Den Kundenfluss mit gestaffelten Terminen verwalten

Um dem Anspruch von sozialer Distanz gerecht zu werden, genügt es oft nicht, nur die Gesamtanzahl der Personen, zu einem bestimmten Ereignis zu kontrollieren. Oft ist es auch notwendig, die Zahl der gleichzeitig eintreffenden Personen oder der Leute, die zusammen wieder weg gehen, zu kontrollieren. Beispielsweise kann ein Schwimmbad oder eine Tagespflegeeinrichtung ohne Probleme 50 Personen den Zugang erlauben. Wenn diese alle zur gleichen Zeit eintreffen kann es am Eingang, Ausgang oder auch in den Wechselkabinen zu Problemen führen. Auch neben sozialer Distanz kann es viele weitere gute Gründe geben, warum es sinnvoll ist, Gästen in einer zeitlich gestaffelten Abfolge Zugang zu geben.

Folgende Gelegenheiten können ideal mit gestaffelten Terminen verwaltet werden:

• Termin-Shopping, Kunden können hintereinander gereihte Termine buchen
• Click und Collect Termin, Kunden können mit einem Klick online kaufen und zum Abholen einen Termin aussuchen
• Individuelle Beratung Terminvereinbarung für online oder vor Ort Treffen
• Click und Meet Termin Kunden buchen einen Termin im Laden Geschäft
• Shoppen mit Termin jeder Kunde kann seine Anfangszeit im Terminbuchungskalender online auswählen
• Termin-Shopping Termine zum Shopping und Einkaufen in getaffelter Reihenfolge anbieten

Wie im vorhergehenden Blog Beitrag über die Verwaltung von Warteschlangen erklärt, kann eine Warteschlange so eingerichtet werden, dass beispielsweise eine Gruppe von 10 Kunden alle 15 Minuten erlaubt ist. In einem Schwimmbad werden diese 10 Personen wahrscheinlich nicht innerhalb von 15 Minuten das Schwimmbad wieder verlassen. Dagegen können in den nächsten 15 Minuten wieder dieselbe Menge an Leuten eingelassen werden. In dieser Anleitung kannst Du folgendes lernen:

• Terminplan erstellen, der eine Reihe von gestaffelten Terminen ermöglicht
• Größe der Gruppe festlegen, die sich gleichzeitig anmelden kann
• Online Terminbuchungskalender kopieren und damit mehrere Staffeln erstellen
• Unterschiedliche Anfangszeiten von gestaffelten Terminen einstellen
• Mehrere Terminbuchungskalender mit unterschiedlichen Anfangszeiten in einem Terminbuchungskalender zusammenführen
• Buchungsinformationen verbergen und die Inhalte von Benutzern in gestaffelten Terminen ausblenden

Wie ein Terminplan mit gestaffelten Terminen erstellt werden kann

Es gibt zwei Möglichkeiten, wie ein Terminplan mit gestaffelten Terminen in SuperSaaS erstellt werden kann. Dafür kannst Du entweder den Kapazitätsplan Kalender verwenden. Da kannst Du im Voraus die Anzahl der Personen festlegen. Und dann die Staffeln einzeln in den Kalender legen, die Du dann auf Wunsch wiederholen kannst. Dabei kannst Du die Staffel täglich, 14-tägig oder auch monatlich wiederholt automatisch einsetzen. Jede Anfangszeit kann dabei eine andere Farbe erhalten. Als zweite Möglichkeit kannst Du einen online Terminbuchungskalender (Serviceplan Kalender) verwenden, indem mehrere online Terminbuchungskalender mit unterschiedlichen Anfangszeiten (Ressourcen Kalender) zusammengeführt werden.

Gestaffelte Termine im Kapazitätsplan Kalender verwalten

Das kann alles in einem einzigen “Kapazitätsplan Kalender” eingerichtet werden. Dabei werden eine Menge kleiner Zeiteinheiten in einer gestaffelten Abfolge erstellt. Jede Zeiteinheit einer Staffel entspricht dabei einer Gruppe von Menschen. All diese kleinen Zeiteinheiten zu erstellen kann allerdings mühsam sein. Und Änderungen vorzunehmen kann dann ebenfalls viel Arbeit mit sich bringen. Das Aussehen von einem solchen Terminplan kann etwas verwirrend sein. Und Benutzer werden ihre Zeiten wahrscheinlich nicht so einfach ändern können.

Das ist ein Beispiel (Kapazitätsplan), das nicht sehr übersichtlich und mühsam zu erstellen ist

Es gibt eine bessere Herangehensweise. Dabei wird für jede Staffel (begrenzte Menge von Personen für dieselbe Zeiteinheit) ein eigener Kalender erstellt. Dann werden diese Kalender in einem einzigen Terminplan zusammengefasst.

Gestaffelte Termine im Serviceplan Kalender verwalten

Im Serviceplan Kalender können mehrere andere online Terminbuchungskalender zusammengeführt werden. Wenn diese einzelnen Kalender unterschiedliche Anfangszeiten haben, dann entsteht ein Buchungskalender mit gestaffelten Terminen.

Online Terminbuchungskalender mit der passenden Größe der Gruppe festlegen

Zuerst nutzt Du den “Assistenten für neue Terminpläne”, um einen “Ressourcenplan Plan” Kalender einzurichten. Dabei entspricht die Anzahl der Ressourcen der Anzahl von Personen, die sich gleichzeitig auf einmal in einer Gruppe anmelden kann. Mit der Anzahl der Ressourcen kannst Du die Größe der Gruppe festlegen, die sich gleichzeitig anmelden kann. Erstelle dabei für jede Person eine Ressource. In unserem Beispiel haben wir eine Person gewählt.

Online Terminbuchungskalender kopieren in der Anzahl der Staffeln

Dann kopierst Du diesen Kalender in dem Assistenten für neue Terminpläne. Dabei gehst Du im Dashboard auf ‘Neuer Kalender’ und kopierst den ersten Kalender so oft, wie Du Staffeln brauchst. So kannst Du Deine online Terminbuchungskalender kopieren und damit mehrere Staffeln erstellen.

Nachdem Du diese online Buchungskalender erstellt hast, kannst Du anfangen jedem dieser Kalender eine andere Startzeit in den Einstellungen des jeweiligen Kalenders zu geben.

Objekt der Buchung (Ressoucenplan) mehrmals kopieren bei ‘Neuer Kalender’ sooft wie Staffeln gewünscht werden

Jeder Staffel von Terminen eine andere Anfangszeit geben

Um die unterschiedlichen Anfangszeiten von gestaffelten Terminen einstellen zu können, gehst Du zu jedem einzelnen Ressourcenplan Kalender. Die Eingabemöglichkeit für den Zeitbeginn der Staffel findest Du bei allen Kalendern unter ‘KONFIGURIEREN’ unter dem Reiter ‘Ressourcen’ unter ‘Anfangszeiten beschränken auf’. Dort kannst Du beispielsweise für eine Staffel “9:00, 10:00, 11:00” als Anfangszeiten und für die zweite Staffel “9:15, 10:15, 11:15” eingeben. Wenn Du statt dessen die Kurzform “*:00, *:30” eingibst, dann beginnt diese Reihe zu jeder Stunde während der gesamten Öffnungszeiten um :00 oder um :30 Uhr, also zur vollen oder zur halben Stunde. In unserem Beispiel haben wir jeweils die Anfangszeiten bei Staffel 1 auf *:00, bei Staffel 2 auf *:15, bei Staffel 3 auf *:30 und bei Staffel 4 auf *:45 eingestellt.

Mehrere Staffeln in einem online Terminbuchungskalender zusammenführen

Dann brauchst Du einen neuen Terminbuchungskalener in dem Du mehrere Terminbuchungskalender zusammenführen kannst. Gehe dafür in den Anwendungen im Dashboard zu ‘Neuer Plan’, um einen Zeitplan vom Typ “Serviceplan Kalender” zu erstellen, der zum Kombinieren der soeben erstellten Staffel-Kalender verwendet wird. In diesem Terminplan legen wir die Öffnungszeiten fest und erstellen einen einzelnen Service unter ‘Name’, der als Dauer die Länge der Zeitdauer einer Staffel hat. Dabei wird im Assistenten bei den erforderlichen Ressourcen “Staffel 1” oder “Staffel 2” oder “Staffel 3” oder “Staffel 4” mit so vielen Staffeln festgelegt, wie Staffeln beziehungsweise ‘Ressourcenplan Kalender’, benötigt werden.

Denke daran, den Schalter von “und” auf “oder” umzuschalten.

Und dann ermöglicht der erstellte Service Kalender den Benutzern, sich für einen bestimmten Zeitraum anzumelden, bis diese Staffel voll ist. Wenn die Staffel voll mit Terminen ist, also ausgebucht ist, verschwindet dieses Zeitfenster aus der Ansicht des Kalenders und kann dann nicht mehr ausgewählt werden.

Beispiel gestaffelte Termine zur Auswahl im Serviceplan Buchungskalender.

Buchungsinformationen der gestaffelten Termine verbergen

Unter ‘KONFIGURIEREN’ unter dem Reiter ‘Zugang’ kannst Du mit dem markieren von ‘Der Plan zeigt keinerlei Einzelheiten anderer Buchungen an’ die Buchungen von Einzelnen vor den anderen Benutzern verbergen.

Im Bereich Anleitungen findest Du eine schrittweise Anleitung zum Einrichten eines SuperSaaS-Terminkalender als virtuelle Warteschlange. Wenn Du ein iPhone oder iPad hast, kannst Du Siri die nächste Person ankündigen lassen, die in der Schlange als nächstes dran kommt.

Du kannst noch mehr darüber erfahren, wie Du mit SuperSaaS mehrere online Terminbuchungskalender in einem Kalender zusammen bringen kannst unter online Terminkalender verbinden.