So verwaltest Du Vermietungen und Reservierungen für viele Ressourcen

Ein einzelner Besprechungsraum oder ein einzelner Therapeut lässt sich leicht planen. Spannender wird es, wenn Du zwanzig Lagerboxen, vierzig Mietfahrräder, hundert Schließfächer oder ein Dutzend Ferienhütten hast. Jede davon muss buchbar sein, Du möchtest auf einen Blick sehen, was frei und was belegt ist, und Buchungen dauern oft Tage oder Wochen statt nur einer Stunde.

Dabei ist es egal, ob Du viele Ressourcen intern verwalten, für externe Partner zur Verfügung stellen willst oder diese zur Vermietung an Kunden zur Verfügung stellen möchtest.

SuperSaaS kommt hervorragend mit vielen Ressourcen zurecht. Allerdings profitiert ein Terminbuchungskalender dann von ein paar zusätzlichen Einstellungen, die ein Terminbuchungskalender mit wenigen Ressourcen nicht braucht.

Dieser Artikel zeigt drei Möglichkeiten, wie viele Ressourcen für die Terminbuchung eingerichtet werden:

• Alle Ressourcen in einem einzigen Terminbuchungskalender zusammenfassen
• Horizontale Ansicht für den besser lesbaren Überblick
• Auswahl für Benutzer erlauben oder Zufall entscheiden lassen

Als Beispiel verwenden wir durchgehend unsere Demo Lagerbox-Reservierungen. Sie enthält fünfzehn Boxen unterschiedlicher Größe mit Reservierungen, die sich über mehrere Tage erstrecken, und eignet sich damit gut als Vorbild für jede Art von Vermietungsgeschäft.

Schritt 1: Alle Ressourcen in einem Terminbuchungskalender zusammenfassen

Die erste Frage ist, welchen der drei Kalendertypen Du verwendest. Für Vermietungen lautet die Antwort fast immer: ein Ressourcenplan. Jede Lagerbox, jedes Fahrrad und jede Hütte wird zu einer Ressource, und eine Buchung blockiert diese Ressource für die Dauer der Miete.

Buchungen können beliebig lang sein in einem Ressourcenplan, sodass eine zweistündige Fahrradmiete und ein sechsmonatiger Lagervertrag problemlos im selben Terminbuchungskalender nebeneinander stehen können.

Du könntest für jede Einheit einen eigenen Terminbuchungskalender anlegen, aber widerstehe dieser Versuchung. Es sei denn, jede Ressource hat andere Zeiten und eigene unregelmäßige Öffnungszeiten.

Austauschbare Ressourcen sollten idealerweise alle in einem einzigen Terminbuchungskalender organisiert sein. Das kannst Du in unserer Dokumentation zum Kombinieren von Terminbuchungskalendern noch genauer nachlesen.

Ein Terminbuchungskalender für alle gleichartigen Ressourcen bietet Dir weitere Vorteile:

• ein Ort für Öffnungszeiten, Preise und Buchungseinschränkungen
• einen Überblick über alle Ressourcen für Dich
• ein Link, den Du an Deine Kunden weitergibst
• Auswahl zwischen einer beliebigen Ressource oder einer bestimmten möglich

Die Anzahl der Ressourcen, die Du einem Terminbuchungskalender hinzufügen kannst, ist nicht begrenzt.

Hier ein paar praktische Tipps, wenn Du viele Ressourcen anlegst in einem Terminbuchungskalender:

• Verwende aussagekräftige Namen. Die Demo nennt ihre Einheiten Box A01 · 25 m², sodass die Größe sichtbar ist, ohne eine Buchung zu öffnen. Bei Fahrrädern könnte das die Rahmengröße sein, bei Hütten die Anzahl der Betten.
• Halte eine logische Reihenfolge ein. Ressourcen werden in der Reihenfolge angezeigt, in der Du sie unter Konfigurieren > Ressourcen festlegst. Gruppiere sie nach Gebäude, Reihe oder Typ, damit sich der Überblick natürlich liest.
• Lege bei Bedarf Preise pro Einheit fest. Unterschiedliche Größen bedeuten meist unterschiedliche Preise. Mit erweiterten Preisregeln kannst Du pro Einheit einen anderen Preis berechnen, Saisontarife hinzufügen oder längere Mietzeiten rabattieren.

Schritt 2: Zur horizontalen Ansicht wechseln

Standardmäßig stellt SuperSaaS die Wochen- und Tagesansicht vertikal dar: Die Zeit verläuft von oben nach unten und jede Ressource bekommt eine eigene Spalte. Das funktioniert gut bei einer Handvoll Ressourcen, aber bei fünfzehn oder mehr werden die Spalten zu schmal, um sie noch lesen zu können, und eine Reservierung von Montag bis Freitag wird in fünf einzelne Stücke aufgeteilt.

Die horizontale Darstellung dreht das um. Jede Ressource bekommt eine eigene Zeile, die Zeit verläuft von links nach rechts und eine mehrtägige Buchung wird zu einem einzigen Balken, der sich über die gebuchten Tage erstreckt. Wie es in unserer Dokumentation zu den Ansichten heißt, ist horizontal nützlich, wenn Du viele Ressourcen hast. Genauso ist die horizontale Ansicht ideal, wenn Buchungen über Mitternacht hinausgehen, wie bei Buchungen, die über mehrere Tage gehen. Bei Vermietungen trifft beides zu.

Zum Umstellen öffnest Du in Deinem Terminbuchungskalender Konfigurieren > Layout. Wähle in der Spalte Optionen neben den Ansichten Monat, Woche und Tag Horizontal statt der Standardeinstellung Vertikal. Wenn Du schon einmal dort bist, lohnt es sich, die Wochenansicht als Standardansicht festzulegen, da die meisten Kunden diese sehen möchten, und alle Ansichten auszublenden, die Du nicht brauchst.

Zwei weitere Einstellungen helfen, wenn die Liste der Ressourcen lang wird:

• Der Ressourcenfilter. Über dem Terminbuchungskalender können Benutzer in einem Drop-down-Menü eine einzelne Ressource auswählen, um nur diese Einheit zu sehen. Wähle in der Demo zum Beispiel Box B03 · 200 m² und sieh Dir an, wie der Terminbuchungskalender auf eine einzige Zeile schrumpft. So kann ein Kunde am schnellsten prüfen, ob die Einheit, die er im Sinn hatte, frei ist.
• Direkte Links zu einer Ressource. Du kannst einen Kunden direkt zu einer bestimmten Einheit schicken, indem Du den Namen der Ressource an die URL des Terminbuchungskalenders anhängst. Wie das geht, erklärt unser Artikel darüber, wie Du Benutzer zu einer bestimmten Ressource leitest.

Wenn Du die horizontale Darstellung einmal brauchst, ohne die Einstellungen zu ändern, hänge ?dir=h an die URL des Terminbuchungskalenders an. Umgekehrt funktioniert ?dir=v ebenfalls. Weitere URL-Tricks findest Du in der Dokumentation.

Beachte, dass Benutzer auf mobilen Geräten weder die vertikale noch die horizontale Wochenansicht sehen. Sie bekommen einen kompakten Monatskalender mit einer Liste der verfügbaren Zeitfenster darunter, was unabhängig von der Anzahl Deiner Ressourcen gut funktioniert.

Schritt 3: Entscheiden, wer die Einheit auswählt

Wenn der Terminbuchungskalender eingerichtet und gut lesbar ist, bleibt noch eine Entscheidung: Wählt der Kunde eine bestimmte Einheit aus, oder möchtest Du ihm eine zuweisen?

Den Kunden wählen lassen

Wenn sich Deine Einheiten in Punkten unterscheiden, die für den Kunden wichtig sind, dann lass ihn selber wählen. Beispielsweise ist einem Lagerkunden wichtig, ob er 25 oder 500 m² bekommt, ein Hüttengast achtet auf die Anzahl der Schlafzimmer und wer ein Fahrrad mietet, möchte die passende Rahmengröße. In diesem Fall reicht der Ressourcenplan völlig aus: Der Kunde öffnet den Terminbuchungskalender, sucht sich eine passende Einheit aus und bucht sie. Genau so funktioniert die Demo.

Eine Einheit automatisch zuweisen

Manchmal sind die Einheiten wirklich identisch, und eine Auswahl sorgt nur für Verwirrung. Unsere Dokumentation beschreibt genau dieses Szenario:

Es stehen 20 identische Artikel für den Verleih zur Verfügung, aber die Kunden sollen einen beliebigen aus der Auswahl der Artikel nehmen, anstatt sich einen spezifischen davon auswählen zu können.

Denk an identische Schließfächer, eine Flotte gleicher Mietfahrräder oder eine Reihe identischer Beamer oder Werkzeuge. Der Kunde möchte nur wissen, dass für seine Daten ein Exemplar verfügbar ist. Welches er bekommt, ist Deine Sache, nicht seine.

SuperSaaS löst das mit gepoolten Ressourcen, indem Du einen Serviceplan über Deinen Ressourcenplan legst:

1. Behalte Deinen Ressourcenplan mit allen einzelnen Einheiten, wie oben beschrieben. Er bleibt Dein administrativer Überblick.
2. Erstelle einen neuen Terminbuchungskalender vom Typ Serviceplan und lege darin eine Dienstleistung an, zum Beispiel „Fahrrad mieten“.
3. Gehe im Serviceplan zu Konfigurieren > Dienstleistungen und verbinde die Dienstleistung mit Deinem Ressourcenplan. Da dieser Terminbuchungskalender mehrere Ressourcen enthält, siehst Du die Option, die Dienstleistung mit Einer von … den Ressourcen zu verbinden.
4. Direkt darunter findest Du die Option Falls mehrere Ressourcen verfügbar sind. Hier legst Du fest, ob der Benutzer selbst eine Ressource wählen kann, ob eine Ressource zufällig ausgewählt wird oder ob die erste verfügbare Ressource in der Reihenfolge des Kalenders vergeben wird.

Deine Kunden buchen dann im Serviceplan. Sie sehen die Verfügbarkeit als eine einzige Einheit: Ein Zeitfenster ist frei, solange mindestens eine der gepoolten Einheiten (Ressourcen) frei ist. Bei der Buchung wählt SuperSaaS eine Einheit für sie aus und blockiert sie im Ressourcenplan, wo Du genau sehen kannst, welches Exemplar an wen gegangen ist. Diese Einrichtung wird im Abschnitt über gepoolte Ressourcen der Dokumentation ausführlich erklärt.

Die Wahl zwischen zufällig und erste verfügbare ist vor allem eine praktische Frage. Bei der ersten verfügbaren wird Deine Liste von oben nach unten aufgefüllt, was praktisch ist, wenn Einheit 1 am nächsten an der Tür bzw. der Ausgabe liegt. Bei zufälliger Auswahl verteilt sich der Verschleiß gleichmäßig über die ganze Reihe der Ressourcen.

Eines solltest Du beachten: Eine Dienstleistung in einem Serviceplan hat eine feste Dauer. Also können Kunden eine Buchung nicht mit einer beliebigen Länge wählen, wie in einem Ressourcenplan. Für Vermietungen legst Du deshalb üblicherweise einige Dienstleistungen mit unterschiedlicher Dauer an, zum Beispiel „halber Tag“, „1 Tag“ und „2 Tage“, die alle mit demselben Pool verbunden sind. Wähle dabei typische Zeitdauereinheiten, die üblich sind für das Verleihen von Deinen Ressourcen.

Beispiel: ein Fahrradverleih mit drei Fahrradtypen

Um das in Aktion zu sehen, wirf einen Blick auf unsere Demo Fahrradverleih. Dahinter stehen drei Ressourcenpläne, einer pro Fahrradtyp: Citybikes, Mountainbikes und E-Bikes. Jeder Ressourcenplan enthält die einzelnen Fahrräder dieses Typs, und dort behält der Fahrradverleih den Überblick darüber, welches Fahrrad gerade bei wem ist.

Diese drei Terminbuchungskalender bekommen die Kunden nie zu sehen. Sie sehen nur den Serviceplan Fahrradverleih, der sie zusammenführt. Seine Dienstleistungen sind nach Fahrradtyp und Mietdauer aufgeteilt, zum Beispiel „Citybike ‑ halber Tag“, „Citybike ‑ 1 Tag“ und „Citybike ‑ 2 Tage“, und jede Dienstleistung ist über Einer von … mit den Fahrrädern im passenden Ressourcenplan verbunden. Wenn ein Kunde „Citybike ‑ 1 Tag“ und ein Datum auswählt, zeigt der Terminbuchungskalender Verfügbarkeit an, solange an diesem Tag mindestens ein Citybike frei ist, und SuperSaaS weist bei der Buchung ein bestimmtes Fahrrad zu.

So bekommst Du das Beste aus beiden Welten: Die Kunden wählen, was ihnen wichtig ist, nämlich den Fahrradtyp und wie lange sie es brauchen, während die Wahl, die für sie keine Rolle spielt, nämlich welches Fahrrad genau, automatisch getroffen wird.

Einen Pool mit anderen Ressourcen kombinieren

Gepoolte Ressourcen lassen sich mit anderen Anforderungen für eine Buchung kombinieren. Die Dokumentation nennt als Beispiel eine Gruppenbuchung für einen Ausflug, für den 5 Fahrräder und ein Führer gebraucht werden, wobei es egal ist, welcher Führer oder welche Fahrräder aus dem Pool ausgewählt werden. Um das einzurichten, fügst Du der Dienstleistung die Option Einer von … einfach mehrmals hinzu, einmal für jedes Fahrrad, und legst die Führer als zweiten Pool an. SuperSaaS bietet dann nur Zeiten an, zu denen fünf Fahrräder und ein Führer gleichzeitig frei sind, und weist sie bei der Buchung zu.

Welche Ansicht wohin gehört

Da der Serviceplan die einzelnen Ressourcen vor dem Kunden verbirgt, spielt die horizontale Darstellung vor allem im Ressourcenplan eine Rolle, wo Du und Deine Mitarbeiter den vollständigen Überblick sehen. In einem Serviceplan ist die Wahl zwischen Vertikal und Horizontal nur für die Monatsansicht verfügbar. Eine typische Einrichtung für identische Mietobjekte sieht daher so aus:

• Ressourcenplan mit horizontaler Wochenansicht, den Du verwendest, um alle Einheiten und ihre Reservierungen zu sehen, und optional auch Kunden, die eine bestimmte Einheit auswählen möchten.
• Serviceplan, verbunden mit dem Pool, den Kunden verwenden, die einfach nur eine Einheit für einen bestimmten Zeitraum möchten, wie in der Demo Fahrradverleih.

Wenn Deine Einheiten verschieden sind und Kunden immer selbst wählen sollen, kannst Du auf den Serviceplan ganz verzichten und den Ressourcenplan direkt weitergeben.

Probiere es selbst aus

Öffne die Demo Lagerbox-Reservierungen und wechsle zwischen der Wochenansicht und dem Filter, um ein Gefühl dafür zu bekommen, wie sich ein horizontaler Terminbuchungskalender mit vielen Ressourcen verhält, und probiere die Demo Fahrradverleih aus, um zu sehen, wie gepoolte Ressourcen aus Kundensicht aussehen.

Erstelle danach ein kostenloses Konto, füge Deine eigenen Einheiten hinzu und stelle die Darstellung unter Konfigurieren > Layout auf horizontal um. Die kostenlose Version hat keine Begrenzung bei der Anzahl der Terminbuchungskalender, sodass Du die komplette Einrichtung aufbauen kannst, bevor Du entscheidest, ob Du ein kostenpflichtiges Abonnement brauchst, das ab € 7 erhältlich ist. Wenn Du nicht weiterkommst, hilft Dir unser Support-Team gerne weiter.