Als Administrator von Deinem eigenen SuperSaaS-Konto bist Du vielleicht schon mit Superbenutzern vertraut. Superbenutzer sind, wie der Name schon sagt, Benutzer, die zusätzliche Rechte haben. Das kann das Recht sein, Termine für andere Nutzer zu vereinbaren, oder die Befugnis, Deine Öffnungszeiten zu ändern.
Wusstest Du jedoch, dass Du auch regulären Benutzern verschiedene Zugriffsebenen in SuperSaaS zuweisen kannst? Du kannst zum Beispiel nur einer bestimmten Benutzer-Gruppe den Zugriff auf einen bestimmten Buchungskalender geben. Oder Du kannst den Zugang zu bestimmten Kursen einschränken. Vielleicht möchtest Du einschränken, welche Benutzer bestimmte Kurse zu bestimmten Zeiten buchen können. Dabei ist es möglich, dass Du sogar den Preis eines Kurses aktualisieren kannst, abhängig davon welcher Benutzer gerade einen Termin buchen möchte. Kurz gesagt, als Administrator kontrollierst Du genau wer Zugang hat zu was und sogar wann!
Benutzer-Gruppen erstellen
Lass uns ein Beispiel betrachten: Du bist Lehrer und gibst Englisch-Unterricht für Gruppen von Schülern. Nun möchtest Du nicht, dass Deine Anfänger an einem Kurs für Fortgeschrittene teilnehmen (oder umgekehrt!). Dies wäre die perfekte Gelegenheit, um Benutzer-Gruppen zu implementieren.
Um Deine erste Benutzer-Gruppe zu erstellen, gehe einfach zu Deinem Dashboard und dort zu Benutzer-Management. Suche den Link „Benutzer-Gruppen“ am Ende des oberen Textblocks in Deiner Bildschirmansicht. Sobald Du auf der Seite angekommen bist, gib einen Namen für die neue Gruppe ein und klicke rechts auf „Hinzufügen“. Für dieses Beispiel wählen wir „Anfänger“. So einfach ist das, und schon kannst Du mit dem Hinzufügen von Benutzern beginnen.
Ordne Benutzer einer Benutzer-Gruppe zu
Du kannst Benutzer einer Benutzer-Gruppe zuordnen, indem Du sie einzeln unter Benutzer-Management einer Gruppe zuweist. Klicke dafür auf das Symbol „Bearbeiten“ ganz rechts vom entsprechenden Benutzer, der zu Deiner Gruppe „Anfänger“ hinzugefügt werden soll, um sein Benutzer-Konto zu bearbeiten. Und weise dann diesen Schüler im Pop-up-Fenster der Gruppe zu. Wenn Du eine lange Liste von Schüler-Konten in SuperSaaS zur Verfügung hast, kann es sein, dass Du diesen Vorgang nicht von Hand durchführen kannst. In diesem Fall solltest Du Deine Benutzer in einer Liste als CSV-Datei unter Dashboard und Export herunterladen und die Spalte Gruppe in einer Tabellenkalkulation bearbeiten. Anschließend importierst Du die Datei unter Import, um sie zu aktualisieren. Alle Benutzer, die Du in Deiner Kalkulationstabelle der Gruppe „Anfänger“ zugewiesen hast, sollten nun auch in der Benutzer-Gruppe in SuperSaaS enthalten sein.
Falls Du bestimmte Benutzer mehreren Benutzer-Gruppen zuordnen willst, dann musst Du dafür eine eigene Benutzer-Gruppe erstellen, wie beispielsweise „Gruppe A & B“.
Festlegen, worauf eine Benutzer-Gruppe zugreifen kann
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Du Dein Konto und die darin enthaltenen Terminbuchungskalender einrichten kannst. Für die Buchungsmöglichkeit von Gruppen solltest Du einen „Kapazitätszeitplan“ erstellen. Erfahre hier, wie Du ihn einrichten kannst.
Du kannst alle Kurse in einem Kapazitätsplan anbieten, oder alternativ jeder Gruppe von Schülern einen separaten Plan für Buchungen anbieten.
Zugang zu verschiedenen Terminbuchungskalendern für Benutzer-Gruppen beschränken
Schauen wir uns zunächst an, wie Du den Schülern verschiedene Terminbuchungskalender anbieten kannst. Wenn Du noch keinen „Anfänger“ Kalender erstellt hast, ist es jetzt an der Zeit, dies zu tun. Erstelle einen Kapazitätsplan speziell für Deine Lernanfänger.
Sobald der Buchungskalender nach Deinen Wünschen konfiguriert ist, solltest Du den Zugang auf die Benutzer-Gruppe „Anfänger“ beschränken. Um die Einstellungen für den Zugriff für Deinen Buchungskalender zu ändern, gehe zurück zu Deinem Dashboard und klicke Konfigurieren > Zugang.
Gehe unter der Überschrift „Wer kann den Plan sehen?“ und klicke die Option Benutzer müssen sich anmelden, um den Plan zu sehen…. Wähle dann unter Erlaube nur Zugang für Benutzer von der Gruppe im Dropdown-Menü die Gruppe „Anfänger“ aus. Vergiss nicht, die Änderung unten auf der Seite zu speichern.
Mit dieser Einstellung sollten ab diesem Zeitpunkt nur Anfänger auf den Buchungskalender zugreifen können. Das kannst Du testen, indem Du ein Benutzer-Konto mit einer anderen E-Mail-Adresse erstellst und dieses Benutzer-Konto nicht zur Benutzer-Gruppe hinzufügst. Melde Dich bei diesem Konto an und versuche dann, auf den Buchungskalender zuzugreifen. Der Zugriff sollte Dir verweigert werden und Du solltest eine Meldung erhalten, dass Du gesperrt bist. Wenn Du möchtest, kannst Du diese Bildschirm-Meldung, die bei der Sperrung gezeigt wird, unter Konfigurieren > Layout inhaltlich dafür anpassen. Dort kannst Du z. B. neuen Schülern mitteilen, dass sie erst eine Aktivierung durch den Administrator brauchen, bevor sie in diesem Terminbuchungskalender Termine machen können.
Wenn sich Anfänger als Benutzer Deines Buchungskalenders anmelden, werden sie nicht automatisch einer Benutzer-Gruppe zugewiesen. Du kannst daher die Ansicht von der Seite „Meldung, die gezeigt werden soll, wenn der Plan gesperrt ist“ verwenden, um neue Benutzer zu benachrichtigen, dass sie in Kürze der richtigen Benutzer-Gruppe zugeordnet werden. Wenn ein Anfänger Zugang zum Terminbuchungskalender für Anfänger benötigt, fügst Du sein Benutzer-Konto einfach der Benutzer-Gruppe „Anfänger“ hinzu und bittest ihn, die Seite für den Terminbuchungskalender zu aktualisieren.
Zugang unter bestimmten Bedingungen für Benutzer-Gruppen einschränken
Bei Einzelunterricht, den Du in einem Ressourcenplan Kalender oder auch einem Serviceplan Kalender anbieten kannst, kannst Du auch einen Termin für bestimmte Benutzer Gruppen einschränken.
So kannst Du allen Schülern den gleichen Terminbuchungskalender zeigen und einschränken, für welche Termine sich Deine Anfänger anmelden können. In diesem Fall kannst Du Dein Wissen darüber aus unserem vorherigen Blog über erweiterte Preisgestaltung nutzen, um Kurse von Fortgeschrittenen nicht für Anfänger verfügbar zu machen.
Gehen dafür zu Konfigurieren > Ressourcen unter der Überschrift „Preis“ und aktiviere die Preisoption (beispielsweise bei einem Ressourcenplan: *Abhängig von Datum, Länge oder Ressource *) und klicke dann auf den Link „Preise einstellen“. Du kannst diese Methode nicht nur für Benutzer-Gruppen, sondern auch für einzelne Ressourcen verwenden.
Beispielsweise kannst Du in einem Serviceplan Kalender den Lehrer „Maurice“, der immer am Dienstag den Einzelunterricht für Englisch anbietet für die Benutzer-Gruppe der Anfänger so einschränken, dass diese Termine nicht verfügbar sind für sie.
Beispiel einer Einstellung, wo die Benutzer-Gruppe „Anfänger“ am Dienstag die Ressource „Maurice“ (Lehrer) nicht buchen kann
Die Regel, die Du erstellen willst, lautet dann, wie folgt: Aktion ausführen: Auf „nicht verfügbar“ einstellen Wenn alle der folgenden Bedingungen erfüllt sind: …die Ressource ist gleich „Maurice“ (und als weitere Bedingung) …die Benutzer-Gruppe ist gleich „Anfänger“.
Wenn Du natürlich mehr als zwei Kurse anbietest, kannst Du weitere Regeln erstellen, die einer ähnlichen Struktur folgen.
Um ein ähnliches Ergebnis in einem Kapazitätskalender zu erzielen, kannst Du den verschiedenen Kursen in Deinem Terminbuchungskalender unterschiedliche Farben geben und dann mit einer URL-Erweiterung nach genau diesen Farben filtern. Lies mehr darüber in unserem Blog, wie Du Benutzer zu einem bestimmten Kurs, einer Ressource oder Dienstleistung leiten kannst.
Mehr Flexibilität für unterschiedliche Level im Zugang
Vielleicht hast Du einen fortgeschrittenen Schüler, der sich bereit erklärt hat, Dir beim Anfängerunterricht zu helfen, und Du möchtest, dass dieser Benutzer der Superbenutzer für einen bestimmten Buchungskalender ist. Für diesen speziellen Fall gibt es ein schnelleres Verfahren! Anstatt eine Benutzer-Gruppe „Assistent“ einzurichten, den Benutzer zuzuordnen und dann diese Gruppe für den Buchungskalender für Anfänger zuzulassen, gibt es eine einzige Einstellung auf dem Tab „Zugang“, mit der Du nur einem Benutzer freien Zugang als Superbenutzer geben kannst für diesen Terminbuchungskalender. Das funktioniert nur für einen einzigen Benutzer. Wenn Du also mehr als einen Benutzer als Superbenutzer für auf einen Terminbuchungskalender begrenzen möchtest, musst Du Benutzer-Gruppen verwenden.
Wie Du sehen kannst, bist Du nicht darauf beschränkt, Deinen Schülern einfach einen regulären Zugang oder einen Superbenutzer-Zugang zu Deinem SuperSaaS-Konto zu gewähren. Deine Lernanfänger können auf ihren eigenen „Anfänger“ Stundenbuchungsplan beschränkt werden, oder sie können alle Unterrichtsstufen sehen, aber nur die Kurse reservieren, die ihren aktuellen Fähigkeiten entsprechen. Wenn Du die erweiterten Preisregeln noch einen Schritt weitergehst, kannst Du sogar Untergruppen in Deiner Gruppe „Anfänger“ erstellen. So könntest Du beispielsweise Gruppen, wie „Wochentags-Anfänger“ oder „Intensiv-Anfänger“ erstellen, um den Zugang zum Unterricht auf bestimmte Wochentage zu beschränken. Dies kann sinnvoll sein, wenn Du beispielsweise allgemeine Wochentagskurse und Intensivkurse für Anfänger am Wochenende anbieten willst.
Das heißt: Mit Benutzer-Gruppen kannst Du ein vielfältiges Angebot an Zugangsmöglichkeiten für die Terminbuchung schaffen, das genau auf die Anforderungen Deiner Benutzer zugeschnitten ist. Solltest Du dabei Unterstützung benötigen, steht Dir unser Support-Team zur Verfügung. Wende Dich einfach an unser Feedback-Formular.