Hast Du Dich jemals gefragt, wie Du Dateien von Deinen Kunden am besten sammeln kannst? Dateien per E-Mail zu empfangen kann überwältigend sein, und die Dateiverwaltung kann mühsam und chaotisch sein. Erfahre, wie die Dropbox-Integration für SuperSaaS Dir helfen kann, Daten von Deinen Kunden sicher zu sammeln und zu verwalten.
Erfassen von Daten per Formular
Durch das Hinzufügen von Formularen zum Reservierungsprozess können Deine Kunden zusätzliche Informationen bereitstellen und Dateien hochladen. Von Anschreiben und Lebenslauf bis hin zu Bewerbungsformularen können sie alles über ein einziges Formular einreichen. Alle von Deinen Kunden eingereichten Dokumente werden sofort vom Browser des Kunden in den verlinkten Ordner in Deinem Dropbox-Konto hochgeladen.
Im Formular einen Button zum Hochladen integrieren
Beim Erstellen eines Formulars hast Du die Möglichkeit, einen Button zum Hochladen von Dateien zu integrieren, die Dich dann auffordert, eine Verbindung zu Dropbox herzustellen. In unserer Dokumentation erklären wir im Detail, wie Du Deine Dropbox mit Deinem SuperSaaS-Konto verknüpfen kannst.
Nachdem Du Dropbox verknüpft hast, kannst Du Deinem Formular den Abschnitt „Datei-Upload“ hinzufügen. Mit jedem Dateiupload-Button kann Dein Kunde genau ein Dokument hochladen. Wenn Deine Kunden mehrere Dateien hochladen müssen, kannst Du mehrere Datei-Upload-Buttons zu Deinem Formular hinzufügen.
Wenn Kunden diese Informationen direkt bei der Buchung angeben sollen, ist unser Leitfaden zu kundenspezifischen Formularen ein guter Ausgangspunkt.
Mehrere Formulare
In SuperSaaS kannst Du mehrere Formulare für verschiedene Zwecke erstellen. Ein Fotograf kann seinen Kunden beispielsweise erlauben, bei der Planung eines Fotoshootings Beispielbilder hochzuladen, oder ein Sprachinstitut könnte so Hausaufgaben für jeden kommenden Kurs sammeln. So wie Formulare für verschiedene Ziele verwendet werden können, können sie auch auf unterschiedliche Weise genutzt werden.
Ein Formular einem neuen Benutzer verknüpfen
Möchtest Du, dass Kunden bestimmte Dateien oder Informationen nur einmal übermitteln? Dann solltest Du überlegen, ein Formular zu einem Benutzer hinzuzufügen, anstatt bei einer Reservierung. Wenn ein Formular zu einem Benutzer hinzugefügt wird, müssen Deine Kunden das Formular nur ausfüllen, wenn sie sich als neuer Benutzer registrieren. Das kannst Du einrichten unter Dashboard > Zugangskontrolle. Wenn Du dort das Formular integrierst, wird es nur einmal je Benutzer ausgefüllt.
Ein Formular mit einem vorhandenen Benutzer verknüpfen
Du hast bereits Kunden mit einem bestehenden Konto? Keine Sorge, Du kannst das Formular zum Anmeldevorgang hinzufügen und bestehende Benutzer das Formular ausfüllen lassen, wenn sie sich das nächste Mal bei Deinem Konto anmelden. Aktiviere dafür unter Dashboard > Zugangskontrolle stattdessen die Einstellung ‘Wie oben, aber auch bestehende Kunden ohne Formular müssen bei ihrem nächsten Besuch eines ausfüllen’.
Formulare, die mit Benutzern verknüpft sind, eignen sich hervorragend, wenn Du sie als Anmeldeformulare für Mitgliedschaften, Schülern oder Studenten verwenden oder Deine Bedingungen und Vereinbarungen mitteilen möchtest.
Im Buchungsprozess
Das Hinzufügen von Formularen zum Buchungsvorgang hat viele Vorteile. Sie bieten Dir die Möglichkeit, zusätzliche Dienstleistungen anzubieten, Informationen bereitzustellen oder für den Termin benötigte Dateien anzufordern. SuperSaaS-Formulare sind praktisch, wenn Kunden kein Konto benötigen, um bei Dir zu buchen, Du aber dennoch wichtige Informationen für ihre Buchung erfassen musst.
Eigenständig
Formulare müssen nicht unbedingt mit einem Buchungsvorgang oder einem Benutzer verknüpft sein, sondern können auch allein verwendet werden. Bei der Erstellung eines Formulars kannst Du wählen, ob Du ein integrierbares oder ein eigenständiges Formular erstellen möchtest. Du kannst auch eigenständige Formulare in integrierte Formulare umwandeln und umgekehrt.
Eigene URL zum Formular
Der größte Unterschied zwischen den beiden ist, dass ein eigenständiges Formular seine eigene URL hat. Deine Zielgruppe kann über Deine Website oder über einen von Dir freigegebenen Link leicht auf ein eigenständiges Formular zugreifen. Eigenständige Formulare können sich als nützlich erweisen, um Feedback für Deinen Service zu sammeln oder als Anmeldeformular für eine spezielle Veranstaltung.
Dropbox erstellt automatisch separate Ordner für jeden Ordner, wenn Du mehrere Formulare hast. Das macht Dein Dropbox-Dashboard viel übersichtlicher.
Dateiordnung
Das Sammeln von Daten von mehreren Kunden kann überwältigend sein, wenn es nicht richtig organisiert ist. Der einfachste Weg, Dateien zu sammeln, ist das Herunterladen der Dateien direkt aus den Formularen in SuperSaaS. Die Dateien im Formular werden von Ihrer Dropbox auf Ihren Computer heruntergeladen. Im Formular unter „Überwachen“, kannst Du ganz einfach Dateien sammeln und sie pro Antwort speichern. Während des gesamten Prozesses werden keine Dateien auf unseren SuperSaaS-Servern gespeichert oder verarbeitet.
Erkennen zu welchem Kunden eine hochgeladene Datei gehört
Wenn das Herunterladen von Dateien zu viel Zeit in Anspruch nimmt, kannst Du auch erkennen, welche Datei zu welchem Kunden gehört, wenn Benutzer sich anmelden oder ein Konto erstellen müssen. Dadurch wird der Benutzername des Kunden wird automatisch in den Dateinamen aufgenommen, wenn er in den Dropbox-Ordner hochgeladen wird. Du entscheidest, ob sich die Benutzer mit seiner E-Mail anmelden oder einen persönlichen Anmeldenamen erstellen soll auf der Seite Zugangskontrolle auf Deinem Dashboard.
Hochgeladene Dateien behalten nicht den ursprünglichen Namen
Hochgeladene Dateien behalten ihren ursprünglichen Dateinamen nicht bei, wenn sie in einem Formular gespeichert werden. Beispielsweise wird ein Dokument mit dem Dateinamen JaneDoe_Lebenslauf als Benutzername-zufällige-Kombination-aus-Zahlen-und-Buchstaben angezeigt. Sieh Dir dazu das folgende Beispiel an:
Dokumente, die von Nutzern ohne Benutzernamen hochgeladen werden (zum Beispiel, wenn ein Formular außerhalb eines Buchungsprozesses verwendet wird), erhalten keinen angehängten Benutzernamen, sondern nur einen generischen Dateinamen. Um in Dropbox einen Überblick zu schaffen, kannst Du Dateien nach Dateityp (type), Erweiterung (extension) oder zuletzt geändert (modified) sortieren.
Dateityp (type) unterteilt Dateien in Dokumenttypen wie Bilder und Dokumente. Nicht zu verwechseln mit dem Erweiterungsfilter. Mit diesem Filter kannst Du leicht sehen, welche Dateien Dokumente oder Bilder sind. Das ist praktisch, wenn Du verschiedene Dateitypen erfassen musst.
Erweiterung (extension) klassifiziert Dateien nach Formaten. Beim Dateityp-Filter können Dokumente mit unterschiedlichen Formaten unter denselben Typ fallen; beim Erweiterungsfilter werden Dateien hingegen nur dann zusammengefasst, wenn sie dasselbe Format haben. Unter dem Dateityp-Filter wird eine PDF-Datei also wahrscheinlich als Dokument gruppiert, während sie im Erweiterungsfilter nur zusammen mit anderen PDF-Dateien zu finden ist.
Zuletzt geändert (modified) zeigt Dateien in der Reihenfolge der letzten Bearbeitung oder des letzten Hinzufügens an. Das kann praktisch sein, wenn Du die zuletzt hinzugefügten Dateien aus Deinem Ordner benötigst.
Weitere Tipps zur Dateiordnung
Dropbox bietet Automatisierungsfunktionen, mit denen sich Ordner automatisieren lassen und das Organisieren von Dateien noch bequemer wird. Mit der Automatisierung in Dropbox kannst Du eine Kategorie wählen, nach der Dateien sortiert werden, Regeln zum automatischen Umbenennen von Dateien festlegen oder Tags erstellen, um Dateien zu organisieren und zu finden. Jeder Ordner kann nur eine Automatisierung verwenden.
Die Option zum Umbenennen von Dateien, in Dropbox auch Namensregel (naming convention) genannt, kann praktisch sein, wenn Dateien aus Formularen gespeichert werden. Wir sehen uns die Einstellung Hochladedatum (uploaded) an; aber es gibt noch viele weitere Optionen, die Du nach Bedarf nutzen kannst.
Hochladedatum (date uploaded): Mit dieser Funktion fügt Dropbox automatisch das Hochladedatum zum Dateinamen hinzu, sodass leichter zu erkennen ist, an welchem Tag die Dateien hochgeladen wurden. Trotz des Filters zuletzt geändert kannst Du mit der Namensregel für hochgeladene Dateien sofort sehen, an welchem Tag die Dateien erstellt und dem Ordner hinzugefügt wurden.
Kurz gesagt
Verwende Formulare, damit Kunden Dateien in SuperSaaS hochladen können. Formulare können mit einem Reservierungsprozess verknüpft werden, können aber auch als eigenständiges Formular verwendet werden. Alle hochgeladenen Dateien werden in Deinem verknüpften Dropbox-Konto gespeichert, wo Du die Dokumente abrufen kannst. Dropbox erstellt für jedes Formular einen eigenen Ordner. Hochgeladene Dokumente behalten nicht ihren ursprünglichen Dateinamen, sondern erhalten einen generischen Dateinamen, sodass es schwierig ist, den Kunden zu identifizieren, zu dem die Datei gehört. Lass Deine Kunden Dein Formular ausfüllen, während sie angemeldet sind, oder verwende die Dropbox-Namingkonvention, um zu erkennen, welcher Benutzer Dateien hochgeladen hat oder an welchem Datum Dateien zu Deinem Dropbox-Ordner hinzugefügt wurden.
Weiterführende Informationen
Finde weitere Informationen dazu auf Englisch über Dropbox – neue automatisierte Funktionen damit Dateien leichter auffindbar bleiben.