, im Namen der Kunden zu handeln, eröffnest Du für Deine Kunden neue Möglichkeiten, wie ein Termin bei Dir gebucht werden kann, und beseitigen alle Hindernisse, die Kunden an einer Terminbuchung bei Dir hindern würden. In einer hybriden Welt gehört der Erfolg nicht den Unternehmen mit den fortschrittlichsten oder vollständig digitalen Arbeitsabläufen, sondern denen, die sich an die unterschiedlichen Bedürfnisse und Vorlieben ihrer Kunden anpassen.
Die Digitalisierung mag richtungsweisend sein, sollte aber nicht die Grenzen Deiner Dienstleistung festlegen. Indem Du Deinem Team erlaubst, im Namen der Kunden zu handeln, verbindest Du Online- und Offline-Buchungen in einem System und sorgst so für betriebliche Effizienz und bietest gleichzeitig die Flexibilität, die Kunden erwarten.
Warum das Handeln im Namen eines Benutzers für Deinen Arbeitsablauf von Vorteil ist
Es gibt mehrere Gründe, warum die Funktion „Im Namen von handeln“ in Deinem Arbeitsablauf verbessert werden kann.
Handeln im Namen eines Benutzers erleichtert die Verwaltung
Erstens erleichtert das Handeln im Namen eines Benutzers die Verwaltung. Du sparst Stunden beim Herausfinden, welche Buchung zu welchem Kunden gehört. Du musst nicht alle Buchungen durchsuchen. Du kannst einfach via Dashboard im Benutzer-Management nach dem Benutzer suchen und auf das Fernglas-Symbol klicken, um dessen bevorstehende und sogar vergangene Buchungen zu sehen.
Handeln im Namen eines Benutzers bietet einen besseren Überblick
Es ist gut organisiert und bietet einen klaren Überblick über alle Termine des Benutzers. Wenn Du als Administrator direkt eine Buchung machst, wird nicht immer auf den ersten Blick klar, für wen Du diese Buchung gemacht hast. Wenn Du dagegen im Namen eines Benutzers handelst, geben die gespeicherten Buchungen einen besseren Überblick darüber für wen diese Buchung gemacht worden ist.
Der Benutzer kann auch selbst eine Übersicht über seine Buchungen erhalten, wenn er sich in sein Konto einloggt, damit er seine bevorstehenden Termine nicht aus den Augen verliert.
Handeln im Namen eines Benutzers ermöglicht schnelles Reagieren
Du kannst schneller reagieren und auch für den Kunden handeln, wenn der gerade unterwegs ist oder persönlich vor Ort Änderungen wünscht. Das kann nützlich sein, wenn ein Kunde plötzlich einen Termin absagen oder ändern möchte und nicht in der Lage ist, das selbst zu tun, oder Dir die Änderung in letzter Minute per E-Mail mitgeteilt hat.
Handeln im Namen eines Benutzers ermöglicht direkte Kunden-Interaktion
Ein weiterer Grund, diese Funktion zu nutzen, besteht darin, Buchungen per Telefon oder persönlich anzunehmen und sie dem richtigen Benutzer zuzuordnen. Das ist eine geeignete Lösung, wenn Du Benutzer hast, die nicht online buchen können. Es ermöglicht Dir eine direkte Kunden-Interaktion in dessen Namen auszuführen.
Handeln im Namen eines Benutzers erfüllt Kundenbedürfnisse
Wie bereits erwähnt, bevorzugen immer noch viele Menschen die Möglichkeit, auf eine andere Art, als online, zu buchen. Durch das Handeln im Namen eines Benutzers kannst Du direkt diese Kundenbedürfnisse erfüllen. Denke dabei auch an diejenigen, die nicht digital versiert sind oder als Hybrid-Kunden buchen und die Flexibilität lieben, einen Folgetermin entweder persönlich oder online zu buchen.
Handeln im Namen eines Benutzers nutzt dessen Guthaben
Wenn Du als Administrator im Namen eines Benutzers handelst, dann wird dabei auch dessen Guthaben verbraucht. Wenn Du dagegen als Administrator handelst, hast Du ein endloses Guthaben, das für die Buchung eingesetzt wird, sodass Dein Benutzer dafür kein Guthaben verbrauchen würde.
Handeln im Namen eines Benutzers durch andere Personen
Wenn Du es für Deine Kunden möglich machst die Termine telefonisch oder persönlich vereinbaren zu können, dann kannst Du diese eingehenden Termine möglicherweise nicht immer selbst in den Terminbuchungskalender eintragen. Vor allem, wenn Du beispielsweise in einer Klinik oder einem Salon arbeitest und mehrere Personen zur Verfügung hast, die denselben Arbeitsvorgang erledigen können. Dann kann es praktisch sein, wenn Du und Deine Mitarbeiter im Namen eines Benutzers handeln können.
Handeln im Namen eines Benutzers durch Mitarbeiter
Oder wenn Du über eine Rezeption verfügst, an der Assistenten für Reservierungen und das Einchecken von Kunden verantwortlich sind. In diesem Fall kannst Du Mitarbeitern in SuperSaaS die Superbenutzer-Rolle zuweisen, damit sie im Namen Deiner Kunden handeln können, sodass persönliche Termine auch für Deine Mitarbeiter sehr einfach zu planen und zu verwalten sind. So hast Du als Administrator mehr Zeit und Raum für andere Aufgaben, die Deine Aufmerksamkeit erfordern.
Superbenutzer handeln im Namen eines Benutzers
In dem nachfolgenden Video erfährst Du wie Du einen Benutzer zu einem Superbenutzer mit besonderen Rechten machen kannst, damit diese Superbenutzer Dir bei der Verwaltung der Kunden-Buchungen helfen können.
So aktivierst Du die Funktion „Im Namen von handeln“, wenn Du für Deine Kunden buchst
Um die Funktion „Im Namen handeln von“ nutzen zu können, benötigen Deine Kunden eine Benutzerkontoanmeldung. Ohne Benutzerkonto kann der Termin nicht einzelnen Benutzern zugeordnet werden und die Funktion wird nicht auf den Seiten des Terminbuchungskalenders gezeigt.
Schritt 1: Anmeldung für Buchungen erforderlich
Stelle sicher, dass Dein Terminbuchungskalender erfordert, dass sich Benutzer anmelden, bevor sie eine Buchung vornehmen. Das kannst Du auf der Seite Konfigurieren > Zugang in Deinem Terminbuchungskalender aktivieren.
Im Bild: „Benutzer müssen sich anmelden und einen Login-Namen erstellen“ einrichten
Schritt 2: Benutzer erstellen oder importieren
Die Option „Im Namen handeln“ ist nur verfügbar, wenn Dein Konto Benutzer enthält unter Benutzer-Management. Wenn Deine Kunden online einen Termin buchen und zum Buchen eine Registrierung erforderlich ist, dann werden Deine Kunden bei ihrer ersten Buchung auf eine Anmeldeseite weitergeleitet, auf der sie ein Konto erstellen. Wenn Kunden kein eigenes Konto erstellen können, kannst Du Folgendes tun:
- Manuell einen Benutzer erstellen
- Benutzer in großen Mengen importieren
Beides kannst Du unter Benutzer-Management einrichten. Mehr dazu erklären wir in unserer Dokumentation.
Schritt 3: Verwende das Symbol „Im Namen handeln“
Nachdem Du den Terminbuchungskalender so konfiguriert hast, dass sich Deine Kunden bei der Terminvereinbarung registrieren müssen und Deine Benutzer sich mit einem eigenen Konto angemeldet haben, wird auf den Seiten von Deinem Terminbuchungskalender ein kleines Symbol angezeigt.
Im Bild: Symbol „Handeln als“
Dieses Symbol ist das Symbol „Agieren als“ und wird nur gezeigt, wenn in Deinem Konto mindestens ein Benutzer registriert ist und die Einstellungen korrekt konfiguriert sind.
So agierst Du als Benutzer, wenn Du im Dashboard startest:
- Unter Dashboard > Benutzer-Management klicke rechts neben dem Benutzer auf das Symbol.
Im Bild: „Handeln als Benutzer“ starten mit Klick auf das Symbol rechts vom Benutzer
So agierst Du als Benutzer direkt im Terminbuchungskalender:
- Klicke unter Kalender > Benutzen oben auf das Symbol und gib den Benutzernamen des Kunden ein
Im Bild: „Handel als“ starten im Terminbuchungskalender mit Klick auf das Symbol
- Klicke auf den Benutzernamen und dann rechts auf das Symbol: grünes Häkchen
Im Bild: „Handel als“ im Terminbuchungskalender für einen bestimmten Benutzer
- Nachdem Du auf den Benutzernamen geklickt und diesen bestätigt hast, wird der Benutzername in der oberen rechten Ecke des Terminbuchungskalenders gezeigt, so weißt Du immer in wessen Namen Du eine Aktion im Terminbuchungskalender ausführst.
Im Bild: „Im Namen eines Benutzers handeln“ im Terminbuchungskalender
- Du kannst jetzt im Namen des Benutzers einen Termin buchen, ändern oder löschen
Bei der Terminvereinbarung werden alle Daten des Kunden automatisch in die Buchungsdetailfelder eingetragen. Wenn E-Mail-Benachrichtigungen aktiviert sind, erhält der Kunde außerdem eine Information über die von Dir ausgeführte Aktivität rund um die Buchung in seinem Posteingang. So wird der Benutzer automatisch informiert, wenn für ihn ein Termin erstellt, gelöscht oder geändert wird.
Nachdem Du erfolgreich einen Termin erstellt oder die Buchung im Namen des Benutzers bearbeitet hast, bewegst Du den Mauszeiger einfach über den Benutzernamen oder das Symbol „Handeln als“. Dabei ist der Benutzername durchgestrichen und das Symbol wird rot. Klicke einfach auf den durchgestrichenen Benutzernamen und beende damit das Handeln im Namen des Benutzers. Gleichzeitig wird Dir dann auf dem Bildschirm eine Benachrichtigung gezeigt, die bestätigt, dass Du nicht mehr im Namen des Benutzers handelst.
Im Bild: Funktion „Im Namen von handeln“ deaktivieren und den Benutzer abmelden
„In Namen des Benutzers handeln“ wiederholen
Wenn Du wiederholt im Namen eines Benutzers handeln möchtest, dann wiederholte diese Schritte beliebig oft. Dabei meldest Du Dich jedes Mal erneut für den jeweiligen Benutzer an, führst die passende Aktion aus und meldest diesen Benutzer wieder ab. So kannst Du unmittelbar hintereinander für unterschiedliche Kunden Aktionen in Deinem Terminbuchungskalender ausführen.
Erstelle einfach neue Benutzer, wenn Du „In deren Namen handeln“ willst
Wenn ein Benutzer noch nicht bei Dir vorhanden ist, dann kannst Du ihn im Vorgang von „Handeln für einen Benutzer“ einfach neu anlegen. Während Du im Feld für den Benutzer etwas eingibst, erscheint auch die Option „Neuen Benutzer erstellen“. Wenn Du auf diesen Link klickst, kannst Du einen neuen Benutzer erstellen und direkt im Anschluss für diesen agieren. So kannst Du schnell und einfach Aktionen für vorhandene und neue Benutzer ausführen.
Zusammenfassung: Wenn Du im Namen Deiner Benutzer handelst, kannst Du Deinen Arbeitsablauf optimieren, die Verwaltung rationalisieren und gleichzeitig einen klaren Überblick über anstehende und vergangene Buchungen behalten. Möchtest Du es versuchen? Melde Dich noch heute für Dein kostenloses SuperSaaS-Konto an. Solltest Du dabei Unterstützung benötigen, steht Dir unser Support-Team gerne zur Verfügung. Kontaktiere uns einfach über unser Feedback-Formular.