Guthabensystem in der Terminbuchung

Mit Deinem SuperSaaS-Terminbuchungskalender möchtest Du wahrscheinlich, Deinen Terminbuchungsprozess für Dich und Deine Kunden zu verbessern. Eine Möglichkeit das zu erreichen, ist das Hinzufügen einer integrierten Zahlungsoption. Darüber hinaus verbessert der Einsatz von einem Guthabensystem die integrierte Zahlung weiter, wobei Kunden Guthaben im Voraus erwerben bzw. erhalten können und damit ein angenehmeres, effizienteres Buchungserlebnis erhalten.

Um das Guthabensystem in den Ablauf der Terminbuchung einzubinden, kannst Du dieser Anleitung zur Online-Zahlungen für die grundlegende Zahlungseinrichtung folgen.

In diesem Blog werden einige der Vorteile eines Guthabensystems erläutert, wie Du Dein eigenes Guthabensystem einrichten kannst, welche Optionen bei der Einrichtung berücksichtigt werden müssen und einige überraschende Möglichkeiten, wie das Guthabensystem genutzt werden kann.

Finde raus, ob ein Guthabensystem das Richtige für Dich ist

Ein Guthabensystem ist für viele Unternehmen eine gute Option. Es ist dabei immer eine gute Idee, vorher zu prüfen, ob der Einsatz sinnvoll ist, bevor Du mit der Einrichtung beginnst.

Fünf Vorteile für Dein Unternehmen

Gesamtbuchungszeit verkürzen: Kunden können Guthaben vorab erwerben, wodurch die Zahlungsabwicklung während der Buchung entfällt. Dies reduziert den Aufwand bei der Buchung und sorgt für ein reibungsloses Buchungserlebnis für Dich und Deine Kunden
Anreize für Mehrfachbuchungen schaffen: In Anlehnung an den vorherigen Punkt können Kunden mit dem Guthabensystem mehrere Termine gleichzeitig mit Guthaben bezahlen, sodass keine wiederholten Transaktionen erforderlich sind. Das ist besonders für Stammkunden von Vorteil
Ermutige zum Wiederkauf nach einer Rückerstattung: Eine Rückerstattung in Form von Guthaben anstelle von Bargeld ermutigt den Kunden, zu Deinem Unternehmen zurückzukehren, um das Guthaben aufzubrauchen
Buchungshäufigkeit erhöhen: Ein ablaufendes Guthaben motiviert Kunden, das Guthaben vor Ablauf zu nutzen, was zu einer höheren Buchungshäufigkeit führen kann
Gesamtumsatz steigern: Guthabenkäufe und strategische Rabatte auf diese Einkäufe können Anreize für Großeinkäufe schaffen. Dies wiederum kann zu einem höheren Verkaufsvolumen führen. Lesen Sie mehr in unserem Blog über Rabatte

Entscheide, wie Du das Guthabensystem nutzen möchtest

Wenn Du ein Guthabensystem in SuperSaaS einrichtest, musst Du einige Entscheidungen berücksichtigen:

Welchen Zweck soll Dein Guthabensystem erfüllen? Wird es in erster Linie als Rückerstattungssystem dienen oder wirst Du alle Zahlungen in Deinem Online-Terminbuchungskalender mit Gutschrift abwickeln?
Wie erhalten Deine Kunden Guthaben? Müssen sie das Guthaben über Deinen systeminternen Shop erwerben, erhalten sie es bei der Registrierung oder fügst Du Deinem Konto Guthaben manuell hinzu?
Wann können Deine Kunden ihr Guthaben nutzen? Wähle, ob Guthaben für Termine verwendet werden kann, die innerhalb eines bestimmten Zeitraums stattfinden, ob Dein Guthaben einen eigenen Gültigkeitszeitraum hat oder ob es für immer gültig ist

So richtest Du das Guthabensystem ein

Es sind nur wenige Schritte erforderlich, um das Guthabensystem zu aktivieren. Sobald Du die folgenden Schritte ausgeführt hast, ist Dein Guthabensystem eingerichtet und Du kannst mit der Konfiguration von Guthabenpaketen, Preisen, Rabatten und mehr fortfahren.

Guthaben aktivieren: Gehe unter „Konfigurieren“ zum Tab „Vorgang“ und wähle unter „Zahlung oder Zustimmung anfordern?“ die Option „Vor dem Fortfahren die Zahlung abschließen“ aus und speichere Deine Änderungen
Zur Zahlungseinrichtung gehen: Klicke im Menü auf der Seite Deines Dashboards im SuperSaaS-Konto auf „Zahlungseinrichtung“, um Deine aktuelle Zahlungskonfiguration zu sehen
Guthaben-System wählen:
- Guthabenstufe einsetzen, hauptsächlich für Rabatte/Rückerstattungen: Wähle Option 2 „Jeder Kunde hat eine eigene Guthabenhöhe“
- Kunden können nur mit Guthaben buchen: Wähle Option 3 „Alle Transaktionen werden mit Guthaben durchgeführt“
(Optional) Alle Preise in Guthabeneinheiten zeigen: Wenn Du Option 3 auswählst und alle Preise in Guthaben statt in Währung zeigen möchtest, dann wähle auch die Option „Guthabeneinheiten als ‚Credits‘ statt in der Währung“ zeigen, aus. Damit kannst Du „Credits“ als Zahlungseinheit nutzen, ohne dass diese an eine echte Währung gebunden sind.
Speichere: Klicke auf „Änderungen speichern“, um den Einrichtungsvorgang abzuschließen

Manuelles Hinzufügen von Guthaben

Wenn Du das Guthabensystem in erster Linie nutzt, um Rabatte oder Rückerstattungen anzubieten, kann die Gutschrift auf individueller Basis zugewiesen werden. Das kann direkt im Bereich „Benutzer-Management“ Deines Kontos erfolgen. Klicke auf das Bearbeitungssymbol neben dem Kunden, der ein Guthaben erhalten soll, und füge die entsprechende Guthabenhöhe im Feld „Guthaben“ hinzu.

Automatisch ein Startguthaben hinzufügen

Es ist möglich, Neukunden bei der Registrierung ein Startguthaben zu geben, mit dem sie ihren ersten Termin mit Rabatt auf die Buchung (in Höhe des einmaligen Guthabens) erhalten. Das einmalige Startguthaben kannst Du unter > Dashboard > Zugangskontrolle konfigurieren.

Es ist auch möglich, das Guthaben jeden Monat auf einen bestimmten Betrag zurückzusetzen, was nützlich sein kann, wenn Du Deinen Kunden beispielsweise ein Abonnement anbietest, das diese direkt bei Dir bezahlen. Das monatliche Startguthaben kannst Du unter > Dashboard > Zahlungseinrichtung konfigurieren. Unter > Dashboard > Zugangskontrolle kannst Du das monatliche Startguthaben wieder zurücksetzen lassen.

Guthabenpakete in Deinem Shop hinzufügen

Wenn Deine Kunden Termine nur mit Guthaben buchen können, dann willst Du wahrscheinlich, dass sie das Guthaben in Deinem Shop kaufen. Du kannst ein oder mehrere Guthabenpakete anbieten, sodass Kunden im Voraus auswählen können, für wie viele Termine sie Guthaben kaufen möchten.

Gehe nach der ersten Aktivierung zu „Shop-Management“, um Deinem Shop Guthabenpakete hinzuzufügen. (Oder starte unter > Dashboard > Zahlungseinrichtung > bei der Überschrift „Guthaben-System einsetzen“ mit Klick auf den Link im unteren Textblock „Guthaben (Credits) verkaufen“)
Klicke auf „Neues Produkt“, um ein Dialogfeld zu öffnen, in dem Du ein neues Guthabenpaket konfigurieren kannst
Wir empfehlen Dir, einen aussagekräftigen Namen hinzuzufügen, zum Beispiel „Einzeltermin“ oder „Kaufen Sie 4, erhalten Sie 5 Termine“, wenn Du einen Rabatt anbieten möchtest
Gib den Preis ein, den Dein Kunde für das Guthabenpaket zahlen soll, und das Guthaben, das Dein Kunde im Gegenzug erhält
Lege fest, ob eine begrenzte Anzahl an Paketen verfügbar ist, ob das Guthaben ein Ablaufdatum hat und wie viele Pakete ein Kunde auf einmal kaufen darf
Speichere das Produkt, um es Deinem Shop hinzuzufügen

Begrenze den Buchungszeitraum basierend auf der Guthabengültigkeit

Standardmäßig können Benutzer jederzeit mit gültigem Guthaben buchen. Es ist auch möglich, Buchungstermine basierend auf der Gültigkeit des Guthabens zu begrenzen. Dadurch wird sichergestellt, dass Kunden nur Termine vereinbaren können, die in den gültigen Zeitraum ihres Guthabens fallen. Mit dieser Konfiguration kann ein Kunde, dessen Guthaben beispielsweise zwischen dem 1. und 31. Januar gültig ist, nur Termine buchen, die in diesen Zeitraum fallen.

Um die Buchungsdaten basierend auf der Gültigkeit des Guthabens einzuschränken, gehe zu „Zahlungseinrichtung“ und aktiviere „Begrenzen Sie den Zeitraum (per Datumsangabe), in der Ihre Benutzer mit Ihrem Guthaben Buchungen machen dürfen“ (nur verfügbar, nachdem ein Produkt in „Shop-Management“ hinzugefügt wurde).

Hinweis: Diese Einstellung verhindert eine Rückerstattung des Guthabens bei Stornierungen nach Ablauf des Guthabens.

Unbegrenztes Guthaben

Unbegrenztes Guthaben wird hauptsächlich für registrierte (Super-)Benutzer mit Sonderstatus verwendet, die nichts bezahlen müssen. Es können weiterhin zusätzliche Buchungsbeschränkungen gelten, aber aufgrund des unbegrenzten Guthabens müssen diese Kunden im Shop nichts kaufen (oder erneut kaufen).

Es ist auch möglich, unbegrenztes Guthaben mit Ablaufdatum anzubieten, was für Abonnementpakete praktisch ist, bei denen Kunden innerhalb eines bestimmten Zeitraums unbegrenzt oft buchen können. In diesem Fall ist es wichtig, die Gültigkeit des Guthabens anzugeben: Sie müssen die Funktion aktivieren, mit der Termine nur für den benannten Zeitraum gebucht werden können, in dem das Guthaben gültig ist, wie im vorhergehenden Abschnitt erklärt.

Weise Guthabenpakete nur bestimmten Benutzergruppen zu

Normalerweise ist jedes Guthabenpaket, das Du Deinem Shop hinzufügst, für alle Kunden sichtbar. Um einzuschränken, welche Kunden bestimmte Pakete sehen können, musst Du diese Kunden einer Benutzergruppe zuweisen. Anschließend kannst Du die Gruppe im Dialogfeld „Neues Produkt“ oder „Produkt bearbeiten“ einem bestimmten Guthabenpaket hinzufügen.

Beachte dabei bitte, dass es weiterhin nur eine einzige Art von Guthaben gibt, das jedoch so verwendet werden kann, dass nur bestimmte Gruppen bestimmte Pakete kaufen können

Diese Funktion kann auch verwendet werden, um einer Gruppe namens „Neuer Benutzer“ ein günstigeres Paket zu bieten, um zum ersten Kauf zu verleiten. Oder erstelle eine Reihe von „versteckten“ Guthabenprodukten nur für Dich (als Administrator), die einer Benutzergruppe ohne echte Benutzer zugeordnet sind, damit Du entspannt manuelle Einkäufe auf der Seite „Überwachen“ im Shop-Management machen kannst. Das ist besonders nützlich, um schnell Guthaben „im Namen Deines Kunden“ zu buchen.

Unser Guthabensystem optimiert die Buchung Deiner Kunden

Unser integriertes Guthabensystem wird höchstwahrscheinlich den Buchungsprozess Deines Terminbuchungskalenders verbessern. Indem Du Guthabenpakete anbietest, die auf die Buchungsgewohnheiten Deiner Kunden zugeschnitten sind, die richtigen Pakettypen für den richtigen Kundentyp anbietest und die Buchungsdaten auf den Zeitraum beschränkst, in dem das Guthaben der Benutzer gültig ist, kannst Du Abläufe rationalisieren, die Ressourcennutzung optimieren und die Kundenzufriedenheit steigern.

Bitte beachte: Die Vorschriften für Guthaben unterscheiden sich von Land zu Land. Wenn Du jedoch sicherstellst, dass das Guthaben nicht länger als ein Jahr gültig ist, gibt es in der Regel keine steuerlichen Auswirkungen. Du kannst in SuperSaaS weiter in der Zukunft liegende Grenzen festlegen, solltest Dich jedoch bei Deinem Buchhalter bzw. Steuerberater erkundigen, ob das Auswirkungen auf Deine Buchhaltung hat.

Wenn Du spezielle Fragen zur Konfiguration des Guthabensystems in Deinem Konto hast, kannst Du Dich gerne an uns wenden über unser Feedback-Formular.