Mit mehr als 1,08 Millionen Menschen aus unterschiedlichen Branchen und Sektoren, die allein in den USA in Co-Working-Spaces arbeiten, sind diese Orte zu Zentren für Kreativität, Innovation und spannende Chancen geworden. Sie bieten Vorteile wie eine lebendige Gemeinschaft arbeitender Menschen, eine kosteneffiziente Lösung für kleine Unternehmen und Selbständige sowie Büroausstattung ohne die traditionellen Verpflichtungen und Kosten, die normalerweise damit verbunden sind.
Weitere überzeugende Zahlen sind:
- In den USA befinden sich 18,3 % aller Co-Working-Spaces der Welt.
- Der Coworking-Markt in den USA soll zwischen 2022 und 2027 eine CAGR von mehr als 11 % verzeichnen.
- Nahezu drei Viertel aller Co-Working-Spaces weltweit werden innerhalb von zwei Jahren nach dem Start profitabel.
- Statista schätzt, dass es bis Ende 2024 weltweit 41.975 Co-Working-Spaces geben wird.
- Laut der weltweiten Umfrage zum Stand der Arbeit im Homeoffice 2023 zahlen 22 % der Unternehmen für Coworking-Mitgliedschaften und 38 % der Befragten wünschen sich, dass ihre Unternehmen die Kosten übernehmen oder diese Option anbieten.
- Weltweit wird erwartet, dass der Markt für Co-Working-Spaces bis 2025 um $ 13,35 Milliarden wächst, also jährlich um 11 % gegenüber 2021.
Für Unternehmer in den USA ist klar: Ein Co-Working-Space kann bei guter Führung ein erfolgreiches Vorhaben sein.
Wenn Du daran interessiert bist, diese Art von Geschäft aufzubauen und zu betreiben, erklärt Dir dieser Leitfaden, wie Du das auf die profitabelste und nachhaltigste Weise tun kannst.
4 SCHRITTE ZUM ERFOLGREICHEN MANAGEMENT EINES CO-WORKING-SPACE
Nutze diese Tipps, um den Weg dorthin zu entwickeln und Dein Unternehmen aufzubauen:
Schritt 1. Mit einem Geschäftsmodell für den Co-Working-Space beginnen
Der erste Schritt besteht darin, ein solides Geschäftsmodell zu entwickeln. Die drei wichtigsten Aspekte dabei sind: Dein Alleinstellungsmerkmal per USP, Deine Einnahmequellen und Deine Kosten.
Entwickele einen USP
Die Zahl der Co-Working-Spaces wächst, daher musst Du Dich von der Konkurrenz abheben. Konzentrieren Dich auf die folgenden Punkte, um Deine Alleinstellungsmerkmale für einen USP zu entwickeln:
Definiere Deine Zielgruppe: Denke an die konkreten Branchen, die Du mit Deinem Space bedienen möchtest, etwa Start-ups, Freelancer, digitale Nomaden oder kleine Unternehmer. Du kannst Deine Zielgruppe auch nach Alter, Beruf und weiteren Faktoren eingrenzen. Vielleicht soll Dein Space ältere Berater, freiberufliche Autoren und Journalisten aller Altersgruppen oder Designer und Programmierer ansprechen.
Definiere Dein Geschäftsmodell: Willst Du „Hot Desks“ anbieten, die nach dem Prioritätsprinzip vergeben werden, wo derjenige, der zuerst kommt, zuerst einen Platz erhält nach dem „First-Come-First-Served-Prinzip“. Oder setzt Du auf ein Hoteling-Modell, bei dem Personen Schreibtische im Voraus reservieren? Dabei bist Du nicht auf einen Ansatz beschränkt und könntest also sowohl Hot Desking als auch Hoteling anbieten, um Besucher von außerhalb und Deine regelmäßigen Mitglieder gleichermaßen zu bedienen.
Biete kosteneffiziente Lösungen an: Biete Lösungen an, die zu den Budgets Deiner Zielgruppe passen. Unternehmen, die Deinen Co-Working-Space nutzen, haben in der Regel größere Budgets und möglicherweise mehr Anforderungen als einzelne Freelancer oder Menschen, die geschäftlich reisen.
Biete verschiedene Lösungen an, wie etwa Pakete mit Hot Desking, kostenlosem WLAN, unbegrenztem Kaffee sowie der Nutzung von Küche und Gemeinschaftsbereich für Menschen mit kleinerem Budget. Für Start-ups oder kleine Unternehmen kannst Du ein Paket mit Arbeitsplätzen, Büro-Nutzung, zweiwöchentlichem Zugang zu einem Besprechungsraum, Zugang zu Küche und Gemeinschaftsbereich, verschiedenen Annehmlichkeiten und unbegrenztem Kaffee zusammenstellen.
Schaffe einen funktionalen Arbeitsbereich: Planen und gestalte Arbeitsplätze und einfach buchbare Konferenz- und Besprechungsräume, die vollständig mit Möbeln, Ausstattung, Küche und anderen Annehmlichkeiten ausgestattet sind, die Deine Zielgruppe ansprechen, sowie mit einer zuverlässigen Internetverbindung und gemeinsamen Services.
Wenn Deine Zielgruppe überwiegend aus Einzelpersonen oder kleinen Gruppen von Freelancern besteht, schätzen diese vielleicht eine Mischung aus Gemeinschaftsbereichen und ruhigen Zonen, Networking-Möglichkeiten und 24/7-Zugang zu Deinem Co-Working-Space. Wenn Du Dich auf Personal aus dem Bereich „Homeoffice“ konzentrierst, dann stelle sicher, dass Du eine stabile Internetverbindung, eine Coworking-Lounge und unbegrenzten Kaffee anbietest. Oder wenn Du Dich auf kleine Unternehmen fokussierst, biete zukunftssichere Technologie, schlanke Betriebskosten und ein entspanntes Facility-Management an.
Baue eine Community auf: Ermutige Fachleute mit ähnlichem Hintergrund dazu, miteinander zu interagieren, Wissen zu teilen und zusammenzuarbeiten. Das kann auf unterschiedliche Art und Weise geschehen, etwa durch regelmäßiges geselliges Beisammensein, Networking-Veranstaltungen oder Büro-Treffen sowie durch Mentoring-Programme.
Wenn Du mehrere Buchungsarten in demselben Space verwaltest, kann unser Leitfaden zu den drei Terminbuchungskalendertypen und zur Verbindung mehrerer Terminbuchungskalender Dir helfen, Deine Terminbuchungsabläufe besser zu organisieren.
Ermittle Deine Einnahmequellen
Die wichtigste Einnahmequelle von Co-Working-Spaces sind die Mitgliedschaften, die sie an Einzelpersonen und Unternehmen verkaufen. Zusätzlich zu längeren Mitgliedschaften verkaufen manche Spaces auch Tagesangebote, bieten Zusatzservice an und/oder gehen potenziell lukrative Partnerschaften ein.
Denke an Einnahmequellen wie:
Mitgliedsbeiträge: Biete verschiedene Mitgliedschaftsoptionen an, etwa täglich, monatlich und jährlich.
Du kannst so auch unterschiedliche Modelle der Mitgliedschaft erstellen, zum Beispiel:
- Basis-Mitgliedschaft für 30 € pro Monat, die einen Tag Anwesenheit pro Monat und den vollen Zugang zu allen Annehmlichkeiten beinhalten.
- Vollzeit-Mitgliedschaft für 300 € pro Monat, die einen festen Schreibtisch umfassen, an dem Mitglieder ihre Sachen einschließen und stehen lassen können, sowie vollen Zugang zu allen Annehmlichkeiten.
- Ein Wochenend-Paket für 150 € pro Monat mit unbegrenztem Zugang zu Hot Desks nur an Wochenenden, vollem Zugang zu allen Annehmlichkeiten, Rabatte für Veranstaltungen und Besprechungsräume oder Hot-Desk-Mieten unter der Woche.
Zusätzlicher Service: Überlege, welche Zusatzleistungen Du anbieten willst und wie viel Du dafür berechnen kannst. Dazu gehören etwa Konferenz- und Besprechungsräume. Solche Zusatzangebote können Deinen Co-Working-Space von der Konkurrenz abheben. Du kannst noch weiter gehen und Service-Angebote, wie Flughafenabholungen und -fahrten, persönliche Assistenten, einen Hausmeister- und Reinigungsservice, Offsetdruck, alkoholische Getränke sowie Speisen und Getränke anbieten.
Mögliche Partnerschaften: Versuche, mögliche Partnerschaften mit Anbietern technischer Ausstattung, Caterern, Kaffee- und Snackmarken und sogar kleinen Fitnessstudios zu finden. Wenn Du in der Nähe ein Fitnessstudio als Partner gewinnst, kann dieses entweder einen kleinen Gym-Raum in Deinem Co-Working-Space einrichten, oder Deine Mitglieder können dort eine Stunde pro Tag trainieren oder eine vergünstigte Mitgliedschaft erhalten.
Gehe realistisch mit den Kosten um
Auch wenn solche Vorhaben mit relativ niedrigen Startkosten verbunden sein können, ist es wichtig, die Kosten für die Gründung eines Co-Working-Space realistisch einzuschätzen. Hole Dir Angebote für Kosten ein wie Bauarbeiten, Ausstattung, Büromöbel, IT-Infrastruktur und Software, Lizenzen und Genehmigungen, Nebenkosten, Gehälter, Marketing und Werbung, Internetanschluss, Versicherungen und Rechtskosten.
Diese Liste gibt Dir eine Vorstellung von den möglichen Kosten für die Einrichtung dieser Art von Business in den USA:
Miete
$ 2.163–$ 7.000 pro Monat, was Folgendes umfassen kann:
- Grundmiete
- Anfangskaution
- Nebenkosten
- Verwaltungs- oder Instandhaltungsgebühren
Strukturelle Renovierungen
$ 465-$ 518 pro Quadratfuß für Arbeiten wie:
- Reparaturen am Fundament
- Erweiterungen der Fläche
- Umstrukturierungen von Wänden
Diese Kosten können sogar noch höher ausfallen, wenn Du die Hilfe eines Statikers in Anspruch nimmst. Das kann zusätzlich bis zu $ 15.000 kosten, dazu Stundenhonorare von bis zu $ 250 und eine Baugebühr zwischen 5 % und 10 %.
Büromöbel und Design
$ 1.000–$ 1.500 pro Quadratmeter für eine Innenausstattung, einschließlich:
- Neue Böden und Schreibtische
- Neue Sofas und Bürostühle
- Moderne Beleuchtung und Lampen
Infrastruktur und Technologie
$ 2–$ 4 pro Quadratfuß für ein Netzwerksystem plus Ausrüstung für:
- Desktop-Computer und Monitore
- Videokonferenz-Ausrüstung
- Scanner und Drucker
Versicherung
$ 340,75 pro Monat für eine Basisabdeckung, die Folgendes umfasst:
- Sachversicherung
- Haftpflicht- und Vermögensversicherung
- Brandschutz und physische Sicherheit
- Datensicherheit und Datenschutz
Rechtliche und administrative Einrichtung
$ 200–$ 1.000 pro Stunde für Anwaltskosten für Unterstützung bei:
- Unternehmensanmeldung
- Gewerbeanmeldung
- Einhaltung von Steuerregeln
- Ausarbeitung von Mitgliedschafts- oder Mietverträgen
Marketing und Branding
$ 22.260 (oder 5 % Deines Umsatzes) zur Deckung von Ausgaben wie:
- E-Mail-Marketing
- Newsletter
- Werbung in sozialen Medien
- Suchmaschinenoptimierung (SEO)
Annehmlichkeiten, Bürobedarf und Wartung
Die Kosten variieren je nach Deiner Auswahl, zum Beispiel:
- Reinigungsdienste
- Wasserspender
- Verkaufsautomaten
- Parkplätze
- Kostenloser Kaffee und Snacks
Schritt 2. Standort und Design von Deinem Co-Working-Space richtig wählen
Mache Dir Gedanken über den Standort und das Design von Deinem Co-Working-Space, denn diese Elemente können die Entscheidung potenzieller Mitglieder beeinflussen, ob sie einen Vertrag bei Dir abschließen. Standort und Design sind nicht nur entscheidende Faktoren, sondern wirken sich außerdem auf das Gesamterlebnis der Menschen aus, die Deinen Co-Working-Space nutzen.
Wenn Deine Zielgruppe vor allem aus Freelancern besteht, bevorzugen diese vielleicht einen ruhigen, gemütlichen, eher vorstädtischen Raum. Schnell wachsende Tech-Start-ups, die später vielleicht ein langfristiges Büro finden möchten, bevorzugen dagegen möglicherweise einen Co-Working-Space in einem leicht erreichbaren, belebten urbanen Gebiet mit vielen Networking- und Geschäftsmöglichkeiten.
Der gewählte Standort sollte gut erreichbar sein und in der Nähe von Annehmlichkeiten wie Restaurants, Geschäften und Fitnessstudios liegen. Zudem sollte er sicher sein und sich in einem Gebiet mit einer lebendigen Umgebung aus Unternehmen, Start-ups und Selbständigen befinden. Du kannst Gebiete durchsuchen, indem Du Dir ansiest, wo andere Co-Working-Spaces liegen und wer sie nutzt und welche Annehmlichkeiten in der Nähe sind. Verbringe etwas Zeit damit, durch diese Viertel zu fahren oder zu gehen, und recherchiere anschließend weiter auf Google Maps.
Dein Co-Working-Space sollte ein offenes, flexibles Layout mit frei nutzbaren Zonen, Gemeinschaftsflächen und Besprechungsräumen haben sowie eine Mischung aus Arbeitsplätzen für Hot Desking, festen Schreibtischen, privaten Büros und Lounge oder gemütlichen Bereichen. Integriere Annehmlichkeiten wie eine Gemeinschaftsküche, Druck- und Scanmöglichkeiten, private Telefonkabinen und Besprechungsräume mit hochwertiger AV-Ausstattung. Stelle sicher, dass Dein Co-Working-Space natürliches Licht, Grünflächen und eine stimmige Markenidentität bietet, die sich durch Branding-Elemente und Interior Design ausdrückt.
Schritt 3. Beachte Gesetze und Vorschriften
Die gesetzlichen Anforderungen zu verstehen, um die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen, ist die Basis für Deinen Co-Working-Space. Das solltest Du wissen, um Deinen Co-Working-Space erfolgreich führen zu können. Dazu gehören:
- Interne Regeln und Richtlinien zu Haftung, verspäteten Zahlungen, Lärm und einem Verhaltenskodex für Mitarbeitende und Mitglieder.
- Eine geeignete Rechtsform für Dein Unternehmen, etwa Einzelunternehmen oder GmbH-ähnliche Konstruktionen.
- Alle lokalen Lizenzen oder Genehmigungen, die für den Betrieb eines Co-Working-Space erforderlich sind.
- Die korrekte Anmeldung Deiner Geschäftstätigkeit.
- Eine Unternehmensversicherung.
- Umfassende Mitgliedschaftsverträge.
Schritt 4. Wichtige Strategien für effektives Management umsetzen
Wenn Du das Fundament gelegt hast, ist es an der Zeit, Dich damit auseinanderzusetzen, wie man einen Co-Working-Space im Alltag erfolgreich führt.
Lass Dich von Deiner Vision leiten: Lass Deine Mission zur Vision Deines Co-Working-Space werden, Deine Entscheidungen leiten und die Kultur und Atmosphäre des Co-Working-Spaces prägen, damit Du Deine Zielgruppe besser bedienen kannst.
Beispielsweise ist Regus‘ Mission, Millionen von Menschen jeden Tag einen guten Arbeitstag zu ermöglichen. Der Anbieter flexibler Arbeitsräume glaubt daran, Unternehmen Wahlmöglichkeiten, Flexibilität und Zugang zu einer lebendigen Community zu bieten. Die Mission von Hub Coworking Hawaii ist es, verschiedene Räume zu schaffen, in denen sich unterschiedliche Menschen sicher und wohlfühlen, produktiv sein können und inspiriert werden, Gutes für Hawaii zu tun.
Stelle die richtigen Leute ein: Stelle ein Team mit hervorragenden Kommunikationsfähigkeiten zusammen, das gemeinschafts- und kundenorientiert arbeitet. Stelle sicher, dass sie in ihren jeweiligen Aufgaben geschult sind, die Vision und Mission von Deinem Co-Working-Space verstehen und aufmerksam, hilfsbereit sind und schnell agieren.
Bevor Du mit dem Einstellungsprozess beginnst, solltest Du die Anforderung von Deinem Co-Working-Space in den Ausschreibungen berücksichtigen. So ermitteltst Du am besten die wichtigsten zu besetzenden Positionen. Zu den wichtigsten Positionen zählen beispielsweise ein Community-Koordinator, ein IT-Leiter, ein Markenbotschafter oder Marketingmanager, ein Assistent für den operativen Betrieb sowie ein Assistent für die Mitgliederakquise.
Erstelle umfassende Stellenprofile, sobald Du die Schlüsselpositionen ermittelt hast. Beschreibe die Aufgabenbereiche und lege klare, messbare Erwartungen fest. Wenn Du die Stellenprofile fertiggestellt hast, schalte die Stellenanzeigen auf verschiedenen Plattformen wie Indeed oder LinkedIn, im Bereich „Karriere“ oder im Bereich „Bei uns arbeiten“ Deiner Website, in Deinen Social-Media-Kanälen, in Coworking-Foren und in Community-Kanälen.
Nutze die folgenden Tipps, um neue Mitarbeiter einzuarbeiten:
- Plane eine Überraschung für ihren ersten Tag, zum Beispiel ein gemeinsames Mittagessen.
- Gestalte den Empfang persönlich, etwa indem Du sie durch den Co-Working-Space führst und Deinem Team vorstellen.
- Erhöhe die Interaktion mit Deiner direkten Führungskraft.
- Organisiere eine Teambuilding-Übung mit spielerischen Aktivitäten als Eis-Brecher.
- Gib den neuen Mitarbeitern Kopien und Erklärungen ihrer Stellenbeschreibungen.
- Sei ansprechbar und melde Dich während des Onboardings regelmäßig bei ihnen.
Technologie gezielt nutzen: Verwende Technologie, um Management und Verwaltung zu vereinfachen und Deinen Mitgliedern alles zu bieten, was sie von einem seriösen Co-Working-Space erwarten. Automatisiere administrative Aufgaben wie Raumreservierungen, Abrechnung und Mitgliederregistrierung mit Coworking-Management-Software.
SuperSaaS ist eine dieser Technologien. Du kannst diese Lösung nutzen, um Annehmlichkeiten wie Ausstattung und Besprechungsräume zu planen, Buchungsregeln und Stornierungsrichtlinien festzulegen, Wartelisten zu erstellen und zu nutzen, Events zu definieren, E-Mail- oder SMS-Bestätigungen und -Erinnerungen anzupassen, Zahlungsoptionen zu integrieren und Reservierungen auf Mitglieder zu beschränken. Du kannst außerdem den Look an Dein Branding anpassen und einen SuperSaaS-Button oder einen Terminbuchungskalender auf Deiner Website integrieren.
Stelle den Mitgliedern vielseitige und moderne Hot-Desking-Lösungen sowie robuste Online-Plattformen für Meetings, Kommunikation und gemeinsame Ressourcennutzung zur Verfügung. Statte Gemeinschaftsbereiche mit fortschrittlichen Tools aus, die eine nahtlose Zusammenarbeit auch mit Konferenzen ermöglichen.
Denke zum Beispiel an eine Integration von Technologien wie Neat Frame und Neat Bar, die hochwertige Videokonferenzen und interaktive Display-Funktionen bieten, um sowohl virtuelle als auch persönliche Meetings zu verbessern.
Diese Tools können die Terminplanung für Veranstaltungen vereinfachen, die Kommunikation effizienter machen und insgesamt ein besseres Erlebnis für Deine Mitglieder schaffen.
Regelmäßig evaluieren und anpassen: Kommuniziere mit Mitgliedern über eine CRM-Plattform und sammele regelmäßig Daten zu finanzieller Leistung und Auslastung, um Feedback zu erhalten. Du kannst zudem CRM-Interaktionen und -Kommunikation verfolgen, um herauszufinden, wo Du Dein Angebot verbessern kannst.
Darüber hinaus sind Umfragen und Fragebögen hervorragende Mittel, um Deine Zielgruppe kennenzulernen, Feedback und Meinungen der Mitglieder zu sammeln und Beziehungen aufzubauen. Diese sind als Formulare einfach umzusetzen, und Du kannst gezielte Fragen stellen, um die Antworten zu erhalten, die Du benötigst. Nutze die Vorschläge der Mitglieder und die von Dir gesammelten Daten, um Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren und Änderungen oder Anpassungen vorzunehmen, die den sich wandelnden Anforderungen Deiner Zielgruppe entsprechen.
Einen Co-Working-Space schaffen, der nachhaltigen Erfolg fördert
Zu wissen, wie man einen Co-Working-Space erfolgreich führt, erfordert Vorbereitung, kontinuierliches Lernen und Anpassung. Ordnung zu schaffen passiert nicht über Nacht, aber mit den richtigen Werkzeugen, Plattformen und Systemen kannst Du Deinen Co-Working-Space in Betrieb nehmen und sicherstellen, dass er den Mitgliedern alles bietet, was sie für ein reibungsloses Arbeiten brauchen.
Nutze die Informationen in diesem Leitfaden, um einen einzigartigen Co-Working-Space zu schaffen, in dem Einzelpersonen und Unternehmen gedeihen können.
Erfahre in diesem kurzen Video, wie Du ein Reservierungs- oder Vermietungssystem einrichten kannst: