Terminabstimmung: Einen Platz buchen macht einen anderen verfügbar

Erlaube Nutzern nur dann einen Termin zu vereinbaren, wenn an anderer Stelle gebucht worden ist.

Das primäre Ziel eines Terminplanungssystems ist es, sicherzustellen, dass ein Platz frei ist, bevor eine Buchung zugelassen wird, richtig?
Das stimmt zwar, aber es gibt einige Situationen, in denen Du genau das Gegenteil willst, um eine perfekte Terminabstimmung zu erreichen.

Beispiele für Terminabstimmung

Für die Terminabstimmung und wie sie eingesetzt werden kann, haben wir ein paar Beispiele zusammengestellt. Das ist immer dann besonders hilfreich, wenn ein Termine von einer Person die Voraussetzung dafür sein soll, dass eine andere Person eine Buchung erstellen kann.

Terminabstimmung im ehrenamtlichen Bereich

Nehmen wir als Beispiel eine Veranstaltung, bei der Freiwillige im ehrenamtlichen Bereich anderen Menschen helfen, z. B. bei der Steuererklärung.
Du musst die Freiwilligen mit den Personen, die Hilfe benötigen, zusammenbringen. Dabei müssen die Helfer zuerst einen Termin buchen, um ein Hilfsangebot zu ermöglichen. Und danach können die Hilfesuchenden nur diese von den Helfern erstellten Termine buchen. In diesem Fall möchtest nur Personen zulassen, die einen Platz buchen, der bereits von einem Freiwilligen belegt worden ist. So ist eine optimale Terminabstimmung möglich.
Siehe bei diesem Beispiel Terminbuchungskalender wie das aussehen könnte.

Terminabstimmung als Anwendung auf der Messe

Eine weitere häufiger Anwendung ist eine Messe, bei der Kunden mit Vertriebsmitarbeitern für eine Vorführung zusammengebracht werden müssen.
So kannst Du eine genaue Terminabstimmung zwischen Vertriebsmitarbeiter und potentiellen Kunden organisieren. Die Anzahl der Vorführkabinen ist festgelegt, aber Du möchtest einem Kunden nur erlauben, eine Kabine zu buchen, wenn auch ein Vertriebsmitarbeiter anwesend sein kann.
(Du kannst diesen Prozess auch umkehren, indem Du Kunden erlaubst, einen freien Platz zu buchen, was dann eine E-Mail an die Vertriebsmitarbeiter mit der Bitte auslöst, diesen Platz mit dem Kunden zu besetzen).

Terminabstimmung im Spiel- und Sportbereich

Das Vorgehen kannst Du auch in andere Bereiche übertragen. Benutze es beispielsweise für einen Terminabstimmung im Sportbereich. Da könntest Du einen Abgleich von zwei Spielern für ein Tennisspiel organisieren. Aber Du kannst auch mehr als zwei Spieler miteinander abgleichen. Oder vielleicht willst Du zum Beispiel für ein Spiel vier Spieler für eine Partie Bridge zusammenbringen.

Anleitung Einrichtung: Helfer und Hilfesuchende sehen sich in demselben Kalender

Ob Du nun möchtest, dass beide gleichzeitig ihren Termin in demselben Terminbuchungsplan sehen können. Oder weil Du selber ein bessere Übersicht haben möchtest, wer zusammen einen Termin hat. Um den Terminbuchungskalender so zu bauen, wie im Demokalender ganz oben, folge der nachfolgenden Schritt-für-Schritt-Anleitung:

Anleitung Einrichtung: Eins-zu-Eins-Abgleich

Wir gehen die Schritte durch, um einen Terminbuchungsplan zu erstellen, in dem eine Gruppe ihre Verfügbarkeit (die Freiwilligen oder die Verkäufer) und die andere Gruppe einen Termin mit ihnen festlegt.
In dem bereits erwähnten Demo-Terminbuchungsplan haben wir alles in einem Terminplan zusammengefasst, um zu veranschaulichen, wie dass vor sich geht.
Für die Endnutzer ist es aber vielleicht übersichtlicher, wenn jede Gruppe ihren eigenen Terminbuchungsplan hat.
Hier erstellen wir also einen Terminbuchungsplan für die Gruppe der Freiwilligen und einen weiteren für die Gruppe, die einen gemeinsamen Termin mit den Freiwilligen plant.

1. Verwende in Deinem Dashboard den Assistenten für neue Terminbuchungspläne, um einen neuen Terminbuchungsplan als “Ressourcenplan Kalender” zu erstellen.
   In diesem Beispiel wählen wir “Keine Anmeldung erforderlich” und “Eine” Ressource (wir zeigen Dir später, wie Du mehr als eine einrichten kannst).
   Nenne Deinen Kalender “Anmeldung von Freiwilligen” und lege dann die Stellen fest, zu denen sie sich anmelden können.
   Nachdem Du auf “Beenden” geklickt hast, kannst Du unter “ÜBERWACHEN” auf “Öffnungszeiten” klicken und “Geschlossen vor” und “Geschlossen nach” eingeben, um anzugeben, wann die Aktivität stattfindet.

2. Gehe als Nächstes erneut durch den Assistenten für neue Terminbuchungspläne und wähle diesmal einen “Serviceplan Kalender”. Wir wählen “Keine Anmeldung erforderlich” und nennen diesen Terminbuchungsplan “Hilfe benötigt”.
   Wir definieren einen Dienst, zum Beispiel “Hilfe bei der Steuererklärung”, der 60 Minuten dauert. Als “Erforderlichen Ressourcen” hinzu, das machen wir später.
   Klicke erneut auf “Beenden” und dann auf den Link “ÜBERWACHEN” zu “Öffnungszeiten”, um festzulegen, wann er verfügbar sein wird, und zwar entsprechend derselben Zeiten aus Schritt 1.

3. Jetzt verbinden wir die beiden Terminbuchungspläne. Klicke auf die Schaltfläche “KONFIGURIEREN” für den Terminbuchungsplan “Hilfe benötigt” und gehe auf den Tab “Dienstleistungen”.
   Klicke dann auf das Symbol “Bearbeiten (1), wähle die Ressource “Anmeldung für Freiwillige” (2), klicke dann den Button “⊗ besetzt” (3), klicke dann den Button “⊗” (4), und zum Schluß klicke auf “Dienst aktualisieren”.

1. Testen wir es. Wenn Du auf “BENUTZEN” klickst, um zum Terminbuchungsplan zu gelangen, solltest Du “Kein verfügbarer Termin gefunden” sehen, weil sich noch niemand als Freiwilliger angemeldet hat.
   Gehe zum Dashboard, wähle den “Freiwilligenplan” und mache dort einen Termin. Gehe nun zurück zu Deinem “Hilfe benötigt”-Terminbuchungsplan und dort solltest Du einen einzelnen freien Platz sehen.

2. Wenn alles wie erwartet funktioniert, kannst Du die Terminbuchungspläne verbessern, z. B. durch Bestätigungs-E-Mails, oder den Prozess so anpassen, dass detailliertere Informationen abgefragt werden.
   Und schließlich gibst Du den Link von jedem Kalender an jede Gruppe weiter, damit diese mit der Planung beginnen kann.

Beispiele Terminbuchungskalender aus der Anleitung Eins-zu-Eins-Abgleich

So sieht dann beispielsweise der Terminbuchungskalender für die Helfer aus. Jeder gebuchte Termin, der in diesem Terminbuchungsplan gemacht wird, erzeugt einen gleich langen Termin für eine Buchungsmöglichkeit im nachfolgenden Terminkalender (hier: Terminbuchungskalender für die Hilfesuchenden).

Und entsprechend sieht dann beispielsweise der Terminbuchungskalender für die Hilfesuchenden aus. Hier erscheinen nur dann buchbare Termine, wenn in dem anderen Terminbuchungskalender (hier: Terminbuchungskalender für die Helfer) bereits ein Termin gebucht wurde.

Um das testen zu können, musst Du erst Termine im oberen Terminbuchungskalender der Helfer erstellen. Diese werden dann sichtbar im Terminbuchungskalender für die Hilfesuchenden und können dann gebucht werden.

Termine von beiden Parteien gleichzeitig sehen

Wenn Du nun die Termine von beiden Parteien gleichzeitig sehen willst, dann ändere die Vorgehensweise, wie folgt: Erstelle jeweils einen Ressourcenplan Kalender für die “Anmeldung von Freiwilligen” und auch einen für die “Anmeldung von Hilfesuchenden”. Die Öffnungszeiten in beiden Kalender sollten identisch sein.

Dann erstellst Du einen Serviceplan Kalender mit denselben Öffnungszeiten und gibst als erste Ressource ein: Anmeldung von Freiwilligen. Als zweite Ressource gibst Du sowohl die “Anmeldung von Hilfesuchenden” ein und direkt darunter “Anmeldung von Freiwilligen”. “Anmeldung von Freiwilligen” wird dann als “belegt” markiert und der Service gespeichert.

Hier siehst du ein Bild, wie die Einrichtung aussehen sollte im Serviceplan Kalender.

Ausweitung auf mehrere gleichzeitige Zeiteinheiten

Nehmen wir an, Du hast mehrere Freiwillige oder Vertriebsmitarbeiter, die gleichzeitig verfügbar sind. Ausgehend vom vorherigen Beispiel fügen wir einen zusätzlichen Ressourcenplan hinzu, um die Anzahl der gebuchten Benutzer zu verfolgen.

1. Gehe zum Assistenten für neue Terminbuchungspläne und erstelle einen neuen “Ressourcenplan Kalender”, klicke auf “Interne Verwendung” und bei der Frage, wie viele Dinge wir planen wollen, klicke auf “Mehr als eins”.
   Als nächstes fügst Du 2 Dinge, “Platz 1” und “Platz 2”, in die Liste der zu planenden Dinge ein. Im nächsten Schritt benennst Du den Terminbuchungskalender mit “Verfügbare Plätze”.
   Du kannst ihn auch “Räume”, “Tische” oder “Verkaufsstand” nennen, je nach Deiner Situation. Es ist nicht nötig, Öffnungszeiten festzulegen, da das System diese aus den anderen Zeitplänen übernimmt.




2. Mache Platz für einen zusätzlichen Freiwilligen. Klicke auf dem Terminbuchungsplan für die Anmeldung von Freiwilligen auf “KONFIGURIEREN”, dann auf die Registerkarte “Ressourcen”, dann auf den Link “eine Liste eingeben” und füge “Freiwillige/r 1” und “Freiwillige/r 2” hinzu (benenne dabei die bereits vorhandene Ressource um).




3. Jetzt richten wir die Verbindung ein. Klicke in der Liste “Hilfe benötigt” auf “KONFIGURIEREN” und gehe zur Registerkarte “Dienstleistungen”. Wähle die Option “Mehrere Reservierungen können gleichzeitig stattfinden” und unter der Überschrift “Dienstauswahl” wähle “Wählen Sie den ersten”, speichere die Seite und gehe zurück zur gleichen Registerkarte. Bearbeite den Dienst und klicke auf die Schaltfläche “oder”, um ein zusätzliches Set zu erhalten. Konfiguriere nun eine Stelle so, dass sie mit “Freiwilliger 1” und die andere mit “Freiwilliger 2” übereinstimmt, wie in der Abbildung unten dargestellt.

Wie das Ergebnis aussieht in einem Terminbuchungskalender, wenn beispielsweise zwei Helfer denselben Termin gebucht haben, dass kannst Du unten in der Abbildung sehen. Dann entsteht für die Hilfesuchende eine Auswahl von diesen beiden Personen, die sie buchen können.

Komplexere Szenarien

Mit der oben beschriebenen Technik sollte klar sein, wie man eine größere Anzahl von Freiwilligen zusammenbringen kann, aber es ist auch möglich, noch komplexere Szenarien zu erstellen.
So kannst Du zum Beispiel älteren Menschen die Möglichkeit geben, sich zuerst anzumelden, bevor Du jüngere Menschen zuläßt.
Wir haben eine Reihe von komplexen Szenarien in der Dokumentation zu Terminpläne kombinieren.
Außerdem kann jeder Terminbuchungsplan Verfügbarkeiten aus einem Outlook- oder Google-Kalender auslesen oder Termine darin veröffentlichen. Dies ermöglicht noch mehr Flexibilität durch die Verbindung mit Webdiensten außerhalb von SuperSaaS.

Soweit uns bekannt ist, ist die Möglichkeit, Kalender auf diese Weise zu kombinieren, einzigartig in SuperSaaS. In der Mathematik nennt man dies eine “logische UND-, ODER- und NICHT-Verknüpfung” des verfügbaren Platzes in einem Kalender.
Aber keine Sorge, wenn Dir das nichts sagt, das Endergebnis sollte sein, dass Du Dein Terminplanungstool an Dein Unternehmen anpassen können, anstatt umgekehrt.