Büros auf der ganzen Welt entwickeln sich in unterschiedliche Richtungen. Mithilfe der Online-Terminplanung wird die Verwaltung der Arbeitsbereiche wesentlich einfacher. Vielleicht muss Dein Büro bestimmte Arbeitsplätze ständig leer lassen, oder Du willst die Gesamtbelegung Deines Büros optimaler nutzen. Oder Du bist in ein kleineres Büro oder ein Gemeinschaftsbüro umgezogen, in dem Arbeitsplätze gemeinsam genutzt werden. In solchen Fällen kann Online-Terminbuchung dafür sorgen, dass für alle ein freier Schreibtisch oder Arbeitsplatz vorhanden ist. Hat Dein Büro Besprechungsräume? Erstelle einen zusätzlichen Terminbuchungskalender und gib allen Mitarbeitern Zugang.
Wie Du Deinen Bürobuchungskalender erstellen kannst
Du kannst für jeden Arbeitsplatz einen eigenen Terminbuchungskalender erstellen und sie alle in einem übergreifenden Terminbuchungskalender zusammenfassen. Auf diese Weise kannst Du alle Arbeitsplätze in einer organisierten Übersicht sehen. Außerdem kannst Du so die Kapazität begrenzen, sodass nur ein Mitarbeiter Zugriff auf jeden Arbeitsplatz hat. Am schnellsten und einfachsten ist es, einen Terminbuchungskalender für mehrere Ressourcen zu erstellen, der alle Arbeitsplätze enthält, die von den Mitarbeitern gebucht werden können. So siehst Du alle Arbeitsplätze in einer übersichtlichen Gesamtdarstellung.
Dann erstellst Du einen Servicekalender mit den verfügbaren Zeiten, für die Mitarbeiter einen Arbeitsplatz buchen können. Optional kannst Du auch nur einen von zwei Arbeitsplätzen zur Verfügung stellen, um sicherzustellen, dass niemand neben einem Kollegen sitzt.
Erfahre mehr über die verschiedenen Terminbuchungskalender
Wenn Du keine Übersicht benötigst, ist auch ein Kapazitätskalender mit Zeitfenstern eine Option. In diesem Fall kannst Du die Kapazität für jedes Zeitfenster begrenzen. So ist sichergestellt, dass es für jede Mitarbeiterin und jeden Mitarbeiter genug Schreibtische gibt, aber die Personen können bei ihrer Ankunft dennoch selbst einen freien Arbeitsplatz wählen. Optional kannst Du eine Warteliste hinzufügen, um durch Krankheit oder Urlaub leer gebliebene Arbeitsplätze zu füllen.
Erfahre mehr über die verschiedenen Kalender.
Hinweis: Es gibt keine Begrenzung für die Anzahl der Kalender, die Du erstellen kannst, auch nicht in der kostenlosen Version, also spielt es keine Rolle, wie viele Büroflächen Du hast.
Erstelle einen Kalender für Deine Besprechungsräume, damit Du Dich mit Kunden treffen kannst
Für Deine Besprechungsräume ist es wahrscheinlich am einfachsten, einen zusätzlichen Kalender zu erstellen. Du kannst einen Kapazitätskalender verwenden, wenn Du die Anzahl der Personen begrenzen möchtest, die sich einen Raum teilen können, oder einen Ressourcenplan, wenn nur eine Person den Raum zu einem bestimmten Zeitpunkt reservieren darf. Wenn Dein Büro außerdem Kunden empfängt, kannst Du den Besprechungsraum-Kalender auch nutzen, um einen ruhigen Besprechungsbereich zu buchen und Überschneidungen oder Doppelbuchungen zu vermeiden.
Lies mehr darüber, wie Du einen Terminbuchungskalender für Deinen Besprechungsraum mit unserer Anleitung einrichten kannst.
Füge Wartelisten hinzu, wenn alle Büroplätze belegt sind
Es ist möglich, eine Warteliste hinzuzufügen, damit Mitarbeitende sich eintragen können, wenn der Bürobuchungskalender bereits voll ist. In SuperSaaS ist diese Option für alle Kapazitätskalender verfügbar. Wenn also ein Mitarbeitender krank wird oder sich doch dafür entscheidet, von zu Hause aus zu arbeiten, erhält die nächste Person eine Benachrichtigung und kann an diesem Tag ins Büro kommen. Mit dieser Funktion kannst Du Deine Büroflächen weiterhin optimal nutzen, ohne die Kapazität manuell verwalten zu müssen.
Erfahre, wie Du eine Warteliste einsetzen kannst.
Nutze Guthaben, um Plätze gleichmäßig zu verteilen
Vielleicht möchtest Du das Büro für alle gleichermaßen verfügbar machen. Eine gute Lösung wäre, jedem Mitarbeitenden Guthaben zu geben. Dieses Guthaben kann eingesetzt werden, um einen Arbeitsplatz im Büro zu reservieren. So kannst Du sicherstellen, dass alle die Gelegenheit haben, im Büro arbeiten zu können.
Tipp: Wenn Du die Guthabenbeträge jeden Monat automatisch zurücksetzen möchtest, kannst Du ein Startguthaben konfigurieren, das jeden Monat zurückgesetzt wird. So musst Du nicht jedes Mal manuell neues Guthaben hinzufügen, wenn ein Mitarbeitender kein Guthaben mehr hat. Natürlich kann es einfacher sein, die Anwesenheit zu verfolgen, wenn Du das Guthaben selbst hinzufügst.
Lies unsere Anleitung, um zu erfahren, wie Du Guthaben einsetzen kannst.
Informiere Deine Mitarbeiter über neue Unternehmensrichtlinien
Damit Deine Mitarbeiter über neue oder bestehende Unternehmensrichtlinien auf dem Laufenden bleiben, kannst Du sie per E-Mail oder SMS benachrichtigen. Wenn Deine Mitarbeiter ihre Schreibtische teilen, kann es hilfreich sein, vor einem Arbeitstag im Büro eine Benachrichtigung zu senden, die alle daran erinnert, ihre Schreibtische am Ende des Tages freizuräumen.
Erfahre, wie Du Erinnerungen einrichten kannst für Dein Büro.
Eine weitere Möglichkeit wäre, Deinem Buchungsprozess ein Formular hinzuzufügen, um Deine Mitarbeiter über Deine Unternehmensrichtlinien zu informieren. Du kannst auch ein Kontrollkästchen hinzufügen, damit Mitarbeiter bestätigen müssen, dass sie die Richtlinien gelesen haben, bevor sie fortfahren können. Das kann besonders hilfreich sein, wenn Du überprüfen möchtest, ob Mitarbeiter neue Aktualisierungen gelesen haben.
Erfahre mehr darüber, wie Du ein Formular einrichten kannst.
Wenn Du einen Kapazitätskalender verwendest und nicht jedes Mal, wenn ein Mitarbeiter einen Bürotag plant, eine Kopie Deiner Unternehmensrichtlinien versenden möchtest, kannst Du die Benachrichtigung auch manuell senden (in Deiner eigenen Mail-App). Du kannst die E-Mail-Adressen aller Benutzer, die ein bestimmtes Zeitfenster reserviert haben, ganz einfach kopieren und einfügen, indem Du zu Überwachen > Übersicht gehst, dann auf die Lupe neben dem betreffenden Zeitfenster klickst, um es zu öffnen, und schließlich auf den Link „E-Mail an alle in diesem Zeitfenster“ klickst, um die Liste der E-Mail-Adressen zu übernehmen.
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