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Erstelle automatische Aufgaben bei jedem neuen Termin und optimiere Dein Aufgabenmanagement.
Den Überblick über all Aufgaben zu behalten, erscheint manchmal fast unmöglich. Deshalb ist es eine gute Idee online Möglichkeiten zur Aufgabenverwaltung zu finden. Damit kannst Du den Überblick über alle Deine Aufgaben mit Hilfe einer der vielen Softwareangebote für das Aufgabenmanagement behalten.
Software für Aufgabenmanagement integrieren
Aus diesem Grund hat SuperSaaS eine Reihe von Integrationsvorlagen erstellt, mit denen Du Prozesse für das Aufgabenmanagement mit Asana, ToDoist, Google Tasks und Things automatisieren kannst.
Übrigens erstellt jeder neue Termin, der in Deinem SuperSaaS-Terminbuchungskalender eingetragen wird, eine Aufgabe in der von Dir gewählten Software.
Webhooks
Wir haben die wunderbaren Möglichkeiten von Webhooks bereits besprochen. Immerhin bieten Webhooks einer Anwendung die Möglichkeit, mit einer anderen verbundenen Anwendung in Echtzeit zu kommunizieren und Prozesse auszulösen.
Integrationsplattformen für Webhooks
Bei SuperSaaS stellen wir diese Verbindungen über die Integrationsplattformen Zapier und Make her. Das heißt, dass Du damit problemlos die Kommunikation zwischen mehreren Softwareanwendungen herstellen kannst.
Jetzt haben wir ein paar neue Vorlagen für Dich hinzugefügt, die Deine Aufgabenliste automatisch aktualisieren.
Die Webhooks erstellen eine neue Aufgabe bei einem der Anbieter für Software zur Aufgabenverwaltung. Alle grundlegenden Schritte sind abgedeckt. Darüber hinaus kannst Du aber die Einstellungen der Software zur Aufgabenverwaltung an Deine Wünsche und Bedürfnisse anpassen.
Dem Aufgabenmanagement Notizen hinzufügen
Du kannst dem Aufgabenmanagement Deine eigenen Notizen hinzufügen. Diese Notizen können Aufgaben anstossen, wenn eine E-Mail als Erinnerungsnachricht von SuperSaaS gesendet wird. Oder Du kannst die Aufgabe an eine bestimmte Person senden lassen.
Und so funktioniert’s
Im folgenden Beispiel möchten wir für jeden gebuchten Besprechungsraum eine Aufgabe erstellen. Währenddessen die Aufgabe Notizen enthält zu allem, was in diesem bestimmten Besprechungsraum erledigt werden muss.
Nach der Einrichtung der Integration – entweder mit Zapier oder Make – sieht der automatisierte Prozess folgendermaßen aus:
- Ein Nutzer geht zu unserem Terminbuchungskalender und vereinbart einen Termin für den gewünschten Besprechungsraum mit allen Sonderwünschen (z. B. Kaffee oder Tee, Mittagessen oder Snack usw.).
- Die Informationen werden an Zapier oder Make gesendet und diese leiten die Informationen an das verwendete Aufgabenmanagement-Tool weiter.
- Das Aufgabenmanagement-Tool erstellt eine Aufgabe mit allen Informationen des Termins.
Es gibt noch mehr Beispiele dafür, wie hilfreich diese Integrationen für einen reibungslosen Ablauf sind. So wollten wir z. B. das Reinigungspersonal darüber informieren, wenn im Veranstaltungsraum eine Pause zwischen den Sitzungen eingelegt wird, damit sie kommen, den Raum reinigen und ihn für die nächste Veranstaltung wieder herrichten können. Dies lässt sich leicht bewerkstelligen:
- Die im SuperSaaS-Kalender gebuchten Meetings haben eine bestimmte Anfangs- und Endzeit.
- Die Informationen über die Uhrzeit werden an Zapier oder Make gesendet, die diese Informationen an die Software für Aufgabenmanagement weitergeben.
- Die Aufgabenmanagement-Software sendet 30 Minuten vor dem Ende der Besprechung eine Benachrichtigung an das Hausmeisterpersonal. Somit haben diese genügend Zeit, Arbeitsmittel zu holen und den Raum aufzuräumen.
Ein weiteres Beispiel könnte die Planung einer Unterrichtsstunde für Kunst sein. Es ist sehr wichtig, dass der Kunstlehrer im Voraus darüber informiert wird, wie viele Personen an dem Kurs teilnehmen werden. Ebenfalls muss er wissen wie viele Leinwände oder andere Materialien er benötigt. Es gibt jetzt eine einfache Möglichkeit, dies mit Hilfe der Integration der Aufgabenmanagement-Software zu erledigen:
- Der Kunstlehrer stellt seinen SuperSaaS-Terminplan so ein, dass er 48 Stunden vor dem Unterricht keine Reservierungen mehr annimmt.
- Über die Zapier- oder Make-Integrationen mit Asana oder Todoist werden die geplanten Anwesenheitszahlen an den Lehrer sowie eine Erinnerung zum Kauf von Zubehör gesendet.
Ziemlich einfach, oder? Diese Integration ist besonders nützlich, um wiederkehrende Aufgaben, wie Vorbereitungen und Arbeitsschritte, im Auge zu behalten.
Du kannst der Aufgabe Notizen als Standard hinzufügen, die dann jedes Mal gezeigt werden. So können beispielsweise allgemeine Anweisungen zur Ausstattung und zum Ablauf aufgeführt werden.
Bei einigen der Aufgabenmanagement-Software kannst Du beispielsweise ein bestimmtes Teammitglied mit der Aufgabe verbinden. Dementsprechend wird er über die Aufgabe per E-Mail informiert.
Je nach Aufgabenmanagement-Software, kannst Du auch zusätzliche benutzerdefinierte Optionen hinzufügen oder ändern.
Klicke auf einen der unten stehenden Links, um mit der Einrichtung der gewünschten Integration zu beginnen.
Zapier
Mit einem Zapier-Konto kannst Du die Integrationen finden, die SuperSaaS für die Aufgabenplanung anbietet. Du kannst beginnen, indem Du einen dieser Links auswählst, der zu der Aufgabenverwaltungssoftware passt, die Du verwenden oder in Zukunft verwenden möchtest:
Make
Nachdem Du ein Make-Konto erstellt oder Dich dort angemeldet hast, findest Du die Integrationen, die SuperSaaS für Software für das Aufgabenmanagement bietet. Klicke auf einen der unten stehenden Links, um SuperSaaS mit der Aufgabenmanagement-Software Deiner Wahl zu verbinden: