Teile der Welt öffnen sich nach und nach wieder für das Geschäftsleben, während Covid langsam abklingt. Doch in den meisten Orten wird für absehbare Zeit weiterhin soziale Distanzierung notwendig sein. Lange Warteschlangen vor Geschäften sind zu einem vertrauten Anblick des Alltags geworden. Durch die Nutzung einer automatisierten Planungs-App können physische Warteschlangen vermieden werden.
Folgende Gelegenheiten können ideal mit gestaffelten Terminen verwaltet werden:
Eine virtuelle Warteschlange zu nutzen ist einfach:
- Stelle ein Schild mit einem QR-Code auf. Kunden können diesen scannen. Du musst keine App installieren, es funktioniert in einem Webbrowser auf jedem modernen Smartphone
- Der QR-Code zeigt die Warteschlange. Er führt Interessenten und Kunden zu einer Webseite, auf der die nächsten verfügbaren buchbare Termine gezeigt werden, zu der Du sie bedienen kannst
- Der Kunde wählt ein Zeitfenster. Er trägt seinen Namen in eines der verfügbaren Zeitfenster ein
- Dann kann er weggehen und später wiederkommen. Er kann zur zugewiesenen Zeit zurückkehren, ohne in der Schlange warten zu müssen
- Setze einen Link auf Deine Website. Ein Link zur Warteschlange auf Deiner Website ermöglicht es den Leuten, vorauszuplanen, ohne zuerst Dein Geschäft vor Ort besuchen zu müssen, um sich in der Warteschlange einzureihen. Das hilft auch Kunden, die nicht wissen, wie man QR-Codes verwendet
- Verwalte die Warteschlange im Geschäft. Im Geschäft hast Du ein Smartphone, iPad oder Laptop als Superbenutzer angemeldet, das die Informationen aller Personen in der Warteschlange zeigt, sodass Du die Größe der Warteschlange überwachen und sehen kannst, wer als Nächstes dran ist
Machen die Terminbuchung passend für Dein Unternehmen
Wenn Du mit der Einrichtung beginnst, ist die erste Entscheidung das Intervall der Zeitfenster, die Du in Deiner Warteschlange zulassen möchtest. Du solltest wahrscheinlich mit einer konservativen Zeiteinheit beginnen, um zu vermeiden, dass Kunden zur zugewiesenen Zeit auftauchen, während Du noch den vorherigen Kunden bedienst. Das Intervall der Terminbuchungsmöglichkeiten kannst Du später immer noch ändern, falls sich herausstellt, dass Deine Warteschlange zu schnell leer läuft.
Das kleinste Intervall, das unser System unterstützt, ist 1 Minute, aber Du kannst mehrere Buchungsmöglichkeiten pro Intervall zulassen, was ein einfacher Workaround ist, wenn Du eine höhere Kapazität benötigst. Es kann tatsächlich sinnvoll sein, ein größeres Intervall zu wählen, zum Beispiel 10 Minuten, und dann beispielsweise 5 parallele Buchungsmöglichkeiten pro Intervall zu definieren. Das macht für den Nutzer deutlicher, dass seine zugewiesene Zeit nur ungefähr ist und er nicht erwartet, genau in dieser Minute bedient zu werden.
Manchmal möchtest Du für die Gesamtkapazität eines Veranstaltungsorts eine andere Grenze als für die Anzahl der Personen, die gleichzeitig ankommen und gehen. Das ist ebenfalls möglich; dann willst Du das System etwas anders einrichten, als es für eine normale Warteschlange nötig ist. Dies wird in einem separaten Blog-Beitrag über gestaffelte Termine ausführlich erklärt.
Durch das Anpassen der Formulierungen auf der Terminplanungsseite kannst Du Deinem Kunden im Detail erklären, wie der Buchungsvorgang für den Termin funktioniert, und Farben sowie Bilder hinzufügen, die zu Deiner Marke passen.
Du kannst optional ein Feld mit Telefonnummer oder E-Mail-Adresse hinzufügen, damit Menschen eine SMS-Erinnerung oder E-Mail erhalten können, wenn sie bald an der Reihe sind für ihren Termin. Per E-Mail kannst Du außerdem einen Link einfügen, mit dem sie ihre gebuchte Zeiteinheit löschen können, falls sie ihre Meinung ändern. Die Details der Warteschlange bleiben für die Wartenden normalerweise verborgen. Du kannst sie sehen, wenn Du als Administrator angemeldet sind. Du kannst dem Personal im Geschäft erlauben, die Warteschlange zu sehen und zu verwalten, ohne Dein Konto ändern zu müssen.
Bereinige Deine Warteschlange
Damit die Leute die Warteschlange nicht mit Fake-Terminen füllen können, solltest Du sie bitten, vor der Anmeldung einen Benutzernamen zu erstellen. So kann das System doppelte Anmeldungen verhindern. Wenn Kunden sich anmelden, kannst Du zudem ihre Daten für Marketingzwecke erfassen. Allerdings bedeutet das Erstellen eines Kontos für Deine Kunden natürlich einen höheren Aufwand und manche Kunden sind möglicherweise zögerlich, ihre Daten preiszugeben. In der Praxis machen nur wenige Kunden Erfahrungen mit Probleme mit bei der Terminbuchung, und Du kannst offensichtliche fehlerhafte Termine einfach entfernen, wenn sie auftreten. Durch das Festlegen einer bestimmten Vorlaufzeit, bis wann Menschen Termine machen dürfen, kann eventuell ebenfalls einige Probleme begrenzen.
Beispiele für den Einsatz einer virtuelle Warteschlange
- Termin-Shopping: Kunden können hintereinander gereihte Termine buchen. Termine zum Shopping und Einkaufen in gestaffelter Reihenfolge anbieten
- Click and Collect Termin: Kunden können mit einem Klick online kaufen und zum Abholen einen Termin aussuchen
- Individuelle Beratung: Terminvereinbarung für online oder vor Ort Treffen
- Click und Meet Termin: Kunden buchen einen Termin im Laden Geschäft. Das hilft auch Kunden, die nicht wissen, wie man QR-Codes verwendet
- Shoppen mit Termin: Jeder Kunde kann seine Anfangszeit im Terminbuchungskalender online auswählen
Wie in einem weiteren Blog Beitrag für gestaffelte Termine über die Verwaltung von Warteschlangen erklärt, kann eine Warteschlange so eingerichtet werden, dass beispielsweise eine Gruppe von 10 Kunden alle 15 Minuten erlaubt ist. In einem Schwimmbad werden diese 10 Personen wahrscheinlich nicht innerhalb von 15 Minuten das Schwimmbad wieder verlassen. Dagegen können in den nächsten 15 Minuten wieder dieselbe Menge an Leuten eingelassen werden.
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Du kannst die kostenlose, werbeunterstützte Version von SuperSaaS für eine Warteschlange von bis zu 50 Personen nutzen; für größere Warteschlangen und für eine werbefreie Darstellung, reicht das kleinste € 7 Abonnement-Paket für die meisten Geschäfte aus.
Im Bereich der Anleitungen findest Du eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Du einen SuperSaaS-Plan als virtuelle Warteschlange einrichten kannst. Als netten Trick kannst Du, wenn Du ein iPhone oder iPad hast, Siri die nächste wartende Person ansagen lassen.
Und wenn Du noch weitere Fragen zu SuperSaaS hast, kannst Du Dich gerne an uns wenden.