Wer ist Mosaic Erie, und warum solltest Du diese Fallstudie lesen?
Mosaic Erie wurde im Oktober 2017 von Chris & Christine gegründet. Mosaic Erie (MoE) wurde als Fotostudio für Gruppen gegründet. Um das Problem der Raummiete für kurze Zeiträume zu lösen und Einzelpersonen oder kleinen Unternehmen die Möglichkeit zu geben, den gemeinsamen Raum für die Durchführung von Kursen/Workshops reservieren zu können. Das ist die Geschichte, wie MoE die Online-Terminplanung nutzte, um ihre Buchungsverfahren zu automatisieren und die Effizienz des Unternehmens zu steigern.
Wenn Du wissen möchtest, wie Du Deinen eigenen Online-Buchungsplan für Deine Kurse, Workshops, Veranstaltungen oder Raumvermietungen aufbauen kannst, dann findest Du unten alle notwendigen Schritte aufgelistet, die Dir erklären, wie Du das SuperSaaS Online-Terminplanungssystem zur Automatisierung Deines Unternehmens einsetzen kannst.
Warum war Mosaic Erie auf der Suche nach einem Online-Terminplanungssystem?
Schon wenige Wochen nach dem Start seines Unternehmens erhielt MoE eine Flut von Anfragen zu Raumverfügbarkeit, Mietpreisen, Buchungsverfahren, Unterrichtszeiten und freien Plätzen. Als die Zahl der Buchungen zunahm, wurde die manuelle Verwaltung der Kurspläne per Telefon und E-Mail zu einer mühsamen und zeitintensiven Aufgabe. Dieser wachsende Arbeitsaufwand brachte MoE dazu, die Automatisierung des gesamten Planungsprozesses zu prüfen. Nach Prüfung der Optionen entschied sich MoE für SuperSaaS als Online-Terminplanungssoftware zur Verwaltung der Kursbuchungen und der Raumvermietungslösung. Das ultimative Ziel: Das Buchungssystem sollte flexibel, benutzerfreundlich und transparenter werden.
Die Lösung: Eine Online-Raumvermietung & Kursbuchung Terminplan
Schritt 1: Die Anforderungen verstehen
Der erste Schritt zur Lösung eines Problems besteht darin, das Problem genau zu verstehen und mögliche Lösungen zu finden. MoE kam zu dem Schluss, dass die bestmögliche Lösung für das Problem darin bestand, zwei getrennte Planungssysteme zu schaffen. Erstens einen Terminplan zur Verwaltung individueller Buchungen für gemeinsam genutzte Räume. Und zweitens einen Terminplan für Studenten, in dem sie die verfügbaren Kurse und Workshops einsehen und buchen können.
Schritt 2: Für jede Anforderung einen Planungstyp auswählen
SuperSaaS bietet drei Typen als Kalenderplan für Terminbuchung online an für unterschiedliche Anwendungen, Situationen und Unternehmen. Die Auswahl für den zu den Anforderungen am besten passenden Terminbuchungskalender ist einer der wichtigsten Schritte bei der Einrichtung des Online-Terminbuchungssystems SuperSaaS.
Terminbuchungskalender für die Vermietung von Raum. Ein Ressourcenplan ist ein Terminbuchungskalender, der sich an einzelnen Personen oder Veranstaltungen orientiert. Da der für Reservierungen verfügbare Raum eine begrenzte Ressource ist und nur für bestimmte Zeiträume zur Verfügung steht, hat MoE einen Ressourcenplan als Lösung für die Raumvermietung geschaffen.
Kurs/Workshop Buchungskalender. Ein Kapazitätsplan ist ein Terminbuchungsplan, der sich am besten für Veranstaltungen mit Gruppen, wie Kurse und Workshops, eignet. Jeder der Kurse/Workshops von MoE hat einen anderen Preis mit einer anderen Anmeldekapazität, und deshalb hat MoE einen Kapazitätsplan für die Verwaltung von Kursen und Workshops erstellt.
Schritt 3: Konfiguration des Buchungsprozesses für Endbenutzer
Sobald die Kalenderplantypen ausgewählt und konfiguriert waren, war die Einrichtung abgeschlossen, und das MoE musste als Nächstes den eigentlichen Buchungsprozess für die Benutzer anpassen, wie in der folgenden Abbildung dargestellt:
Bild 1: Buchungsprozess für MoEs Buchungen für Raumvermietung
Sollen die Nutzer wiederholte Buchungen vornehmen dürfen oder nicht? Dürfen sich die Nutzer in eine Warteliste eintragen, falls eine Reservierung storniert wird? Wie sind die Öffnungszeiten? Müssen Buchungen bezahlt oder genehmigt werden? Kann der Nutzer den Rabattcode anwenden, um Angebote zu erhalten? Müssen neue Termine bestätigt werden? An wen? Wie oft sollte MoE Erinnerungs- und Follow-up-E-Mails verschicken? Wohin wird der Benutzer weitergeleitet, wenn die Buchung abgeschlossen ist? SuperSaaS bietet eine exakte Kontrolle über jeden dieser Aspekte des Buchungsprozesses, und MoE hatte viele dieser Fragen zu beantworten, um einen gut definierten Prozessablauf für seinen SuperSaaS-Kalender zu erstellen.
Nachdem die Anpassungen für den Terminbuchungsplan für die Miete des Raums abgeschlossen waren, erstellte MoE den zweiten Kalender für die Planung von Kursen und Workshops für Studenten.
Der zweite Buchungsplan sollte es den Studenten ermöglichen, die von Mosaic Erie durchgeführten Kurse und Workshops buchen zu können. Sollen sich die Kurse täglich, wöchentlich, zweiwöchentlich, monatlich nach Datum oder monatlich nach Tag wiederholen, jeweils bis zu einem bestimmten Enddatum? Was ist die Obergrenze für jeden Kurs/jeden Workshop? MoE beantwortete diese wichtigen Fragen, um einen leistungsfähigen und hochgradig personalisierten Terminbuchungskalender mit einem Buchungsprozess, wie unten dargestellt, zu erstellen:
Bild 2: Buchungsprozess für die Planung von Kursen und Workshops von MoE
Schritt 4: Zahlung einrichten
Um Bezahlungen von Benutzern für die Kurse und Workshops anzunehmen, richtete MoE seine Zahlungslösung für den Online-Zahlungserfassungsmodus ein. MoE experimentierte mit den flexiblen Zahlungsmethoden von SuperSaaS und passte seine Zahlungseinstellungen an. Er entscheidet sich dabei Guthaben-Pakete anzubieten für bestimmte Artikel und exklusive Rabatte und Sonderangebote zu erstellen, um neue Kunden zu bekommen.
Schritt 5: Teste den Terminbuchungskalender als Endbenutzer
Nachdem die Einrichtung des Terminbuchungskalenders abgeschlossen war, testete MoE die Ansicht und Funktion des Buchungskalenders, die wie folgt aussieht:
Bild 3: Externe Kalenderansicht von MoE mit den Angaben, die MoE von seinen Nutzern anfordert
In dem Beispiel des englischsprachigen Online-Terminbuchungskalenders werden folgende Informationen vom Kunden bei der Buchung abgefragt:
- Wann? (Datum von bis)
- Vollständiger Name
- Telefonnummer
- Gutschein Kode
- Auswahl des gemieteten Raums aus einer Liste
- Soll die Buchung wiederholt werden? (Auswahl aus einer Liste)
Schritt 6: Teilen des Terminbuchungskalenders um mit der Buchung zu beginnen
Um den Zugang zu Buchungen zu erleichtern, teilt MoE seinen Online-Terminplanungskalender in den Werbeinhalten, auf seiner Website und den sozialen Medienplattformen. Hier ist ein Beispiel dafür, wie MoE einen Link zum Terminbuchungskalender mit Benutzern und seinen Followern in den sozialen Medien teilt:
Abbildung 4: MoE teilt einen Link zu seinem Online-Terminplanungssystem auf der Facebook-Seite
Der Wechsel zur Online-Terminplanung brachte MoE mehrere Vorteile
Innerhalb weniger Stunden verwandelte MoE seinen gesamten Buchungsprozess in ein vollständig automatisiertes, professionelles und einfach zu bedienendes Online-Terminbuchungssystem. Der Planungsprozess ist jetzt für das Team von MoE, die Einzelpersonen oder Unternehmen und die Schüler klarer und einfacher. Durch die Verlagerung ihrer Terminbuchungen auf ein Online-System kann MoE seinen Benutzern jetzt mehr Flexibilität und eine Verfügbarkeit rund um die Uhr bieten. MoE hat außerdem Kosteneinsparungen von bis zu 80 % dank besserer Informationsweitergabe an den richtigen Stellen. Zusätzlich gewinnt er eine Zeitersparnis von bis zu 20 % und insgesamt ein Geschäftswachstum durch Marketing-Werkzeuge wie Erinnerungs-E-Mails, die No-Shows und Terminausfälle reduzieren.
Was ist SuperSaaS?
SuperSaaS ist ein Online-Terminbuchungssystem, das flexibel, zugänglich und stark anpassbar ist. Zu den wichtigsten Funktionen gehören schnelle und unkomplizierte Buchungen, benutzerfreundliche Anpassung, mobile Kompatibilität, Integrationen mit Google Kalender und Outlook sowie Zahlungsabwicklung.
SuperSaaS kann von Schulen, Universitäten, Fotografen, Therapeuten, medizinischen Einrichtungen, Anbietern von Haustierpflege, Trainern und ähnlichen auf Unterricht basierenden Unternehmen, Yogalehrern, Personal Trainern, Kochschulen, Reiseunternehmen und Anbietern von Touren, Autowartung, Fitnessstudios, Freizeitanbietern, Hotel-/Gästeunterkünften, Schönheitssalons, Reparaturfachleuten, Finanzdienstleistungen, Geschäften und vielem mehr genutzt werden. Das System eignet sich für viele Anwendungen wie Besprechungsraum-Buchungen, die Planung von Vorstellungsgesprächen, Vermietung, Sportplatz-Buchungen und vieles mehr.
Du kannst die vollständige Fallstudie herunterladen, um die detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitung zu sehen, wie MoE SuperSaaS eingesetzt hat, um sein Terminbuchungssystem einzurichten.
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