Verschiedene Termin-Typen mit 3 Methoden anbieten

Fragst Du dich, wie Du in SuperSaaS verschiedene Arten von Reservierungen oder Buchungen anbieten kannst? Bietest Du Unterricht für Gruppen und Einzelunterricht an, und möchtest eine Möglichkeit haben, beides zusammen zu planen? Lass uns ein paar Möglichkeiten ansehen, wie Du das mit verschiedenen Termin-Typen anbieten kannst.

Das Kombinieren verschiedener Termin-Typen in einem Konto

Wenn Du nur einen einzigen Termin-Typ hast oder nur einen einzigen Kurs unterrichtest, dann ist das Erstellen eines Kontos und das Einrichten eines Terminbuchungskalenders ganz einfach. Aber was machst Du, wenn Du mehrere verschiedene Serviceangebote, Termin-Typen oder Kurse anbieten willst? In SuperSaaS gibt es verschiedene Möglichkeiten, das umzusetzen. Wir zeigen Dir die 3 am häufigsten verwendeten Methoden.

In welchen Fällen ist Methode 1, 2 oder 3 besser geeignet?

Möglichkeit 1 ist am besten geeignet, wenn Du Unterricht und Termine mit mehreren Ressourcen, wie beispielsweise Lehrer, Räume oder Sitzplätze anbietest und diese in einer Ansicht zusammenfassen möchtest. Die Möglichkeiten 2 und 3 sind besser geeignet, wenn Du Deine Termine getrennt voneinander anbieten möchtest, unterscheiden sich aber im Ansatz. Option 2 bietet eine Liste aller Deiner verfügbaren Termine, während Option 3 Verbindungen zwischen Deinen Terminbuchungs-Angeboten herstellt. Entsprechend Deiner Anforderungen und Wünsche wirst Du wahrscheinlich eine dieser beiden Optionen bevorzugen.

1. Einrichten von einem Terminbuchungsplan für alle Bedürfnisse

Auch wenn diese Einstellung die einfachste ist, kann es etwas anspruchsvoller sein, einen Stundenbuchungsplan für mehrere Arten von Kursen einzurichten. Bevor Du beginnst, empfehlen wir Dir, einen Moment nachzudenken und zu entscheiden, welche Ressourcen und/oder Dienstleistungen Du anbieten willst. Und, wie Du diese Auswahl Deinen Kunden in Deinem Terminbuchungskalender anbieten willst.

Ressourcen einrichten im Terminbuchungssystem

Du kannst diese Ressourcen organisieren und verwalten im Terminbuchungssystem. Erstelle für jede wichtige Ressourcen einen oder mehrere Ressourcenplan Kalender für alle von Dir buchbaren Personen, Orten, Zimmer oder Plätze. Überlege beispielsweise, ob Du einen separaten Terminbuchungskalender für Lehrkräfte, Ausstattung, Standorte, verfügbare Sitzplätze oder Orte erstellen willst, wenn Du Kurse für Kunden anbieten willst.

Wieviele Ressourcenplan Kalender kann ich erstellen?

Du kannst in Deinem Konto beliebig viele Ressourcenplan Kalender erstellen. Je nach Bedarf kannst Du einen Terminbuchungsplan für jede einzelne Ressource oder einen Terminbuchungsplan für jede Art von Ressource erstellen. Mit separaten Terminbuchungskalendern hast Du mehr Kontrolle über die Anfangszeiten, Öffnungszeiten oder abweichende Schließtage und kannst einer Person Zugang zu diesem Terminbuchungskalender geben. Wenn das für dich keine Rolle spielt, ist es vielleicht einfacher, einen Ressourcenplan pro Ressourcentyp zu erstellen.

Welche Ressourcentypen kann ich in einem Ressourcenplan Kalender verwalten?

Wenn Du einen Oberbegriff für Deine Ressourcen gefunden hast, dann kannst Du in einem Ressourcenplan Kalender mehrere Ressourcen von einem Ressourcentyp gemeinsam verwalten. Beispielsweise kannst Du als Ressourcentyp „Raum“ wählen und dann zählst Du in diesem Ressourcenplan Kalender alle Räume auf, die Du für die Buchungen zur Verfügung stellen kannst. Genauso gut kannst Du eine Liste von Sitzplätzen verwalten oder eine Übersicht von Orten, wo die Termine stattfinden können. Du kannst für jede Art von Personal, Räumlichkeiten, Arbeitsmaterialien einen Ressourcenplan erstellen und so mehrere Ressourcentypen in Deinem Konto anbieten.

Ressourcenplan Kalender als Verwaltungstool für Lehrer, Standorte und Plätze

Zur Veranschaulichung: Du leitest eine Organisation, die Einzelunterricht und Meisterkurse mit maximal 15 Plätzen anbietet. Deine Schüler können mehrere Plätze buchen.
In diesem Fall benötigst Du möglicherweise einen Terminbuchungsplan für Lehrer, Standorte und für die verfügbaren Plätze. Es kann sinnvoll sein, für jeden Lehrer einen eigenen Terminbuchungskalender zu erstellen. Das ist praktisch, wenn diese Lehrer zu unterschiedlichen Zeiten des Jahres Urlaub machen und wenn Du diesen Lehrern Superbenutzer-Rechte geben möchtest, damit diese ihre Verfügbarkeit selber anpassen und festlegen können wann sie frei für Buchungen sind und wann nicht. Für die verfügbaren Standorte und die verfügbaren Plätze in einem Kurs erstellst Du jeweils nur einen Terminbuchungskalender, indem dort mehrere Ressourcen enthalten sind. Du kannst dennoch jeder Ressource eigene Öffnungszeiten geben, falls die Verfügbarkeit Deiner Standorte von einander abweichen.

Serviceplan Kalender als Terminbuchungskalender für Schüler und Studenten

Wenn Du mit den erstellten Ressourcenplan Kalendern zufrieden bist, erstellst Du einen Serviceplan Kalender, um die verfügbaren Ressourcen miteinander zu kombinieren. Dabei erstellst Du Dienste. In jedem dieser Dienste fasst Du alle Ressourcen zusammen, die Du für die Buchung von diesem Termin benötigst.

Beispiel für einen Serviceplan als Kurs-Angebot für einen Töpferkurs

Kommen wir zurück zu einem Beispiel von einem Serviceplan, der das Kurs-Angebot für mehrere Töpferkurse zeigt. Für eine Meisterklasse solltest Du jetzt alle nötigen Ressourcenplan Kalender erstellt haben. Verschaffe den Studierenden einen klaren Überblick und kombiniere alle Ressourcen in Diensten, sodass Du alle Buchungsoptionen in Deinem Serviceplan Kalender anbieten kannst. Um den Kursteilnehmern die Möglichkeit zu geben, mehrere Plätze gleichzeitig zu buchen, erstellst Du für jede Anzahl von Plätzen einen weiteren Dienst. Dabei bindest Du dieselben Ressourcen mit einer „UND“ Verbindung mehrfach an einen einzigen Dienst bis zu der Anzahl an Plätzen, die Du für diesen Dienst brauchst, erreicht hast. Für eine Meisterklasse in Töpferei würden Deine Dienste und die damit verbundenen Ressourcen etwa so aussehen:

Weitere Dienste im Serviceplan Kalender anbieten

Stelle dir vor, dass die Lehrkraft Jane auch private Töpferkurse anbietet, dann könnest Du diese einfach als „Private Töpferstunde“ mit den Ressourcen „Lehrkraft Jane“ und „Töpferraum“ in die Liste der Dienstleistungen aufnehmen. Da Lehrkraft Jane nun nicht verfügbar ist, wenn diese privaten Stunden gebucht wurden, können alle Töpfermeister-Kurse für die Dauer der Privatstunde nicht zur selben Zeit gebucht werden.

Einen weiteren Serviceplan Kalender mit denselben Ressourcen erstellen

Alternativ kannst Du dafür auch einen weiteren Serviceplan Kalender erstellen, wenn Du diese Kurse gesondert anbieten willst. Solange dieser sich auf dieselben Ressourcen bezieht, ist ein Überschneiden von Terminen unmöglich.
Das ist nur eine Grundkonstruktion für einen komplexeren Planungsbedarf, und es gibt viele Möglichkeiten, diese Einrichtung anzupassen. Je genauer Du weißt, was Du brauchst, desto genauer kann es an Deinen Bedarf angepasst werden.

Je komplexer Dein Angebot desto detailreicher ist das Einrichten Deines Buchungsangebotes

Manchmal braucht es ein paar Anläufe, bis man alles richtig hinbekommt. Deshalb raten wir Dir, dich an den Einrichten-und-Testen-Zyklus zu halten: Nach der Ersteinrichtung testest Du Deinen Terminbuchungskalender, nimmst Änderungen vor und wiederholst das solange, bis Deine Konfiguration genau so funktioniert, wie Du es brauchst. So kannst Du auch komplexe Dienstleistungen mit detailreichen Einrichtungsmöglichkeiten für Dein Buchungsangebot erstellen.

2. Die Übersicht der Buchungskalender einsetzen

Wenn Du Deine Terminbuchungskalender getrennt halten willst, aber möchtest, dass Deine Benutzer zunächst alle verfügbaren Buchungskalender in einer Liste sehen, kannst Du sie stattdessen zu einer Liste Deiner Terminbuchungskalender schicken. Ein großer Unterschied zum Kombinieren von Buchungskalendern besteht darin, dass Du bei dieser Option mehrere Terminbuchungskalender separat pflegen musst. Auf diese Weise kannst Du jeden Terminbuchungskalender so einrichten, dass er für den darin enthaltenen Termin-Typ funktioniert.

Verlinke zu einer Liste aller Buchungskalender oder einem bestimmten Terminbuchungskalender

Du kannst dann entscheiden, ob Du den Kunden eine URL zu einer Webseite mit einer Liste von Terminbuchungskalendern senden möchtest, auf der sie den gewünschten Buchungskalender auswählen können, bevor sie in diesem einen Termin machen, oder ob Du den Kunden mit einem direkten Link zu einem bestimmten Terminbuchungskalender schicken möchtest, wenn Du bereits weißt, welchen er benötigt.

Liste aller Buchungskalender aktivieren

Die Listenansicht aller Terminbuchungskalender ist standardmäßig deaktiviert. Du kannst sie unter der Überschrift „Was soll gezeigt werden, wenn Sie sich … anmelden“ mit der Auswahl von „Zeige eine Liste mit allen Kalendern im Konto“ auf der Seite Zugangskontrolle in Deinem Konto aktivieren. Dort wird Dir auch der zu verwendende Link gezeigt. Damit kannst Du alle Termin-Typen gleichzeitig anbieten.

Beispiel für das Anbieten einer Liste aller Buchungskalender

Nimm das Beispiel von Option 1, aber hier bist Du die Lehrkraft Jane und besitzt das Gebäude, in dem Du die Töpferkurse anbietest. Deshalb bieteste Du Kurse für Gruppen an, für den ein Kapazitätsplan erforderlich ist, aber gleichzeitig vermietest Du auch die Räume in Deinem Gebäude, wenn sie nicht genutzt werden, wofür ein Ressourcenplan erforderlich ist. Damit Deine Kunden auf den richtigen Terminbuchungskalender zugreifen können, ohne dass Du dafür jeden Benutzer manuell mit dem richtigen Buchungskalender verknüpfen oder verschiedene Links auf Deiner Website anbieten musst, kannst Du sie zu Deiner Liste von Terminbuchungskalendern leiten. Natürlich kannst Du auch das Aussehen dieser Seite anpassen.

Firmeninterne Dienstleistungen in einer Liste anbieten

Eine Liste Terminbuchungskalender kann auch dann nützlich sein, wenn Du firmeninterne Dienstleistungen an verschiedenen Standorten anbietest (z. B. Stuhlmassagen in verschiedenen Büros) und Du möchtest, dass die Mitarbeiter ihren Standort auswählen, bevor sie auf einen Buchungskalender zugreifen. Du kannst Mitarbeitern, die in Unternehmen A arbeiten, den Zugriff auf den Terminplan von Unternehmen B verwehren. Diese Terminbuchungskalender-Liste gibt ihnen die Gewissheit, dass sie das richtige SuperSaaS-Konto erreicht haben.

3. Links zu separaten Terminbuchungskalendern in Deinem Konto

Wenn Du nicht möchtest, dass Deine Kunden eine Liste aller verfügbaren Terminbuchungskalender in Deinem Konto sehen, ist es vielleicht besser, den Kunden einen Link zu den anderen relevanten Terminbuchungskalendern zur Verfügung zu stellen. Das kannst Du umsetzen, indem Du den Link zu Terminbuchungskalender B in den weißen Bereich über dem Terminbuchungskalender A einfügst. Und umgekehrt in den weißen Bereich über Terminbuchungskalender B kannst Du dann einen Link zurück zu Terminbuchungskalender A einfügen.

Nehmen wir das Beispiel von Lehrkraft Janes Töpfergruppenunterricht und Raumvermietung. Der Bereich über Deinem Gruppenbuchungskalender kann einen Text enthalten wie:„Willkommen auf dem Stundenplan von Lehrerin Jane für Töpfergruppenunterricht! Für Raumvermietungen besuchen Sie bitte (Link zu) supersaas.de/schedule/beispiel-lehrer-Jane/raum-vermietungen.“

Natürlich kannst Du diese Konfiguration auch anpassen. Eine Möglichkeit wäre die Verwendung von Auto-Text zur Personalisierung der Nachricht oder das Anzeigen eines Links nur für Superuser.

Du hast einen weiteren Mitarbeiter, Tom, eingestellt, der Gruppenkurse in Töpfern gibt. Er bietet auch privaten Holzbearbeitungsunterricht an. Er plant diese Stunden im Moment selbst, und die Benutzer müssen nicht auf den Stundenplan zugreifen. Dann könntest Du Tom mit seinem Stundenplan mit dem automatischen Text $if {Nachricht} verlinken, wobei Du „Nachricht“ durch den zusätzlichen Link speziell für Tom ersetzt. Der vollständige Text, der über dem Terminbuchungskalender einzugeben ist, wäre dann:

“Willkommen zu Lehrer Janes Stundenplan für Töpfergruppenunterricht! Für Raumvermietungen, besuchen Sie bitte: (Link zu) supersaas.de/schedule/beispiel-lehrer-Jane/raum-vermietungen

$if admin {Dieser Abschnitt wird nur für Tom sichtbar sein: www.supersaas.de/schedule/beispiel-lehrer-Jane/holzarbeiten}”

Wenn Du einen direkten Link zu Toms Terminkalender im Terminkalender für die Töpfergruppenstunden bereitstellst, kann Tom problemlos seinen Terminkalender für die Holzbearbeitung besuchen. Wenn Du den Link zu den Gruppenstunden in diesem Terminbuchungskalender angibst, kann er schnell hin- und herwechseln.

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SuperSaaS ist extrem anpassbar und bietet Dir die Möglichkeit, genau den Terminbuchungskalender zu erstellen, den Du brauchst. Wenn Du noch unsicher bist, mit welcher Art von Terminbuchungsplan Du beginnen solltest, oder wenn Du weitere Informationen zur Einrichtung benötigst, haben wir für Dich Erklärungen für die Einrichtungen der verschiedenen Einsatzmöglichkeiten bereitgestellt. Und darüber hinaus kannst Du diesen Anleitungen folgen mit Beispielen und Hilfe mit den einzelnen Schritten im Konfigurations-Prozess. Steckst Du fest und brauchst einen Rat? Unser Support-Team ist hier, um Dir zu helfen.