Termin buchen Dropbox

Auf dieser Seite

• Erfassen von Daten per Formular
• Mehrere Formulare
• Ordnung der Dateien
• Mehr Tipps für die Ordnung der Dateien
• Kurz gesagt
• Weitere Informationen

Hast Du Dich schon einmal gefragt, wie Du Dateien von Deinen Kunden am besten sammeln kannst? Der Empfang von Dateien per E-Mail kann überwältigend sein, und die Dateiverwaltung kann mühsam und chaotisch sein. Erfahre, wie die Dropbox-Integration für SuperSaaS Dir helfen kann, Daten von Deinen Kunden sicher zu sammeln und zu verwalten.

Erfassen von Daten per Formular

Durch das Hinzufügen von Formularen zum Reservierungsprozess können Deine Kunden zusätzliche Informationen bereitstellen und Dateien hochladen. Von Anschreiben und Lebenslauf bis hin zu Bewerbungsformularen können sie alles über ein einziges Formular einreichen. Alle von Deinen Kunden eingereichten Dokumente werden sofort vom Browser des Kunden in den verlinkten Ordner in Deinem Dropbox-Konto hochgeladen.

Im Formular einen Button zum Hochladen integrieren

Beim Erstellen eines Formulars hast Du die Möglichkeit, eine Button zum Hochladen von Dateien zu integrieren, die Dich dann auffordert, eine Verbindung zu Dropbox herzustellen. In unserer Dokumentation erklären wir im Detail, wie Du Deine Dropbox mit Deinem SuperSaaS-Konto verknüpfen kannst.
Nachdem Du Dropbox verknüpft hast, kannst Du Deinem Formular den Abschnitt „Datei-Upload“ hinzufügen. Mit jedem Dateiupload-Button kann Dein Kunde genau ein Dokument hochladen. Wenn Deine Kunden mehrere Dateien hochladen müssen, können Du mehrere Datei-Upload-Buttons zu Deinem Formular hinzufügen.

Mehrere Formulare

In SuperSaaS kannst Du mehrere Formulare für verschiedene Zwecke erstellen. Ein Fotograf kann seinen Kunden beispielsweise erlauben, bei der Planung eines Fotoshootings Beispielbilder hochzuladen, oder ein Sprachinstitut könnte so Hausaufgaben für jeden kommenden Kurs sammeln. So wie Formulare für verschiedene Ziele verwendet werden können, können sie auch auf unterschiedliche Weise genutzt werden.

Ein Formular mit einem (neuen) Benutzer verknüpfen

Möchtest Du, dass Kunden bestimmte Dateien oder Informationen nur einmal übermitteln? Dann solltest Du überlegen, ein Formular zu einem Benutzer hinzuzufügen, anstatt bei einer Reservierung. Wenn ein Formular zu einem Benutzer hinzugefügt wird, müssen Deine Kunden das Formular nur ausfüllen, wenn sie sich als neuer Benutzer registrieren. Das kannst Du einrichten unter Dashboard > Zugangskontrolle. Wenn Du dort das Formular integrierst, wird es nur einmal je Benutzer ausgefüllt.

Ein Formular mit einem (vorhandenen) Benutzer verknüpfen

Du hast bereits Kunden mit einem bestehenden Konto? Keine Sorge, Du kannst das Formular zum Anmeldevorgang hinzufügen und bestehende Benutzer das Formular ausfüllen lassen, wenn sie sich das nächste Mal bei Deinem Konto anmelden. Aktiviere dafür auf derselben Seite stattdessen die Einstellung ‘Wie oben, aber auch bestehende Kunden ohne Formular müssen bei ihrem nächsten Besuch eines ausfüllen’.

Formulare, die mit Benutzern verknüpft sind, eignen sich hervorragend, wenn Du sie als Anmeldeformulare für Mitgliedschaften oder Studenten verwenden oder Deine Bedingungen und Vereinbarungen mitteilen möchtest.

In einem Buchungsvorgang

Das Hinzufügen von Formularen zum Buchungsvorgang hat viele Vorteile. Sie bieten Dir die Möglichkeit, zusätzliche Dienstleistungen anzubieten, Informationen bereitzustellen oder für den Termin benötigte Dateien anzufordern. SuperSaaS-Formulare sind praktisch, wenn Kunden kein Konto benötigen, um bei Dir zu buchen, Du aber dennoch wichtige Informationen für ihre Buchung erfassen musst.

Eigenständig

Formulare müssen nicht unbedingt mit einem Buchungsvorgang oder einem Benutzer verknüpft sein, sondern können auch allein verwendet werden. Bei der Erstellung eines Formulars kannst Du wählen, ob Du ein integrierbares oder ein eigenständiges Formular erstellen möchtest. Du kannst auch eigenständige Formulare in integrierte Formulare umwandeln und umgekehrt.

Eigene URL zum Formular

Der größte Unterschied zwischen den beiden ist, dass ein eigenständiges Formular seine eigene URL hat. Deine Zielgruppe kann über Deine Website oder über einen von Dir freigegebenen Link leicht auf ein eigenständiges Formular zugreifen. Eigenständige Formulare können sich als nützlich erweisen, um Feedback für Deinen Service zu sammeln oder als Anmeldeformular für eine spezielle Veranstaltung.

Dropbox erstellt automatisch separate Ordner für jeden Ordner, wenn Du mehrere Formulare haar. Das macht Dein Dropbox-Dashboard viel übersichtlicher.

Anordnung der Dateien

Das Sammeln von Daten von mehreren Kunden kann überwältigend sein, wenn es nicht richtig organisiert ist. Der einfachste Weg, Dateien zu sammeln, ist das Herunterladen der Dateien direkt aus den Formularen in SuperSaaS. Die Dateien im Formular werden von Ihrer Dropbox auf Ihren Computer heruntergeladen. Im Formular unterÜberwachen, kannst Du ganz einfach Dateien sammeln und sie pro Antwort speichern. Während des gesamten Prozesses werden keine Dateien auf unseren SuperSaaS-Servern gespeichert oder verarbeitet.

Erkennen zu welchem Kunden eine hochgeladene Datei gehört

Wenn das Herunterladen von Dateien zu viel Zeit in Anspruch nimmt, kannst Du auch erkennen, welche Datei zu welchem Kunden gehört, wenn Benutzer sich anmelden oder ein Konto erstellen müssen. Dadurch wird der Benutzername des Kunden wird automatisch in den Dateinamen aufgenommen, wenn er in den Dropbox-Ordner hochgeladen wird. Du entscheidest, ob sich die Benutzer mit seiner E-Mail anmelden oder einen persönlichen Anmeldenamen erstellen soll auf der Seite Zugangskontrolle auf Deinem Dashboard.

Hochgeladene Dateien behalten nicht den ursprünglichen Namen

Hochgeladene Dateien behalten ihren ursprünglichen Dateinamen nicht bei, wenn sie in einem Formular gespeichert werden. Zum Beispiel kann ein Dokument mit dem Dateinamen JaneDoeim Lebenslauf als Benutzername-Zahlen-Buchstaben-Kombination bezeichnet werden. Siehe dazu das folgende Beispiel::

Dokumente, die von Benutzern ohne Benutzernamen hochgeladen werden (z. B. wenn ein Formular außerhalb eines Reservierungsprozesses verwendet wird), erhalten keinen Benutzernamen, sondern nur einen allgemeinen Dateinamen. Um eine Übersicht in Dropbox zu erstellen, kannst Du die Dateien entweder nach type (Typ), extension (Erweiterung), oder modified (Geändert).

Type unterteilt Dateien in verschiedene Dokumenttypen, z. B. Bilder und Dokumente. Nicht zu verwechseln mit dem Erweiterungsfilter. Mit diesem Filter können Sie leicht erkennen, welche Dateien Dokumente oder Bilder sind. Er ist praktisch, wenn Sie verschiedene Dateitypen sammeln müssen.

Extension klassifiziert Dateien nach Formaten. Mit dem Typfilter können Dokumente mit unterschiedlichen Formaten unter denselben Typ fallen; mit dem Erweiterungsfilter hingegen werden Dateien nur dann gruppiert, wenn sie das gleiche Format haben. Zum Beispiel wird unter type, ein PDF Dokument höchst wahrscheinlich gruppiert als ein Dokument, aber im Filter extension, kann das PDF nur gefunden werden mit anderen PDF Dokumenten.

Modified zeigt die Dateien in der Reihenfolge der letzten Bearbeitung oder des letzten Hinzufügens an. Dies kann praktisch sein, wenn Du die zuletzt hinzugefügten Dateien in Deinem Ordner benötigst.

Mehr Tipps für die Ordnung der Dateien

Dropbox bietet Automatisierungsfunktionen zur Automatisierung von Ordnern, die das Organisieren von Dateien noch bequemer machen.
Mit der Dropbox-Automatisierung können Sie eine Kategorie auswählen, nach der Sie Dateien sortieren, Regeln für die automatische Umbenennung von Dateien festlegen oder Tags erstellen, um Dateien zu organisieren und zu finden. Jeder Ordner kann nur eine Automatisierung verwenden.

Die Option Dateien umbenennen, auch als naming convention in Dropbox kann bei der Speicherung von Dateien aus Formularen sehr nützlich sein. Wir werden uns die Einstellung ansehen date uploaded (Hochladedatum); aber dort sind viele weitere Optionen die Du nach eigenem Ermessen verwenden kannst.

Date uploaded: Mit dieser Funktion fügt Dropbox dem Dateinamen automatisch das Hochladedatum hinzu, so dass Du leichter erkennen kannst, an welchem Tag die Dateien hochgeladen wurden. Trotz des geänderten Filters kannst Du mit der Namingkonvention „Datum hochgeladen“ sofort erkennen, an welchem Datum die Dateien erstellt und dem Ordner hinzugefügt wurden.

Kurz gesagt

Verwende Formulare, damit Kunden Dateien in SuperSaaS hochladen können. Formulare können mit einem Reservierungsprozess verknüpft werden, können aber auch als eigenständiges Formular verwendet werden. Alle hochgeladenen Dateien werden in Deinem verknüpften Dropbox-Konto gespeichert, wo Du die Dokumente abrufen kannst. Dropbox erstellt für jedes Formular einen eigenen Ordner. Hochgeladene Dokumente behalten nicht ihren ursprünglichen Dateinamen, sondern erhalten einen generischen Dateinamen, sodass es schwierig ist, den Kunden zu identifizieren, zu dem die Datei gehört. Lass Deine Kunden Dein Formular ausfüllen, während sie angemeldet sind, oder verwende die Dropbox-Namingkonvention, um zu erkennen, welcher Benutzer Dateien hochgeladen hat oder an welchem Datum Dateien zu Deinem Dropbox-Ordner hinzugefügt wurden.

Weitere Informationen

Finde weitere Informationen dazu auf englisch über Dropbox – neue automatisierte Funktionen damit Dateien leicht auffindbar bleiben.

 Kostenlos Testen