Aufgaben verwalten mit einem Terminbuchungskalender

Verbinde SuperSaaS mit Deiner Software für Aufgabenmanagement

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Erstelle automatische Aufgaben bei jedem neuen Termin.

Den Überblick zu behalten, erscheint manchmal fast unmöglich. Es ist deshalb eine gute Idee, den Überblick über alle Deine Aufgaben mit Hilfe einer der vielen Softwareangebote für das Aufgabenmanagement zu behalten, die online zu finden sind.
Aus diesem Grund hat SuperSaaS eine Reihe von Integrationsvorlagen erstellt, mit denen Du Prozesse mit Asana, Wunderlist, Todoist und Things automatisieren kannst.
Bei jedem neuen Termin, der in Deinem SuperSaaS-Zeitplan eingetragen wird, erstellt der Prozess eine Aufgabe in der von Dir gewählten Software.

Webhooks

Wir haben die wunderbaren Möglichkeiten von Webhooks bereits besprochen. Webhooks bieten einer Anwendung die Möglichkeit, mit einer anderen verbundenen Anwendung in Echtzeit zu kommunizieren und Prozesse auszulösen. Bei SuperSaaS stellen wir diese Verbindungen über die Programme Zapier und Integromat her, mit denen Du problemlos die Kommunikation zwischen mehreren Softwareanwendungen herstellen kannst.
Jetzt haben wir ein paar neue Vorlagen für Dich hinzugefügt, die Deine Aufgabenliste automatisch aktualisieren.

Die Webhooks erstellen eine neue Aufgabe bei einem der Anbieter für Software zur Aufgabenverwaltung. Alle grundlegenden Schritte sind abgedeckt, aber Du kannst die Optionen der Software zur Aufgabenverwaltung an Deine Wünsche und Bedürfnisse anpassen.
Du kannst Deine eigenen Notizen hinzufügen, die Aufgabe generieren lassen, wenn eine E-Mail als Erinnerungsnachricht von SuperSaaS gesendet wird, oder die Aufgabe an eine bestimmte Person senden lassen.

Und so funktioniert’s

Im folgenden Beispiel möchten wir für jeden gebuchten Besprechungsraum eine Aufgabe erstellen und die Aufgabe wird Notizen zu allem enthalten, was in diesem bestimmten Besprechungsraum erledigt werden muss.
Nach der Einrichtung der Integration – entweder mit Zapier oder Integromat – sieht der automatisierte Prozess folgendermaßen aus:

  • Ein Nutzer geht zu unserem Terminplan und vereinbart einen Termin für den gewünschten Besprechungsraum mit allen Sonderwünschen (z. B. Kaffee oder Tee, Mittagessen oder Snack usw.).
  • Die Informationen werden an Zapier oder Integromat gesendet und diese leiten die Informationen an das verwendete Aufgabenmanagement-Tool weiter.
  • Das Aufgabenmanagement-Tool erstellt eine Aufgabe mit allen Details des Termins.

Es gibt noch mehr Beispiele dafür, wie hilfreich diese Integrationen für einen reibungslosen Ablauf sind. So wollten wir z. B. das Reinigungspersonal darüber informieren, wenn im Veranstaltungsraum eine Pause zwischen den Sitzungen eingelegt wird, damit sie kommen, den Raum reinigen und ihn für die nächste Veranstaltung wieder herrichten können. Dies lässt sich leicht bewerkstelligen:

  • Die im SuperSaaS-Kalender gebuchten Meetings haben eine bestimmte Anfangs- und Endzeit.
  • Die Informationen über die Uhrzeit werden an Zapier oder Integromat gesendet, die diese Details an die Software für Aufgabenmanagement weitergeben.
  • Die Aufgabenmanagement-Software sendet 30 Minuten vor dem Ende der Besprechung eine Benachrichtigung an das Hausmeisterpersonal, damit diese genügend Zeit hat, Arbeitsmittel zu holen und den Raum aufzuräumen.

Ein weiteres Beispiel könnte die Planung eines Kunstunterrichts sein. Es ist sehr wichtig, dass der Kunstlehrer im Voraus darüber informiert wird, wie viele Personen an dem Kurs teilnehmen werden und wie viele Leinwände oder andere Materialien er benötigt. Es gibt jetzt eine einfache Möglichkeit, dies mit Hilfe der Integration der Aufgabenmanagement-Software zu erledigen:

  • Der Kunstlehrer stellt seinen SuperSaaS-Terminplan so ein, dass er 48 Stunden vor dem Unterricht keine Reservierungen mehr annimmt.
  • Über die Zapier- oder Integromat-Integrationen mit Asana oder Wunderlist werden die geplanten Anwesenheitszahlen an den Kunstlehrer sowie eine Erinnerung zum Kauf von Kunstzubehör gesendet.

Ziemlich einfach, oder? Diese Integration ist besonders nützlich, um wiederkehrende Aufgaben, wie Vorbereitungsarbeiten, im Auge zu behalten.
Du kannst der Aufgabe Notizen als Standardinformationen hinzufügen, die dann jedes Mal gezeigt werden. So können beispielsweise allgemeine Anweisungen zur Einrichtung und zum Protokoll aufgeführt werden.
Bei einigen der Aufgabenmanagement-Software kannst Du beispielsweise ein bestimmtes Teammitglied mit der Aufgabe verbinden, so dass nur dieses über die Aufgabe in seinem Posteingang benachrichtigt wird.
Je nach verwendeter Aufgabenmanagement-Software kannst Du auch zusätzliche benutzerdefinierte Optionen hinzufügen oder ändern.
Klicke auf einen der unten stehenden Links, um mit der Einrichtung der gewünschten Integration zu beginnen.

Zapier

Mit einem Zapier-Konto kannst Du die Integrationen finden, die SuperSaaS für die Aufgabenplanung anbietet. Du kannst beginnen, indem Du einen dieser Links auswählst, der zu der Aufgabenverwaltungssoftware passt, die Du verwenden oder in Zukunft verwenden möchtest:

Integromat

Nachdem Du ein Integromat-Konto erstellt oder Dich dort angemeldet hast, findest Du die Integrationen, die SuperSaaS für Software für das Aufgabenmanagement bietet. Klicke auf einen der unten stehenden Links, um SuperSaaS mit der Aufgabenmanagement-Software Deiner Wahl zu verbinden:

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