Wie man Benutzergruppen einrichtet: Festlegen, wer was in Deinem Buchungskalender tun darf

Als Administrator von Deinem eigenen SuperSaaS-Konto, bist Du vielleicht schon mit Superbenutzern vertraut. Superbenutzer sind, wie der Name schon sagt, Benutzer, die zusätzliche Rechte haben. Das kann das Recht sein, Termine für andere Nutzer zu vereinbaren, oder die Befugnis, Deine Öffnungszeiten zu ändern.

Wusstest Du jedoch, dass Du auch regulären Benutzern verschiedene Zugriffsebenen in SuperSaaS zuweisen kannst? Du kannst zum Beispiel nur einer bestimmten Benutzer-Gruppe den Zugriff auf einen bestimmten Buchungskalender geben. Oder Du kannst den Zugang zu bestimmten Kursen einschränken. Vielleicht möchtest Du einschränken, welche Benutzer bestimmte Kurse zu bestimmten Zeiten buchen können. Dabei ist es möglich, dass Du sogar den Preis eines Kurses aktualisieren kannst, abhängig davon welcher Benutzer gerade einen Termin buchen möchte. Kurz gesagt, als Administrator kontrollierst Du genau wer Zugang hat zu was und sogar wann!

Benutzer-Gruppe erstellen

Lass uns ein Beispiel betrachten: Du bist Lehrer und gibst Englisch Unterricht für Gruppen von Schülern. Nun möchtest Du nicht, dass Deine Anfänger an einem Kurs für Fortgeschrittene teilnehmen (oder umgekehrt!). Dies wäre die perfekte Gelegenheit, um Benutzer-Gruppen zu implementieren.

Um Deine erste Benutzer-Gruppe zu erstellen, gehe einfach zu Deinem Dashboard und dort zu Benutzer-Management. Suche den Link „Nutzer Gruppen“ am Ende des oberen Textblock in Deiner Bildschirmansicht. Sobald Du auf der Seite angekommen bist, gib einen Namen für die neue Gruppe ein und klicke rechts auf „Hinzufügen“. Für dieses Beispiel wählen wir „Anfänger“. So einfach ist das, und schon kannst Du mit dem Hinzufügen von Benutzern beginnen.

Weise Benutzer Deiner Benutzer Gruppe zu

Du kannst Benutzer zu einer Benutzer Gruppe hinzufügen, indem Du sie einzeln unter Benutzer-Management einer Gruppe zuweist. Klicke auf das Symbol „Bearbeiten“ ganz rechts vom entsprechenden Benutzer, der zu Deiner Gruppe „Anfänger“ hinzugefügt werden soll, um sein Benutzerkonto zu bearbeiten. Und weise dann diesen Schüler im Popup-Fenster der Gruppe zu. Wenn Du eine lange Liste von Schüler-Konten in SuperSaaS zur Verfügung hast, kann es sein, dass Du diesen Vorgang nicht von Hand durchführen kannst. In diesem Fall solltest Du Deine Benutzer in einer Liste als CSV-Datei unter strong>Dashboard und Export herunterladen und die Spalte Gruppe in einer Tabellenkalkulation bearbeiten. Anschließend importierst Du die Datei unter Import, um sie zu aktualisieren. Alle Benutzer, die Du in Deiner Kalkulationstabelle der Gruppe „Anfänger“ zugewiesen hast, sollten nun auch in der Benutzergruppe in SuperSaaS enthalten sein.

Festlegen, worauf eine Benutzer Gruppe zugreifen kann

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Du Dein Konto und die darin enthaltenen Terminbuchungskalender einrichten kannst. Für die Buchungsmöglichkeit von Gruppen solltest Du einen „Kapazitätszeitplan“ erstellen. Erfahre hier, wie Du ihn einrichten kannst.

Du kannst alle Kurse in einem Kapazitätsplan anbieten, oder alternativ jeder Gruppe von Schülern einen separaten Plan für Buchungen anbieten.

Beschränke den Zugang zu verschiedenen Terminbuchungskalendern

Schauen wir uns zunächst an, wie Du den Schülern verschiedene Terminbuchungskalender anbieten kannst. Wenn Du noch keinen „Anfänger“-Kalender erstellt hast, ist es jetzt an der Zeit, dies zu tun. Erstelle einen Kapazitätsplan speziell für Deine Lernanfänger.

Sobald der Buchungskalender nach Deinen Wünschen konfiguriert ist, solltest Du den Zugang auf die Benutzer Gruppe „Anfänger“ beschränken. Um die Einstellungen für den Zugriff für Deinen Buchungskalender zu ändern, gehe zurück zu Deinem Dashboard und klicke Konfigurieren > Zugang.

Gehe unter der Überschrift „Wer kann den Plan sehen?“ und klicke die Option Benutzer müssen sich anmelden, um den Plan zu sehen…. Wähle dann unter Erlaube nur Zugang für Benutzer von der Gruppe im Dropdown-Menü die Gruppe „Anfänger“ aus. Vergiss nicht, die Änderung unten auf der Seite zu speichern.

Zu diesem Zeitpunkt sollten nur Anfänger auf den Buchungskalender zugreifen können. Das kannst Du testen, indem Du ein Benutzerkonto mit einer anderen E-Mail-Adresse erstellst und dieses Benutzer-Konto nicht zur Benutzer Gruppe hinzufügst. Melde dich bei diesem Konto an und versuche dann, auf den Buchungskalender zuzugreifen. Der Zugriff sollte Dir verweigert werden und Du solltest eine Meldung erhalten, dass Du gesperrt bist. Wenn Du möchtest, kannst Du diese Bildschirm-Meldung auch unter KONFIGURIEREN > Layout aktualisieren. Dort kannst Du z. B. anderen Schülern mitteilen, dass sie erst eine Genehmigung des Administrators brauchen, bevor sie in diesem Terminbuchungskalender Termine machen können.

Wenn sich Anfänger als Benutzer Deines Buchungskalenders anmelden, werden sie nicht automatisch einer Benutzer Gruppe zugewiesen. Du kannst daher die Ansicht von der Seite „Meldung, die gezeigt werden soll, wenn der Plan gesperrt ist“ verwenden, um neue Benutzer zu benachrichtigen, dass sie in Kürze der richtigen Benutzer Gruppe zugeordnet werden. Wenn ein Anfänger Zugang zum Terminbuchungskalender für Anfänger benötigt, fügst Du sein Benutzerkonto einfach der Benutzergruppe „Anfänger“ hinzu und bittest ihn, die Seite für den Buchungskalender zu aktualisieren.

Den Zugang zu verschiedenen Terminen einschränken

Bei Einzelunterricht, den Du in einem Ressourcenplan Kalender oder auch einem Serviceplan Kalender anbieten kannst, kannst Du auch einen Termin für bestimmte Benutzer Gruppen einschränken.

So kannst Du allen Schülern den gleichen Buchungskalender zeigen und einschränken, für welche Termine sich Deine Anfänger anmelden können. In diesem Fall kannst Du Dein Wissen darüber in unserem vorherigen Blog über erweiterte Preise erweitern, um Kurse von Fortgeschrittenen nicht für Anfänger verfügbar zu machen.

Gehe dafür unter KONFIGURIEREN > Ressourcen unter der Überschrift „Preis“ mit Klick auf den Link „Preise einstellen“ in dem neuen Fenster zu Erstelle Preisregeln.

Beispielsweise kannst Du in einem Serviceplan Kalender den Lehrer „Maurice“, der immer am Dienstag den Einzelunterricht für Englisch anbietet für die Benutzergruppe der Anfänger so einschränken, dass diese Termine nicht verfügbar sind für sie.

Die Regel, die Du erstellen willst, ist folgende: Aktion ausführen: Auf nicht verfügbar einstellen wenn alle der folgenden Bedingungen erfüllt sind:
…der Wochentag ist einer von Di …die Ressource ist gleich Maurice …die Benutzergruppe ist gleich Anfänger”.

Wenn Du mehr als zwei Lernstufen anbietest, musst Du ähnliche zusätzliche Regeln erstellen, die der gleichen Struktur folgen.

Größere Flexibilität bei den Leveln für den Zugang

Vielleicht hast Du einen fortgeschrittenen Schüler, der sich bereit erklärt hat, Dir beim Anfängerunterricht zu helfen, und Du möchtest, dass dieser Benutzer der Superbenutzer für einen bestimmten Buchungskalender ist. Für diesen speziellen Fall gibt es eine Abkürzung! Anstatt eine Benutzer Gruppe „Assistent“ einzurichten, den Benutzer hinzuzufügen und dann diese Gruppe für den Buchungskalender für Anfänger zuzulassen, gibt es eine einzige Einstellung auf dem Tab „Zugang“, mit der Du nur einem Benutzer freien Zugang geben kannst für diesen Kalender. Das funktioniert nur für einen einzigen Benutzer. Wenn Du also zwei Benutzer als Superuser für diesen Buchungskalender haben möchtest, musst Du Benutzer Gruppen verwenden.

Wie Du sehen kannst, bist Du nicht darauf beschränkt, Deinen Schülern einfach einen regulären Zugang oder einen Superbenutzer-Zugang zu Deinem SuperSaaS-Konto zu gewähren. Deine Lernanfänger können auf ihren eigenen „Anfänger“-Stundenplan beschränkt werden, oder sie können alle Unterrichtsstufen sehen, aber nur die Kurse reservieren, die ihren aktuellen Fähigkeiten entsprechen. Wenn Du die erweiterten Preisregeln noch einen Schritt weitergehst, kannst Du sogar Untergruppen in Deiner Gruppe „Anfänger“ erstellen. So könntest Du beispielsweise Gruppen „Wochentags-Anfänger“ oder „Intensiv-Anfänger“ erstellen, um den Zugang zum Unterricht auf bestimmte Wochentage zu beschränken. Dies kann sinnvoll sein, wenn Du beispielsweise allgemeine Wochentagskurse und Intensivkurse für Anfänger am Wochenende anbieten willst.

Das heißt: Mit Benutzer Gruppen kannst Du ein vielfältiges Angebot an Zugängen schaffen, das genau auf die Bedürfnisse Deiner Benutzer zugeschnitten ist. Solltest Du dabei Unterstützung benötigen, steht Dir unser Support-Team zur Verfügung. Wende Dich einfach an unser Feedback Formular.