Die Kapazität eines Ortes verwalten
Um dem Anspruch von sozialer Distanz gerecht zu werden, genügt es oft nicht, nur die Gesamtanzahl der Personen, zu einem bestimmten Ereignis zu kontrollieren. Oft ist es auch notwendig, die Zahl der gleichzeitig eintreffenden Personen oder der Leute, die zusammen wieder weggehen, zu kontrollieren. Beispielsweise kann ein Schwimmbad oder eine Tagespflegeeinrichtung ohne Probleme 50 Personen den Zugang erlauben. Wenn diese alle zur gleichen Zeit eintreffen kann es am Eingang, Ausgang oder auch in den Wechselkabinen zu Problemen führen. Auch neben sozialer Distanz kann es viele weitere gute Gründe geben, warum es sinnvoll ist, Gästen in einer zeitlich gestaffelten Abfolge Zugang zu geben.
Wie in einem früheren Blog über Warteschlangenverwaltung erklärt, kannst Du SuperSaaS nutzen, um eine Warteschlange einzurichten, die zum Beispiel alle 15 Minuten 10 Kunden zulässt. Für ein Schwimmbad möchtest Du jedoch nicht, dass diese 10 Personen nach 15 Minuten wieder gehen, sondern dass die erste Gruppe bleiben kann, während die zweite Gruppe ankommt. Das lässt sich mit einem Terminplan umsetzen, der gestaffelte Termine erlaubt und bei dem Du sowohl die Gruppengröße als auch die Gesamtzahl begrenzen kannst.
Wie ein Terminplan mit gestaffelten Terminen erstellt werden kann
Es gibt zwei Möglichkeiten, wie ein Terminplan mit gestaffelten Terminen in SuperSaaS erstellt werden kann. Dafür kannst Du entweder den Kapazitätsplan Kalender verwenden. Da kannst Du im Voraus die Anzahl der Personen festlegen. Und dann die Staffeln einzeln in den Kalender legen, die Du dann auf Wunsch wiederholen kannst. Dabei kannst Du die Staffel täglich, 14-tägig oder auch monatlich wiederholt automatisch einsetzen. Jede Anfangszeit kann dabei eine andere Farbe erhalten. Als zweite Möglichkeit kannst Du einen online Terminbuchungskalender (Serviceplan Kalender) verwenden, indem mehrere online Terminbuchungskalender mit unterschiedlichen Anfangszeiten (Ressourcen Kalender) zusammengeführt werden.
Gestaffelte Termine im Kapazitätsplan Kalender verwalten
Das kann alles in einem einzigen „Kapazitätsplan Kalender“ eingerichtet werden. Dabei werden eine Menge kleiner Zeiteinheiten in einer gestaffelten Abfolge erstellt. Jede Zeiteinheit einer Staffel entspricht dabei einer Gruppe von Menschen. All diese kleinen Zeiteinheiten zu erstellen kann allerdings mühsam sein. Und Änderungen vorzunehmen kann dann ebenfalls viel Arbeit mit sich bringen. Das Aussehen von einem solchen Terminplan kann etwas verwirrend sein, was gelöst werden kann, indem Du die verfügbaren Zeiten zeigst.
Das ist ein Beispiel (Kapazitätsplan), das nicht sehr übersichtlich und mühsam zu erstellen ist
Es gibt eine andere Herangehensweise. Dabei wird für jede Staffel (begrenzte Menge von Personen für dieselbe Zeiteinheit) ein eigener Kalender erstellt. Dann werden diese Kalender in einem einzigen Terminplan zusammengefasst.
Gestaffelte Termine im Serviceplan Kalender verwalten
Im Serviceplan Kalender können mehrere andere online Terminbuchungskalender zusammengeführt werden. Wenn diese einzelnen Kalender unterschiedliche Anfangszeiten haben, dann entsteht ein Buchungskalender mit gestaffelten Terminen.
Online Terminbuchungskalender mit der passenden Größe der Gruppe festlegen
Zuerst nutzt Du den „Assistenten für neue Terminpläne“, um einen „Ressourcenplan Plan“ Kalender einzurichten. Dabei entspricht die Anzahl der Ressourcen der Anzahl von Personen, die sich gleichzeitig auf einmal in einer Gruppe anmelden kann. Mit der Anzahl der Ressourcen kannst Du die Größe der Gruppe festlegen, die sich gleichzeitig anmelden kann. Erstelle dabei für jede Person eine Ressource. In unserem Beispiel haben wir eine Person gewählt.
Online Terminbuchungskalender kopieren in der Anzahl der Staffeln
Dann kopierst Du diesen Kalender in dem Assistenten für neue Terminpläne. Dabei gehst Du im Dashboard auf ‚Neuer Kalender‘ und kopierst den ersten Kalender so oft, wie Du Staffeln brauchst. So kannst Du Deine online Terminbuchungskalender kopieren und damit mehrere Staffeln erstellen.
Das ist ein Beispiel (Ressourcenplan), wie jede Kopie des Online-Terminbuchungskalenders einen anderen Namen erhalten kann.
Nachdem Du diese online Buchungskalender erstellt hast, kannst Du anfangen jedem dieser Kalender eine andere Startzeit in den Einstellungen des jeweiligen Kalenders zu geben.
Jeder Staffel von Terminen eine andere Anfangszeit geben
Um die unterschiedlichen Anfangszeiten von gestaffelten Terminen einstellen zu können, gehst Du zu jedem einzelnen Ressourcenplan Kalender. Die Eingabemöglichkeit für den Zeitbeginn der Staffel findest Du bei allen Kalendern unter „Konfigurieren“ unter dem Reiter „Ressourcen“ unter der Überschrift „Anfangszeiten beschränken auf“. Dort kannst Du beispielsweise für eine Staffel „9:00, 10:00, 11:00“ als Anfangszeiten und für die zweite Staffel „9:15, 10:15, 11:15“ eingeben. Wenn Du stattdessen die Kurzform „*:00, *:30“ eingibst, dann beginnt diese Reihe zu jeder Stunde, während der gesamten Öffnungszeiten um :00 oder um :30 Uhr, also zur vollen oder zur halben Stunde. In unserem Beispiel haben wir jeweils die Anfangszeiten bei Staffel 1 auf *:00, bei Staffel 2 auf *:15, bei Staffel 3 auf *:30 und bei Staffel 4 auf *:45 eingestellt.
Mehrere Staffeln in einem online Terminbuchungskalender zusammenführen
Dann brauchst Du einen neuen Terminbuchungskalender, in dem Du mehrere Terminbuchungskalender zusammenführen kannst. Gehe dafür in den Anwendungen im Dashboard zu „Neuer Plan“, um einen Terminbuchungskalender vom Typ „Serviceplan Kalender“ zu erstellen, der zum Kombinieren der soeben erstellten Staffel-Kalender verwendet wird. In diesem Terminplan legen wir die Öffnungszeiten fest und erstellen einen einzelnen Service in Schritt 5 unter „Name“, der als Dauer die Länge der Zeitdauer einer Staffel hat. Dabei wird im Generator bei den erforderlichen Ressourcen „Staffel 1“ oder „Staffel 2“ oder „Staffel 3“ oder „Staffel 4“ mit so vielen Staffeln festgelegt, wie Staffeln beziehungsweise „Ressourcenplan Kalender“, benötigt werden.
Denke daran, den Schalter von „und“ auf „oder“ umzuschalten.
Und dann ermöglicht der erstellte Service Kalender den Benutzern, sich für einen bestimmten Zeitraum anzumelden, bis diese Staffel voll ist. Wenn die Staffel voll mit Terminen ist, also ausgebucht ist, verschwindet dieses Zeitfenster aus der Ansicht des Kalenders und kann dann nicht mehr ausgewählt werden.
Beispiel gestaffelte Termine zur Auswahl im Serviceplan Buchungskalender.
Buchungsinformationen der gestaffelten Termine verbergen
Unter „Konfigurieren“ unter dem Reiter „Zugang“ kannst Du mit dem Markieren von „Der Plan zeigt keinerlei Einzelheiten anderer Buchungen an“ die Buchungen von Einzelnen vor den anderen Benutzern verbergen.
Du kannst noch mehr darüber erfahren, wie Du mit SuperSaaS mehrere online Terminbuchungskalender in einem Kalender zusammen bringen kannst in dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung für den Serviceplan.
Wenn Du Fragen hast, die in unserer umfangreichen Dokumentation nicht beantwortet werden, kannst Du Dich gerne an uns wenden.