Den Überblick über all Aufgaben zu behalten, erscheint manchmal als Herausforderung. Deshalb ist es eine gute Idee online Möglichkeiten zur Aufgabenverwaltung zu finden. Damit kannst Du den Überblick über alle Deine Aufgaben mithilfe einer der vielen Softwareangebote für das Aufgabenmanagement behalten.
Software für Aufgabenmanagement integrieren
Aus diesem Grund hat SuperSaaS einige Vorlagen zur Integration erstellt, die Prozesse für Dich automatisieren können. Damit kannst Du Prozesse für das Aufgabenmanagement mit Asana, Todoist und Things automatisieren. So kann jeder neue Termin, der in Deinem Online-Terminbuchungskalender von SuperSaaS erstellt wird, einen Prozess für eine Aufgabe in der von Dir gewählten Software auslösen.
Wenn Du zuerst einen Überblick über alle Integrationsmöglichkeiten erhalten willst, ist die Seite Webhooks und APIs ein guter Ausgangspunkt.
Webhooks
Wir haben bereits über die wunderbaren Möglichkeiten von Webhooks gesprochen. Webhooks bieten die Möglichkeit für eine Anwendung, in Echtzeit mit einer anderen verbundenen Anwendung zu kommunizieren und Prozesse auszulösen. Bei SuperSaaS erstellen wir diese Verbindungen über die Programme Zapier und Make, mit denen Du problemlos die Kommunikation zwischen mehreren Tools in Echtzeit einrichten können.
Wenn Du tiefer einsteigen möchtest, erklärt unser Leitfaden zu Webhooks und APIs, welche Verbindungsoptionen es gibt.
Jetzt haben wir ein paar neue Vorlagen für Dich hinzugefügt, die Deine Aufgabenliste automatisch aktualisieren.
Die Webhooks erstellen eine neue Aufgabe bei einem der Anbieter für Software zur Aufgabenverwaltung. Alle grundlegenden Schritte sind abgedeckt. Darüber hinaus kannst Du aber die Einstellungen der Software zur Aufgabenverwaltung an Deine Wünsche und Bedürfnisse anpassen.
Dem Aufgabenmanagement Notizen hinzufügen
Du kannst dem Aufgabenmanagement Deine eigenen Notizen hinzufügen. Diese Notizen können Aufgaben anstoßen, wenn eine E-Mail als Erinnerungsnachricht von SuperSaaS gesendet wird. Oder Du kannst die Aufgabe an eine bestimmte Person senden lassen.
So funktioniert es
Im folgenden Beispiel wollten wir für jeden gebuchten Besprechungsraum eine Aufgabe erstellen, und die Aufgabe sollte Notizen zu allem enthalten, was in diesem bestimmten Besprechungsraum eingerichtet werden musste. Mit der Einrichtung der Integration, entweder in Zapier oder Make, läuft der automatisierte Prozess der Informationsweitergabe so ab:
- Ein Benutzer geht zu unserem Online-Terminbuchungskalender und bucht einen Termin für den gewünschten Besprechungsraum mit allen besonderen Wünschen im Detail (z. B. Kaffee oder Tee, Mittagessen oder Snack usw.).
- Die Informationen werden an Zapier oder Make gesendet, und diese leiten die Informationen an das verwendete Aufgabenverwaltungstool weiter.
- Das Aufgabenverwaltungstool erstellt eine Aufgabe mit allen Details aus dem Termin.
Es gibt weitere Beispiele dafür, wie hilfreich diese Integrationen für reibungslose Abläufe sind. So wollten wir zum Beispiel dem Reinigungspersonal mitteilen, wenn zwischen zwei Besprechungen im Raum eine Pause ist, damit es hineingehen, den Raum reinigen und ihn für die nächste Veranstaltung wieder herrichten kann. Das lässt sich einfach so umsetzen:
- Die im SuperSaaS-Terminbuchungskalender gebuchten Besprechungen haben eine festgelegte Anfangs- und Endzeit.
- Die Informationen zur Uhrzeit werden an Zapier oder Make gesendet, und diese übermitteln die Details an das Tool.
- Das Aufgabenmanagement-Tool erstellt eine Aufgabe mit allen Informationen des Termins.
- Das Aufgabenverwaltungstool sendet dem Reinigungspersonal 30 Minuten vorher eine Benachrichtigung über das Ende des Meetings und gibt ihm so genug Zeit, Material zu holen und den Raum vorzubereiten.
Ein weiteres Beispiel könnte die Planung für einen Kunstkurs betreffen. Es ist sehr wichtig, dass der Kunstlehrer rechtzeitig darüber informiert wird, wie viele Personen am Kurs teilnehmen werden und wie viele Leinwände oder andere Materialien er möglicherweise benötigt. Dafür gibt es jetzt eine einfache Möglichkeit über die Integration mit dem Aufgabenverwaltungstool:
- Der Kunstlehrer stellt seinen SuperSaaS-Terminbuchungskalender so ein, dass 48 Stunden vor dem Kurs keine Reservierungen mehr angenommen werden.
- Die geplanten Teilnehmerzahlen werden dem Kunstlehrer sowie eine Erinnerung, Kunstmaterial zu kaufen, über die Zapier- oder Make-Integrationen mit Asana gesendet.
Ziemlich einfach, oder? Diese Integration ist besonders nützlich, um wiederkehrende Aufgaben wie Vorbereitungsarbeiten zu verfolgen. Du kannst Standard-Hinweise in die Aufgabe einfügen, die jedes Mal erscheinen. Zum Beispiel können übliche Anweisungen zu Aufbau und Ablauf aufgeführt werden.
Einige der Aufgabenverwaltungstools erlauben auch, ein bestimmtes Teammitglied mit der Aufgabe zu verknüpfen, sodass nur diese Person über die Aufgabe in ihrem Posteingang benachrichtigt wird. Du kannst je nach verwendetem Aufgabenverwaltungstool weitere benutzerdefinierte Optionen hinzufügen oder ändern. Klicke auf einen der untenstehenden Links, um mit der Einrichtung Deiner gewünschten Integration zu beginnen.
Zapier
Mit einem Zapier-Konto können Sie die Integrationen finden, die SuperSaaS für die Aufgabenplanung anbietet. Sie können beginnen, indem Sie einen dieser Links auswählen, der zu der von Ihnen verwendeten oder künftig gewünschten Aufgabenverwaltungssoftware passt:
Make
Nachdem Du ein Make-Konto erstellt oder Dich angemeldet hast, findest Du die Integrationen, die SuperSaaS für Aufgabenverwaltungstools anbietet. Klicke auf einen der untenstehenden Links, um mit der Verbindung von SuperSaaS zu Deinem bevorzugten Aufgabenverwaltungstool zu beginnen:
Wenn Du Fragen zu SuperSaaS und seinen Integrationen hast, kannst Du Dich gerne an uns wenden.