Fall Studie: Wie Mosaic Erie ihr Raumbuchungssystem mit SuperSaaS automatisiert haben

Wer ist Mosaic Erie, und warum solltest Du diese Fallstudie lesen?

Mosaic Erie wurde im Oktober 2017 von Chris & Christine gegründet.
Mosaic Erie (MoE) wurde als Fotostudio für Gruppen gegründet, um das Problem der Raummiete für kurze Zeiträume zu lösen und Einzelpersonen oder kleinen Unternehmen die Möglichkeit zu geben, den gemeinsamen Raum für die Durchführung von Kursen/Workshops zu nutzen.
Das ist die Geschichte, wie MoE die Online-Terminplanung nutzte, um ihre Buchungsverfahren zu automatisieren und die Effizienz des Unternehmens zu steigern.

Wenn Du wissen möchtest, wie Du Deinen eigenen Online-Buchungsplan für Deine Kurse, Workshops, Veranstaltungen oder Raumvermietungen aufbauen kannst, dann findest Du unten alle notwendigen Schritte aufgelistet, die Dir erklären, wie Du das SuperSaaS Online-Terminplanungssystem zur Automatisierung Deines Unternehmens einsetzen kannst.

Warum war Mosaic Erie auf der Suche nach einem Online-Terminplanungssystem?

Schon wenige Wochen nach dem Start seines Unternehmens erhielt MoE eine Flut von Anfragen zu Raumverfügbarkeit, Mietpreisen, Buchungsverfahren, Unterrichtszeiten und freien Plätzen.
Als die Zahl der Buchungen zunahm, wurde die manuelle Verwaltung der Kurspläne per Telefon und E-Mail zu einer mühsamen und zeitintensiven Aufgabe.
Dieser wachsende Arbeitsaufwand brachte MoE dazu, die Automatisierung des gesamten Planungsprozesses zu prüfen. Nach Prüfung der Optionen entschied sich MoE für SuperSaaS als Online-Terminplanungssoftware zur Verwaltung der Kursbuchungen und der Raumvermietungslösung.
Das ultimative Ziel: Das Buchungssystem sollte flexibel, benutzerfreundlich und transparenter werden.

Die Lösung: Eine Online-Raumvermietung & Kursbuchung Terminplan

Schritt 1: Die Anforderungen verstehen

Der erste Schritt zur Lösung eines Problems besteht darin, das Problem genau zu verstehen und mögliche Lösungen zu finden.
MoE kam zu dem Schluss, dass die bestmögliche Lösung für das Problem darin bestand, zwei getrennte Planungssysteme zu schaffen.
Erstens einen Terminplan zur Verwaltung individueller Buchungen für gemeinsam genutzte Räume. Und zweitens einen Terminplan für Studenten, in dem sie die verfügbaren Kurse und Workshops einsehen und buchen können.

Schritt 2: Auswahl eines Kalenderplantyps für jede der Anforderungen

SuperSaaS bietet drei Arten als Kalenderplantypen von Terminplänen für unterschiedliche Anwendungen, Situationen und Unternehmen.
Die Auswahl für den zu den Anforderungen am besten passenden Terminplans ist einer der wichtigsten Schritte bei der Einrichtung des SuperSaaS-Systems.

Terminkalender für die Vermietung von Raum.
Ein Ressourcenplan Kalender ist ein Terminplan, der sich an einzelnen Personen oder Veranstaltungen orientiert.
Da der für Reservierungen verfügbare Raum eine begrenzte Ressource ist und nur für bestimmte Zeiträume zur Verfügung steht, hat MoE einen Ressourcenplan als Lösung für die Raumvermietung geschaffen.

Kurs/Workshop Buchungskalender.
Ein Kapazitätsplan Kalender ist ein Terminplan, der sich am besten für Gruppenveranstaltungen wie Kurse und Workshops eignet.
Jeder der MoE-Kurse/Workshops hat einen anderen Preis mit einer anderen Anmeldekapazität, und deshalb hat MoE einen Kapazitätsplan für die Verwaltung von Kursen und Workshops erstellt.

Schritt 3: Konfiguration des Buchungsprozesses für Endbenutzer

Sobald die Kalenderplantypen ausgewählt und konfiguriert waren, war die Einrichtung abgeschlossen, und das MoE musste als Nächstes den eigentlichen Buchungsprozess für die Benutzer anpassen, wie in der folgenden Abbildung dargestellt:

Bild 1: Buchungsprozess für MoEs Buchungen für Raumvermietung

Sollen die Nutzer wiederholte Buchungen vornehmen dürfen oder nicht? Dürfen sich die Nutzer in eine Warteliste eintragen, falls eine Reservierung storniert wird? Wie sind die Öffnungszeiten?
Müssen Buchungen bezahlt oder genehmigt werden? Kann der Nutzer den Rabattcode anwenden, um Angebote zu erhalten? Müssen neue Termine bestätigt werden? An wen? Wie oft sollte MoE Erinnerungs- und Follow-up-E-Mails verschicken? Wohin wird der Benutzer weitergeleitet, wenn die Buchung abgeschlossen ist? SuperSaaS bietet eine exakte Kontrolle über jeden dieser Aspekte des Buchungsprozesses, und MoE hatte viele dieser Fragen zu beantworten, um einen gut definierten Prozessablauf für seinen SuperSaaS-Kalender zu erstellen.

Nachdem die Anpassungen für den Plan für die Raummietung abgeschlossen waren, erstellte MoE den zweiten Kalender für die Planung von Kursen und Workshops für Studenten.

Der zweite Buchungsplan sollte es den Studenten ermöglichen, die von Mosaic Erie aufgeführten Kurse und Workshops buchen zu können. Sollen sich die Kurse täglich, wöchentlich, zweiwöchentlich, monatlich nach Datum oder monatlich nach Tag wiederholen, jeweils bis zu einem bestimmten Enddatum? Was ist die Obergrenze für jeden Kurs/jeden Workshop? MoE beantwortete diese wichtigen Fragen, um einen leistungsfähigen und hochgradig personalisierten Terminplan mit einem Buchungsprozess, wie unten dargestellt, zu erstellen:

Bild 2: Buchungsprozess für die Planung von Kursen/Workshops bei MoE

Schritt 4: Einrichten der Bezahlung

Um Bezahlungen von Nutzern für die Kurse und Workshops anzunehmen, richtete MoE seine Zahlungslösung für den Online-Zahlungseinzugsmodus ein. MoE experimentierte mit den flexiblen Zahlungsmethoden von SuperSaaS und passte seinen Zahlungsbereich an, um Pakete für bestimmte Artikel und exklusive Rabatte und Sonderangebote anzubieten, um neue Kunden zu bekommen.

Schritt 5: Testen des Terminbuchungplans als Endbenutzer

Nachdem die Einrichtung des Terminbuchungplans abgeschlossen war, testete MoE die externe Ansicht des Kalenders, die wie folgt aussieht:

Bild 3: Externe Ansicht Terminplan des Kalender von MoE mit Einzelheiten, die MoE von seinen Nutzern abfragt.

In dem Beispiel des englischsprachigen online Terminbuchungskalenders werden folgende Informationen vom Kunden bei der Buchung abgefragt:

• Wann? (Datum von bis)
• Vollständiger Name
• Telefonnummer
• Gutschein Kode
• Auswahl des gemieteten Raums aus einer Liste
• Soll die Buchung wiederholt werden? (Auswahl aus einer Liste)

Schritt 6: Teilen des Kalender um mit der Buchung zu beginnen

Um den Zugang zu Buchungen zu erleichtern, teilt MoE seinen Online-Terminplanungskalender in den Werbeinhalten, auf seiner Website und den sozialen Medienplattformen. Hier ist ein Beispiel dafür, wie MoE einen Link zum Terminkalender mit Nutzern und seinen Social Media Followern teilt:

Bild 4: MoE teilt einen Link zu seinem Online-Terminplanungssystem auf der Facebook-Seite

Die Umstellung auf die Online-Terminplanung brachte für MoE mehrere Vorteile

Innerhalb weniger Stunden verwandelte MoE seinen gesamten Buchungsprozess in ein vollständig automatisiertes, professionelles und benutzerfreundliches Online-Buchungssystem. Der Terminplanungsprozess ist nun klarer und einfacher für das MoE-Team, die Einzelpersonen/Unternehmen und die Studenten. Durch die Umstellung der Terminbuchung auf ein Online-System kann MoE seinen Nutzern nun mehr Flexibilität und eine 24/7-Verfügbarkeit bieten. MoE konnte außerdem dank eines verbesserten Informationsaustauschs an den richtigen Stellen Kosteneinsparungen von bis zu 80 % erzielen, die Zeiteffizienz um bis zu 20 % steigern und das Geschäft insgesamt durch Konversions- und Kommunikationsmittel, wie Erinnerungs-E-Mails, zur Verringerung von ausgefallenen Terminen beitragen.

Was ist SuperSaaS?

SuperSaaS ist eine Anwendung zur Online-Terminplanung, die flexibel, leicht zugänglich und in hohem Maße anpassbar ist. Zu den wichtigsten Funktionen gehören schnelle und problemlose Buchungen, benutzerfreundliche Anpassung, Mobilkompatibilität, Integrationen mit Google Calendar und Outlook sowie Zahlungsabwicklung.

SuperSaaS kann von Schulen, Universitäten, Fotografen, Therapeuten, medizinischen Einrichtungen, Hundeausführern, Haustierpfleger, Trainer und ähnliche unterrichtsbasierte Unternehmen, Yogalehrer, Personal Trainer, Kochschulen, Touristik- und Reiseunternehmen, Autowartung, Fitnessstudios, Freizeitunternehmen, Hotel-/Gästebuchungen, Schönheitssalons, Reparaturbetriebe, Finanzdienstleistungen, Geschäfte und vieles mehr. Das System eignet sich für viele Anwendungen wie Buchung von Besprechungsräumen, Planung von Vorstellungsgesprächen, Verkaufsbesprechungen, Buchung von Sportplätzen, COVID-Impfungen und vieles mehr.

Du kannst die vollständige Fallstudie in englischer Sprache herunterladen, um die detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitung zu sehen, wie MoE SuperSaaS für die Einrichtung seines Buchungssystems verwendet hat.

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