Videokonferenz in Deinen Terminbuchungskalender hinzufügen

Hinweis: Wir bieten jetzt eine Zoom-Integration an, die eine noch nahtlosere Verbindung zwischen Deinem SuperSaaS-Kalender und Zoom ermöglicht. So kannst Du eine Videokonferenz in die Buchung von einem Termin integrieren. Weitere Informationen zum Einrichten findest Du in unserer Dokumentation zu Videokonferenzen.

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In der wachsenden digitalen Landschaft, vor allem aber in den letzten anderthalb Jahren während der Pandemie, ist eine Verlagerung von persönlichen Treffen im Büro hin zu häufigerem Arbeiten aus der Ferne und der Nutzung digitaler Anwendungen, wie Zoom, zu beobachten. Um in Kontakt zu bleiben kann eine Videokonferenz ein gutes Mittel sein. Verständlicherweise haben wir eine Zunahme von Fragen, ob und wie es möglich ist, Videokonferenzsoftware in Deinen SuperSaaS-Kalender zu integrieren.

In diesem Blog werden wir die Möglichkeiten zur Integration von Zoom erläutern und eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Einrichtung bereitstellen. Darüber hinaus stellen wir Dir einige alternative Videokonferenz-Apps vor, die in Kombination mit SuperSaaS verwendet werden können.

Es gibt zwei Optionen für die Integration von Zoom in SuperSaaS. Welche für Dich am besten geeignet ist, hängt von Deinen Anforderungen und persönlichen Vorlieben ab.

Option 1: Verwende Deine persönliche Meeting-ID

Am einfachsten ist es, wenn Du deine persönliche Meeting-ID verwendest, die Du von Zoom erhälst und die jeden, der sie verwendet, zu Deinem persönlichen Meeting-Raum führt. Die ID ist immer dieselbe und muss daher nicht angepasst werden, bevor Du sie für einen Termin an einen Kunden sendest. Das bedeutet, dass Du die gleichen Informationen mit allen teilen kannst.

Eine schnelle und einfache Möglichkeit, um sicherzustellen, dass alle Deine Kunden diese Angaben erhalten, ist das Hinzufügen dieser Angaben zur Bestätigungs- und/oder Erinnerungs-E-Mail, die von SuperSaaS gesendet wird. So kannst Du die Informationen zur Videokonferenz einfach teilen. Um das zu nutzen, ist es natürlich wichtig, dass Du die E-Mail-Bestätigungen aktivierst und die E-Mail-Adresse des Kunden während des Buchungsvorgangs erfaßt.

Gehe dafür auf dem Dashboard zu dem jeweiligen online Terminbuchungskalender, klicke auf KONFIGURIEREN und gehe zum Tab Vorgang und stelle sicher, dass die E-Mail-Adresse für jede Reservierung erforderlich ist.

 

Als nächstes kannst Du die Einstellungen, um bei jeder Buchung eine Bestätigung-E-Mail zu senden, im selben Tab finden. Wähle hier die letzte Option: ‘Immer eine Bestätigung senden, wenn die Erstellung nicht durch einen Superbenutzer oder den Administrator erfolgt ist‘.

 

Wenn Du Deinen Kunden auch vor dem Termin eine Erinnerungs-E-Mail schicken willst, findest Du diese Einstellung etwas weiter unten.

 

Nachdem wir uns vergewissert haben, dass die E-Mails an die Kunden gesendet werden, gehen wir zum Tab Layout, wo wir benutzerdefinierte Mitteilungen erstellen können. Wahrscheinlich möchtest Du Deine Zoom-Daten sowohl in die Bestätigungs- als auch in die Erinnerungs-E-Mails aufnehmen, nur für alle Fälle.

Das ist ziemlich einfach. In Zoom kannst Du “Einladungen kopieren”, damit Du alle Details zur Hand hast, und selbst entscheiden kannst, welche Informationen Du in den E-Mails weitergeben möchten.

 

Alle hier eingegebenen Informationen werden der generischen E-Mail hinzugefügt, die vom System versendet wird, so dass Du sicher sein kannst, dass alle Deine Kunden diese Informationen erhalten. Wenn Du Deine eigene E-Mail vollständig anpassen und Deine eigene Nachricht verfassen möchtest, dann wirf einen Blick auf unseren Blog über die Personalisierung von E-Mails.

Da Du denselben Zoom-Besprechungsraum für alle nutzt, solltest Du vielleicht eine Pufferzeit einplanen; auch zwischen den Sitzungen. Wenn sich ein Kunde zu früh anmeldet, unterbricht er auf diese Weise nicht die noch laufende Besprechung mit einem anderen Kunden. Darüber hinaus verfügt Zoom über eine Warteraumfunktion, die Du aktivieren kannst.

Option 2: Webhooks für eine fortgeschrittenere Einrichtung einsetzen

Eine fortgeschrittenere Einrichtung, bei der Zoom automatisch neue (eindeutige) Besprechungsräume für jede Besprechung erstellen kann, lässt sich durch die Verwendung von Webhooks erreichen. Webhooks sind eine der wenigen Möglichkeiten, wie Webanwendungen miteinander kommunizieren können. Sie ermöglichen es Dir, Echtzeitdaten von einer Anwendung an eine andere zu senden, sobald ein bestimmtes Ereignis eintritt. Du kannst sie manuell konfigurieren oder, wenn Du nicht so viel Programmierkenntnisse hast, mit vorgefertigten Workflows von Zapier.com oder Make.com arbeiten. Für die Zwecke dieses Blogs werden wir uns auf das Erste konzentrieren und die vorgefertigten Workflows von Zapier verwenden; der Make-Prozess wird sehr ähnlich sein.

Um damit zu arbeiten, musst Du ein Konto auf deren Website erstellen, bevor Du einen Webhook bei SuperSaaS einrichten kannst. Zapier und Make bieten beide eine Testversion und eine kostenlose Version für Benutzer mit wenig Arbeitsumfang an.

Wähle in Deinem Dashboard die Option “Make a Zap”, um einen Webhook zu erstellen.

Schritt 1: Setze einen Auslöser/Trigger

• Wähle die App: Tippe in das Suchfenster “SuperSaaS” ein.
• “Trigger event” (Auslösendes Ereignis): Das ist die Aktion, die den Webhook startet. In diesem Fall kann es entweder ‘reminder or follow-up’ (Erinnerung oder Follow-up) oder ‘new appointment’ (neuer Termin) sein, je nachdem, wann Du das Meeting in Deinem Zoom-Konto erstellen möchtest.

• Wähle Dein SuperSaaS Konto (synchronisiere SuperSaaS, falls Du das noch nicht getan hast).
• Wähle aus, für welchen Terminbuchungskalender in Deinem Konto Du den Webhook einrichten möchtest.
• Wenn Du ‘reminder or follow-up’ (Erinnerung oder Follow-up) ausgewählt hast, wirst Du gefragt, welche dieser beiden Aktionen der Auslöser sein soll. In den meisten Fällen wird dies die Erinnerung sein (‘reminder’), (denn Follow-up funktioniert nur, wenn Du das als zweite Erinnerung eingerichtet hast.)

• Teste und fahre fort.

Schritt 2: Lege eine Aktion fest

• Wähle die App: Tippe in das Suchfenster “Zoom” ein.
• “Action event” (Aktion Ereignis): Das ist die Aktion, die ausgeführt wird, wenn der Webhook ausgeführt wird. In diesem Fall möchtest Du ein Meeting (“Create Meeting”) in Deinem Zoom-Konto erstellen.

• Wähle Dein Zoom-Konto (synchronisiere Zoom, falls Du das noch nicht getan hast).
• “Set up action” (Aktion einrichten): Hier gibst Du die Details der zu erstellenden Zoom-Veranstaltung ein, z. B. ein Thema, eine Zeitzone und/oder eine Dauer.

• Teste und fahre fort.
• “Turn on zap” (Einschalten von Zapier).

Dein Webhook ist jetzt bereit und funktioniert. Du kannst ihn nach Belieben ein- und ausschalten. Beachte bitte, dass die Erinnerungsnachricht von SuperSaaS nicht mehr gesendet wird, wenn Du diesen Webhook aktivieren. Stattdessen wird ein Meeting in Deiner Zoom-App erstellt.

Du kannst Deinen Benutzern auch eine E-Mail mit den Zoom-Informationen schicken. Das kann durch Hinzufügen eines zusätzlichen Aktionsschritts zum Webhook erfolgen. Um jedoch einen Webhook mit mehr als einer Aktion zu erstellen, benötigst Du einen kostenpflichtigen Terminbuchungskalender bei SuperSaaS. Die Abonnements starten ab 6,-€/Monat.

Schritt 3: Lege eine Aktion fest

• Wähle die App: Tippe in das Suchfenster “Mail by Zapier” ein.
• “Action event” (Aktion Ereignis): Du möchtest eine ausgehende E-Mail senden (send an outbound email).

• “Set up action” (Aktion einrichten): In diesem Schritt kannst Du die E-Mail erstellen, die an Deine Benutzer gesendet werden soll. Das System kann Daten aus dem Termin übernehmen, um die E-Mail zu erstellen, ähnlich wie bei Auto Text. Auf diese Weise kannst Du die Nutzer beispielsweise mit ihrem Namen ansprechen oder ihnen bestimmte Termindaten schicken.

Um den Zoom-Link zu senden, musst Du sicherstellen, dass ‘Join url’ im Textfeld “body” hinzugefügt ist.

• Teste und fahre fort.
• “Turn on zap” (Einschalten von Zapier).

Von da an erstellt Zapier automatisch ein neues Meeting in Zoom und sendet Deinem Kunden eine E-Mail mit den Informationen, damit er alle erforderlichen Angaben erhält.

Eine alternative Option für diesen Schritt wäre die Einrichtung der Follow-up-E-Mail in SuperSaaS als zweite Erinnerung, so dass Deine Kunden weiterhin eine E-Mail mit allen Informationen erhalten.

Gibt es irgendwelche Alternativen?

Ja, natürlich. Um nur ein paar zu nennen: MS Teams, Amazon Chime, Skype, Google Hangouts. Jede Videokonferenzsoftware, die Dir eine persönliche Meeting-ID/URL zur Verfügung stellt, kann mit SuperSaaS verwendet werden. Folge dafür den Schritten zur Verwendung Deiner persönliche Meeting-ID, wie in diesem Blog beschrieben.

Mit diesen Schritten wirst Du in der Lage sein, Deine Videokonferenzen erfolgreich einzurichten! Zögere nicht, dich mit unserem Support-Team in Verbindung zu setzen, wenn Du weitere Fragen zu den obigen Anweisungen hast.

Erfahre mehr darüber, wie man erfolgreiche Meetings aus der Ferne durchführt.