Es ist wichtig, dass Kunden und Kollegen Dich leicht erreichen können, aber einfach nur Deine Telefonnummer in Deine E-Mail-Signatur zu setzen, kann zu einem endlosen Kreislauf verpasster Anrufe führen. Die Lösung ist, ein Online-Terminplanungstool zu verwenden und dieses in Deiner E-Mail-Signatur einzusetzen. Wir zeigen Dir, wie Du das mit SuperSaaS umsetzen kannst.
Vermeide Telefonanrufe und lasse Deine Kunden mit einem Buchungsbutton direkt aus der E-Mail heraus ein Treffen mit Dir buchen. Füge dafür Deiner E-Mail-Signatur einen Button als Schaltfläche „Buchen Sie einen Termin bei mir“ hinzu.
Dafür müssen wir im Wesentlichen zwei Dinge tun:
1. Einen geeigneten Online-Terminbuchungsplan einrichten
2. Einen Link oder einen Buchungsbutton zu diesem Terminbuchungsplan in Deine E-Mail-Signatur einfügen.
Wir besprechen auch einige fortgeschrittene Funktionen, wie das Hinzufügen zu Instagram oder Facebook und die automatische Synchronisierung mit Deinem Google Kalender, Zoom oder Outlook. Wenn der Buchungslink auf Instagram oder Facebook erscheinen soll, helfen die Informationen zu den Bildgrößen bei den sozialen Medien, um unschöne Ausschnitte in der Link-Vorschau zu vermeiden.
Richte einen passenden Buchungskalender für Deine Meetings ein
Für persönliche Einzelgespräche möchtest Du wahrscheinlich einen einfachen Prozess mit wenig Umständen: Die Leute geben einfach ihr Wunschdatum ein und hinterlassen ihre Kontaktdaten. Sieh Dir dazu diesen von uns erstellten Demo-Plan an:
- Es wird nicht nach einer Anmeldung oder Registrierung gefragt, sondern nur nach den Kontaktinformationen
- Wir haben es ein wenig erweitert, damit die Benutzer die Möglichkeit haben, die Länge der Besprechung auswählen zu können
- Es verwendet die „Widget“-Ansicht, die sich automatisch an mobile oder Desktop-Benutzer anpasst
Wenn Du diesen Terminbuchungsplan für Dich selbst erstellst, willst Du wahrscheinlich zuerst ein Konto erstellen. Dann solltest Du Folgendes hinzufügen:
- Rufe die Verfügbarkeit für freie Termine aus Deinem persönlichen Google- oder Outlook-Kalender ab, damit Du beide nicht manuell synchron halten musst
- Füge einen Text oder ein Bild von Dir selbst über dem Widget ein
- Sende eine E-Mail-Bestätigung
Verwende den Generator zum Erstellen von einem Terminbuchungsplan
Wir beginnen mit der Erstellung der Terminbuchung und klicken im Dashboard auf Neuer Plan. Der hier gewählte Plan ist ein Plan vom Typ „Serviceplan“, aber Du kannst auch einen Terminbuchungskalender vom Typ „Ressourcenplan“ wählen. Wir wählen „Keine Anmeldung erforderlich“ und geben dem Plan einen Namen. Als Nächstes legen wir unterschiedliche Terminlängen fest, aus denen gewählt werden kann.
Buchungszeiten einrichten für Meeting im Serviceplan Kalender
Damit Dein Buchungsplan für Meetings genauso aussieht, wie unser Demokalender oben, solltest Du auf der Seite „Konfigurieren“ unter dem Tab „Layout“ noch den Plantitel ändern, wie folgt: Wie viel Zeit benötigen Sie?
Nach der Zeitdauer fragen im Titel
Wenn dagegen jeder Termin gleich lang ist oder wenn Du dem Nutzer die Wahl einer Auswahl aus unterschiedliche langen Termindauer anbieten möchtest, dann wäre ein Terminbuchungskalender vom Typ „Ressourcenplan“ geeigneter.
Wenn Du diesen Schritt beendest, erhältst Du bereits einen einfachen Terminbuchungsplan, den Du ausprobieren kannst.
Personalisieren Sie Ihren Plan
Auf der Seite „Überwachen“ unter dem Tab „Synchronisieren“, kannst Du Deinen Terminbuchungsplan mit einem persönlichen Kalender in Google oder Outlook verbinden, um sicherzustellen, dass sich Personen nicht zu Zeiten anmelden, für die Du bereits etwas anderes geplant hast. Außerdem kannst Du auf der Seite „Konfigurieren“ unter dem Tab „Vorgang“, eine E-Mail-Bestätigung hinzufügen. Du kannst den Inhalt dieser E-Mail unter dem Tab „Layout“ ändern, z. B. durch folgende Angaben am Ende der E-Mail:
$nourl $modurl $ical
Durch dieser Formel wird das System dazu gebracht, den Link zum Terminbuchungskalender in der E-Mail durch einen Link zu ersetzen, mit dem die Benutzer ihren eigenen Termin ändern können. Ebenso wird ein sogenannter iCalendar-Anhang hinzugefügt, der automatisch vom Kalenderprogramm der Benutzer gelesen werden kann, wenn sie eines verwenden.
Erweiterte Optionen hinzufügen
Es gibt eine Reihe weiterer Optionen, die Du eventuell hinzufügen möchtest, zum Beispiel:
- Du kannst kurz vor dem Treffen eine Erinnerungs-E-Mail senden
- Du kannst das System veranlassen, ein Zoom-Meeting für jeden Termin zu erstellen und einen Link dazu in die E-Mail einzufügen
- Du kannst Dir selbst eine Warnung in Slack senden, wenn sich eine Besprechung ändert oder kurz vor Beginn des Termins steht
Wir gehen hier nicht auf die Einstellungen all dieser Optionen ein. Die meisten Einstellungen sollten leicht zu finden sein, und ansonsten wäre das Suchfeld auf der Dokumentationsseite der beste Ausgangspunkt.
Füge Deiner E-Mail-Signatur einen Link oder einen Button hinzu
Nun, da wir einen Ort haben, an den wir Deine Kunden schicken können, wollen wir sie darüber informieren. Natürlich kannst Du den Link zu Deinem Terminbuchungskalender auf Deiner Website oder Deiner Social Media Seite veröffentlichen. Aber oft lesen Deine Kunden eine E-Mail von Dir, wenn sie sich gerade entscheiden, einen Kontakt herzustellen, daher ist es sinnvoll, einen Link in Deine E-Mail-Signatur einzubauen.
Alle E-Mail-Programme erlauben es Dir, Deiner E-Mail eine Signatur hinzuzufügen, unterscheiden sich aber in Details wie der Frage, ob sie mehrere verschiedene Signaturen für unterschiedliche Anlässe speichern können. Meistens sollte ihre Funktionalität leicht zu verstehen sein, und ansonsten hilft eine kurze Google-Suche dabei, erweiterte Funktionen zu finden.
Am einfachsten ist es, den Link zu Ihrem Plan in die Signatur zu kopieren und einzufügen. Darauf aufbauend können wir den Link anklickbar machen, und schließlich können Sie Ihren Link als Button gestalten, der sagt „Termin mit mir buchen“. Aber ich denke, die meisten Menschen werden den Button verwenden wollen, also beginnen wir damit.
Erstelle einen selbst gestalteten Buchungsbutton
Wir haben eine interaktive Seite auf unserer Website eingerichtet, die Dir die meiste Arbeit abnimmt, siehe hier beim Button-Generator. Vergewissere Dich, dass Du auf der Webseite von SuperSaaS eingeloggt bist, damit der Button Generator einen Buchungsbutton anzeigt, die auf Deinen Terminbuchungsplan verweist und nicht auf einen Demo-Buchungsplan.
Button Generator zum Buchungs-Button erstellen
Spiele zunächst mit den Optionen auf dieser Seite, um dem Buchungsbutton den Text, die Farbe und die Größe zu geben, die Dir gefallen.
Kopiere dann den Button, indem Du auf das Symbol für die Zwischenablage klickst 
in der rechten oberen Ecke.
Kopiere nicht den Text aus der unteren Zwischenablage auf diesem Bildschirm, denn dadurch würdest Du den Button als HTML-Code und nicht als gestaltete Schaltfläche erhalten.
Füge den Button schließlich in Deine E-Mail-Signatur ein und speichere die Signatur.
Einen anklickbaren Buchungs-Button in Deine E-Mail-Signatur einfügen
Der Buchungsbutton, der zu einem Demokalender vom Typ Ressourcenplan Kalender weiterleitet, könnte dann beispielsweise so aussehen:
Einen Link statt einen Button erstellen
Vielleicht denkst Du, dass ein schlichter Link geschäftsmäßiger wirkt als ein bunter Button? Kein Problem, Du findest den Link zu Deinem Terminbuchungskalender auf der Seite „Überwachen“ oder indem Du einfach die Browserleiste kopierst, wenn Du Dir den Terminbuchungskalender ansiehst. Du kannst diesen Link dann in die E-Mail einfügen, aber wahrscheinlich möchtest Du, dass auf dem Link „Besprechung buchen“ steht und nicht der reine Link. So erstellst Du einen anklickbaren Link:
- Gib zunächst den Text für den Link ein, z. B. „Vereinbaren Sie einen Termin mit mir“.
- Markiere diese Wörter mit der Maus
- Gib ctrl-K (Windows) oder ⌘-K (Mac) ein, um den Text in einen Link zu verwandeln.
- Gib die URL in das Pop-up-Fenster ein, das sich geöffnet hat
- Und dann speichere die Signatur
Probiere es aus!
Das war’s, aber Du solltest Dir wirklich erst mal selber eine E-Mail schicken und den ganzen Prozess von Anfang bis Ende ausprobieren, um sicherzustellen, dass alles richtig funktioniert. Es könnte peinlich werden, wenn Deine Kunden irgendwo hängenbleiben, also ist es besser, wenn Du es zuerst selbst ausprobierst und mögliche Fehler bemerkst.
Ändere das Aussehen mit Query-Parametern
Du kannst das Aussehen eines Terminbuchungsplans ändern, indem Du sogenannte Query-Parameter (Abfrageparameter) in Deinen Link hinzufügst. Zum Beispiel, in der Demo haben wir die Ansicht „Widget“ ausgewählt, indem wir ‘?view=widget‘ an das Ende des Links gesetzt haben. Diese Demo-Seite zeigt verschiedene andere Möglichkeiten, wie Du einen Terminbuchungsplan formatieren kannst. Du kannst auch einen Parameter hinzufügen, um den Kalender auf ein bestimmtes Datum einzustellen, was nützlich ist, wenn Du jemanden für ein bestimmtes Ereignis einplanen möchtest. Beispielsweise wird, ‘?month=12&day=25‘ den Terminbuchungskalender am ersten Weihnachtsfeiertag öffnen.
Wie fügst Du nun diese Parameter in dem Link in Deiner E-Mail-Signatur hinzu? Gehe mit dem Zeiger der Maus auf den Button oder den Link und gib Strg-K (Windows) oder ⌘-K (Mac) ein. Daraufhin sollte sich ein Pop-up-Fenster mit dem Link öffnen, den Du dann entsprechend ändern kannst. Und nachdem Du die Änderung vorgenommen hast, könntest Du Dir selbst noch einmal eine E-Mail schicken, um zu testen, ob sie wie erwartet funktioniert.
Wenn Du nicht weiterkommst oder uns noch eine andere Frage stellen möchtest, kannst Du das hier tun.