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Erstelle einen Buchungsbutton damit andere einen Termine für ein Meeting mit Dir machen können.
Vermeide Telefonanrufe und lasse die Nutzer mit einem Buchungsbutton direkt aus der E-Mail heraus ein Treffen mit Dir buchen. Füge dafür Deiner E-Mail-Signatur einen Button als Schaltfläche “Buchen Sie einen Termin mit mir” hinzu.
Es ist wichtig, dass Kunden und Mitarbeiter Dich leicht erreichen können, aber wenn Du einfach Deine Telefonnummer in Deine E-Mail-Signatur setzt, kann das zu einem endlosen Kreislauf von verpassten Anrufen führen.
Die Lösung besteht darin, ein Online-Terminplanungs-Tool zu verwenden und dieses in Deine E-Mail-Signatur aufzunehmen. Wir zeigen Dir, wie Du das mit SuperSaaS bewirken kannst.
Dafür müssen wir im Wesentlichen zwei Dinge tun:
1. Einen geeigneten Online-Terminbuchungsplan einrichten
2. Füge einen Link oder einen Buchungsbutton zu diesem Terminbuchungsplan in Deine E-Mail-Signatur ein.
Wir besprechen auch einige fortgeschrittene Funktionen, wie das Hinzufügen zu Instagram oder Facebook und die automatische Synchronisierung mit Deinem Google Kalender, Zoom oder Outlook.
Erstelle einen geeigneten Kalender für Deine Besprechungen
Für persönliche Treffen möchtest Du wahrscheinlich ein einfaches Verfahren mit wenig Reibungsverlusten: Die Teilnehmer müssen nur ihren Wunschtermin eingeben und ihre Kontaktdaten hinterlassen.
Sieh Dir dazu den Demo Kalender an, den wir erstellt haben:
- Es wird nicht nach einer Anmeldung oder Registrierung gefragt, sondern nur nach den Kontaktinformationen
- Wir haben es ein wenig verschönert, damit die Benutzer die Möglichkeit haben, die Länge der Besprechung auswählen zu können
- Es verwendet die “Widget”-Ansicht, die sich automatisch an mobile oder Desktop-Benutzer anpasst
Wenn Du diesen Terminbuchungsplan für Dich selbst erstellst, solltest Du wahrscheinlich Folgendes hinzufügen:
- Abrufen der Verfügbarkeit aus Deinem persönlichen Google oder Outlook, so dass Du die beiden nicht synchronisieren musst
- Füge einen Text oder ein Bild von Dir selbst über dem Widget ein
- Sende eine E-Mail-Bestätigung
Verwende den Assistenten zum Erstellen eines Terminbuchungplans
Wir beginnen mit der Erstellung der Terminbuchung und klicken auf Neuer Plan auf dem Dashboard.
Der hier gewählte Terminbuchungsplan ist ein Kalender vom Typ “Serviceplan Kalender”, aber Du kannst auch einen Buchungskalender vom Typ “Ressourcenplan” wählen.
Wir wählen “Keine Anmeldung erforderlich” und geben dem Terminbuchungsplan einen Namen. Als Nächstes legen wir verschiedene Besprechungslängen fest, aus denen wir wählen können.
Damit Dein Buchungsplan für Meetings genauso aussieht, wie unser Demokalender oben, solltest Du auf der Seite KONFIGURIEREN unter dem Tab “Layout” noch den Plantitel ändern, wie folgt: Wieviel Zeit benötigen Sie?
Wenn dagegen alle Termine gleich lang sind oder wenn Du Deinen Nutzern die Möglichkeit geben möchtest, die Länge der Besprechung selbst zu bestimmen, ist der Terminplan vom Typ “Ressource” besser geeignet.
Nach diesem Schritt hast Du bereits einen Basisplan, den Du ausprobieren kannst.
Personalisiere Deinen Terminbuchungskalender
Auf der Seite ÜBERWACHEN unter dem Tab “Synchronisieren”, kannst Du Deinen Terminbuchungsplan mit einem persönlichen Kalender in Google oder Outlook verbinden, um sicherzustellen, dass sich Personen nicht an Stellen anmelden, für die Du bereits etwas anderes geplant hast.
Außerdem kannst Du auf der Seite KONFIGURIEREN unter dem Tab “Vorgang”, eine E-Mail-Bestätigung hinzufügen.
Du kannst den Inhalt dieser E-Mail unter dem Tab “Layout” ändern, z. B. durch folgende Angaben am Ende der E-Mail:
$nourl $modurl $ical
Durch dieser Formel wird das System dazu gebracht, den Link zum Kalender in der E-Mail durch einen Link zu ersetzen, mit dem die Benutzer ihren eigenen Termin ändern können.
Außerdem wird ein so genannter iCalendar-Anhang hinzugefügt, der automatisch von deren Kalenderprogramm gelesen werden kann, wenn sie eines verwenden.
Erweiterte Optionen hinzufügen
Es gibt eine Reihe weiterer Optionen, die Du in Erwägung ziehen solltest, z. B.:
- Du kannst kurz vor dem Treffen eine Erinnerungs-E-Mail senden
- Du kannst das System veranlassen, ein Zoom-Meeting für jeden Termin zu erstellen und einen Link dazu in die E-Mail einzufügen
- Du kannst Dir selbst eine Warnung in Slack senden, wenn sich eine Besprechung ändert oder kurz vor dem Beginn des Termins steht
Wir werden hier nicht auf die Einstellungen all dieser Funktionen eingehen.
Die meisten Einstellungen sollten leicht zu finden sein, und ansonsten ist das Suchfeld auf der Seite Dokumentation die Stelle, wo die Suche starten kann.
Füge Deiner E-Mail-Signatur einen Link oder einen Button hinzu
Nun, da wir einen Ort haben, an den wir Deine Kunden schicken können, wollen wir sie darüber informieren.
Natürlich kannst Du den Link zu Deinem Terminbuchungskalender auf Deiner Website oder Deiner Social Media Seite veröffentlichen.
Aber oft lesen Deine Kunden eine E-Mail von Dir, wenn sie sich entscheiden, eine Verbindung herzustellen, daher ist es sinnvoll, einen Link in Deine E-Mail-Signatur einzubauen.
Alle E-Mail-Programme ermöglichen es Dir, Deiner E-Mail eine Signatur hinzuzufügen, aber sie unterscheiden sich in Details, z. B. ob sie mehrere verschiedene Signaturen für verschiedene Anlässe speichern können.
In den meisten Fällen sollten die Funktionen einfach zu verstehen sein, und andernfalls sollte eine kurze Google-Suche Dir helfen, die Anwendung der fortgeschrittenen Funktionen zu verstehen.
Am einfachsten ist es, den Link zu Deinem Terminkalender zu kopieren und in die Signatur einzufügen, dann können wir darauf aufbauen, indem wir den Link anklickbar machen, und schließlich kannst Du einen Link als Button mit der Aufschrift “Einen Termin bei mir buchen” gestalten.
Aber ich denke, die meisten Leute werden den Button verwenden wollen, also fangen wir damit an.
Erstelle einen selbst gestalteten Buchungsbutton
Wir haben eine interaktive Seite auf unserer Website eingerichtet, die Dir die meiste Arbeit abnimmt, siehe hier beim Button Generator.
Vergewissere Dich, dass Du auf der Webseite von SuperSaaS eingeloggt bist, damit der Button Generator einen Buchungsbutton anzeigt, die auf Deinen Terminbuchungsplan verweist und nicht auf einen Demo-Buchungsplan.
Spiele zunächst mit den Optionen auf dieser Seite, um dem Buchungsbutton den Text, die Farbe und die Größe zu geben, die Dir gefallen.
Kopiere dann den Button, indem Du auf das Symbol für die Zwischenablage klickst 
in der rechten oberen Ecke.
Kopiere nicht den Text aus der unteren Zwischenablage auf diesem Bildschirm, denn dadurch würdest Du den Button als HTML-Code und nicht als gestaltete Schaltfläche erhalten.
Füge den Button schließlich in Deine E-Mail-Signatur ein und speichere die Signatur.
Der Buchungsbutton, der zu einem Demokalender vom Typ Ressourcenplan Kalender weiterleitet, könnte dann beispielsweise so aussehen:
Einen Link statt eines Button erstellen
Vielleicht denkst Du, dass ein schlichter Link geschäftsmäßiger wirkt als ein bunter Button?
Kein Problem, Du findest den Link zu Deinem Terminbuchungskalender auf der Seite ÜBERWACHEN oder indem DU einfach die Browserleiste kopierst, wenn Du dir den Terminbuchungskalender ansiehst.
Du kannst diesen Link dann in die E-Mail einfügen, aber wahrscheinlich möchtest Du, dass auf dem Link “Besprechung buchen” steht und nicht der reine Link.
So erstellst Du einen anklickbaren Link:
- Gib zunächst den Text für den Link ein, z. B. “Vereinbaren Sie einen Termin mit mir”.
- Markiere diese Wörter mit der Maus
- Gib ctrl-K (Windows) oder ⌘-K (Mac) ein, um den Text in einen Link zu verwandeln.
- Gib die URL in das Po-up-Fenster ein, das sich geöffnet hat
- Und dann speichere die Signatur
Probiere es aus!
Das war’s, aber Du solltest Dir wirklich erstmal selber eine E-Mail schicken und den ganzen Prozess von Anfang bis Ende ausprobieren, um sicherzustellen, dass alles richtig funktioniert.
Es könnte peinlich werden, wenn Deine Kunden irgendwo hängenbleiben, also ist es besser, wenn Du es zuerst selbst ausprobierst und mögliche Fehler bemerkst.
Ändere das Aussehen mit Abfrageparametern
Sie können das Aussehen eines Terminbuchungplans ändern, indem Du sogenannte Abfrageparameter in Deinen Link hinzufügst.
Zum Beispiel, in der Demo oben haben wir die Ansicht “Widget” ausgewählt, indem wir ?view=widget an das Ende von dem Link angehängt haben.
Diese Demo Seite zeigt verschiedene andere Möglichkeiten, wie Du einen Terminbuchungsplan formatieren kannst.
Du kannst auch einen Parameter hinzufügen, um den Kalender auf ein bestimmtes Datum einzustellen, was nützlich ist, wenn Du jemanden für ein bestimmtes Ereignis einplanen möchtest.
Beispielsweise wird, ?month=12&day=25 den Terminbuchungskalender am ersten Weihnachtsfeiertag öffnen.
Wie fügst Du nun diese Parameter in dem Link in Deiner E-Mail-Signatur hinzu?
Setze einfach den Cursor auf die Button oder den Link und gib Strg-K (Windows) oder ⌘-K (Mac) ein.
Daraufhin sollte sich ein Pop-up-Fenster mit dem Link öffnen, den Du dann entsprechend ändern kannst.
Und nachdem Du die Änderung vorgenommen hast, könntest Du dir selbst noch einmal eine E-Mail schicken, um zu testen, ob sie wie erwartet funktioniert.